Eén uniforme werkwijze voor het toetsen van de studenten
Het programma SIS! zorgt voor standaardisatie van alle colleges bij het Rotterdamse ROC Albeda, wat leidt tot een eenduidige “student journey” van studenten bij alle opleidingen en colleges, waarmee flexibilisering en individualisering van het onderwijs in de toekomst mogelijk gemaakt wordt. Alle student- en opleidingsgegevens worden inzichtelijk gemaakt in één integraal Studenten Informatiesysteem (SIS). KWD-projectmanager Eugène Penders leidt een aantal projecten binnen SIS! Het project OR&O (Opleiden, Resultaten & Onderwijscatalogus) nam de processen rondom keuzedelen, toetsing, examinering en diplomering van studenten voor haar rekening.
Resultaat
Met ingang van schooljaar 2019-2020 worden de uniforme processen en systeeminrichting voor toetsing, examinering en diplomering succesvol ingevoerd voor de studenten van alle opleidingen van ROC Albeda.
Vooraf zijn alle toets- en examenplannen door de beheerders aangepast en administratief klaargezet door de onderwijsadministraties. Toetsresultaten uit voorgaande schooljaren zijn onder leiding van het project uit het oude systeem gehaald en overgezet in Studentinformatiesysteem Eduarte.
Alle betrokkenen zijn tijdig geïnformeerd over de wijzigingen, en wat deze voor hen betekenen en van hen vragen. De nieuwe manier van werken is in geschreven documentatie, instructiefilmpjes en een webinar voor docenten, mentoren en onderwijsleiders uitgelegd.
Opdracht
Projectgroep OR&O start eind januari 2019 na de succesvolle pilot van Examinering & Diplomering met deelproject Toetsing. Twee teamleden verlaten het project; hun plaats wordt overgenomen door 2 ervaren toetsplanbeheerders. De aanpak van het project lijkt erg op die van Examinering & diplomering.
Wel geldt een uitdagende deadline voor het deelproject. Albeda heeft de licenties voor DsDo per 1 augustus 2019 stopgezet, waardoor dit systeem daarna niet meer te raadplegen is voor gebruikers en/of beheer. Om te zorgen dat in korte tijd voldoende kwaliteit en draagvlak verkregen wordt, wordt het project in 2 grote sprints opgedeeld, zodat gebruikersvertegenwoordigers feedback kunnen geven op de inrichting van de eerste sprint. Dat pakt uitstekend uit.
Meeste complexe eis is dat de toetsresultaten die t/m juli 2019 in DsDo geregistreerd zijn, in Eduarte beschikbaar moeten zijn. In DsDo hadden de opleidingen en individuele gebruikers veel vrijheid, waardoor Albedabreed gigantische verschillen bestaan in hoe toetsresultaten zijn vastgelegd.
Belangrijke en eenvoudige basisoplossing is om lijsten met de behaalde toetsresultaten uit DsDo als PDF voor de student en Albedamedewerkers in Eduarte te zetten. Dat is echter niet voldoende: sommige toetsresultaten uit DsDo moeten in de resultaatstructuur van Eduarte worden geplaatst. Er zijn bijvoorbeeld klassen waarbij het nieuwe studiejaar steeds in februari start. De toetsresultaten van februari t/m juli 2019 zijn dan in Eduarte nodig voor de rest van hun studiejaar.
Deze complexe operatie vraagt veel tijd en aandacht, te meer omdat de toetsresultaten in Eduarte aan striktere richtlijnen moeten voldoen. Geautomatiseerde conversie vaak veel analysewerk, en is alleen rendabel als het grote hoeveelheden van ‘dezelfde’ gegevens betreft. In de meeste gevallen is handmatige overzetting efficiënter. In goede samenwerking met alle colleges slaagt het project tijdig in de doelstelling.
