Een organisatieverandering, maar wat betekent dit eigenlijk voor de informatievoorziening?
Binnen de Hogeschool Arnhem en Nijmegen, de HAN, is een organisatieverandering opgestart ‘HAN 2020’ die op 1 januari 2020 doorgevoerd moest zijn. Hierbij gaan 4 faculteiten en 17 instituten omgevormd worden naar 14 academies. Academies zijn verantwoordelijk voor de inhoud én organisatie van alle onderwijs en onderzoek binnen een domein. Daarnaast wordt het Servicebedrijf verantwoordelijk voor de ondersteuning op bijvoorbeeld financiën, HR en informatievoorziening gesplitst in een staf en Services. De Staf is gericht op het beleid en monitoring hiervan, de services is gericht op de uitvoering. In dit veranderingsproces kwam uiteraard de vraag: “maar wat betekent dit eigenlijk voor de informatievoorziening?”
KWD is gevraagd om het projectmanagement te voeren op de transitie van het huidige IV-landschap naar een toekomstig IV-landschap die de ambitie van de organisatie verandering gaat ondersteunen. Dit behelst in eerste instantie het aanpassen van alle informatiesystemen op de nieuwe organisatiestructuren.
Resultaat
Het bleek al snel dat niet alle informatiesystemen in de korte periode tot aan 1 januari 2020, aangepast konden worden. Gekozen is om de transitie in twee stappen uit te voeren. De belangrijkste informatiesystemen, waar de structuren direct impact op hadden, zijn op 1 januari omgezet. Dit betekende wel dat in 2020 de verschillende informatiesystemen, die in ketens gekoppeld zijn, in dit jaar met zowel een oude als met een nieuwe datastructuur moesten kunnen werken. Hiervoor is een ‘technische transitie strategie’ ontworpen om de overige informatiesystemen die nog met de oude structuren werken in 2020 te kunnen laten samenwerken met de informatiesystemen die al aangepast waren met de nieuwe structuren. Resultaat; op 1 januari zijn de relevante systemen uit de eerste stap operationeel gemaakt en zijn de overige systemen in kaart gebracht en uitgezet in de tijd. Tevens was het mogelijk gemaakt met de ‘technische transitie strategie’ om in 2020 een geleidelijke transitie van de systemen door te voeren in plaats van een big bang. Met deze strategie zijn alle resterende informatiesystemen nog voor de start van het nieuwe academiejaar aan de nieuwe structuren aangepast.
In stap 2 wordt naast het aanpassen en koppelen van de overige informatiesystemen ook uitwerking gegeven aan het portfoliomanagement van de HAN. De governance op het portfolio moest passen binnen de vastgestelde ontwerpprincipes van de verandering.
In de opzet komt onder meer aan de orde hoe de jaarlijkse IV-Portfolio van de HAN tot stand komt, wordt belegd en beheerd, inclusief een bijpassende verantwoordingscyclus. De IV-potfolio geeft inzicht en samenhang in alle lopende projecten en veranderingen en wordt vertaald naar een uitvoerbare Roadmap die elk kwartaal herijkt wordt.
Resultaat; een ingevoerd portfoliomanagement en een werkbare roadmap van projecten en veranderingen.
Opdracht
In juni 2019 is KWD gevraagd om het projectmanagement te voeren op de transitie van het huidige IV-landschap naar een toekomstig IV-landschap die de ambitie van de organisatie verandering HAN 2020 gaat ondersteunen.
Gestart is met het bepalen van de veranderingen en de impact die de reorganisatie HAN 2020 met zich meebrengt op het IV landschap. Bij het bepalen van de impact kwam ook al snel naar voren dat een goede governance op het IV portfolio van de HAN ontbrak. Het opzetten van een goede governance binnen de ontwerpprincipes van de organisatieverandering HAN 2020 is dan ook meegenomen in de scope van de opdracht.
De impact is vervolgens vertaald naar een projectplan waarin de transitie is beschreven van het huidige IV-landschap naar een toekomstig IV-landschap. Omdat de transitie in twee stappen wordt uitgevoerd was een helder beschreven scope van zowel stap 1 als 2 noodzakelijk.
In het projectplan is onder andere omschreven wat:
- De soll situatie van de organisatie-aanpassingen voor de informatiesystemen omvat;
- De strategie om van huidige situatie naar de nieuwe te komen. Dit betreft vraagstukken als: wat is de minimale set waarmee in de nieuwe structuur gewerkt moet gaan worden? Wat levert het grootst effect? Wat is de business waarde en technische waarde van elke applicatie? Wat blijft behouden en wat moet worden vervangen? Wat moet worden gestandaardiseerd?
- De stappen die gezet moeten worden om de aanpassingen in het IV-landschap te realiseren en per stap welke onderdelen van het applicatielandschap betrokken zijn.
- De relatie met alle lopende activiteiten uit de bestaande projectportfolio. Hierbij werd gekeken welke activiteiten door kunnen, welke on hold (of anders) moeten en welke projecten in samenhang met de invoering van reorganisatie HAN2020 gebracht moeten worden.
- Het proces van besluitvorming binnen de transitie is. Ook al zijn de stappen en de verschillende onderdelen van het applicatielandschap bekend, er is doorlopend besluitvorming nodig voor het stukje voor stukje ontkoppelen van het oude en het opbouwen van het nieuwe applicatielandschap. Belangrijk bij dit alles is te balanceren tussen beheerst overgaan van de oude naar de nieuwe situatie en toch ook zorgen voor de benodigde snelheid.
- Het proces van besluitvorming op het totale IV projectenportfolio en de wijze waarop de roadmap 2020 tot stand komt.
De informatiesystemen zijn, zoals in elk bedrijf, in ketens aan elkaar gekoppeld. Dit geld voor zowel de oude als nieuwe omgeving. Kans op fouten, storingen e.d. zijn altijd aanwezig. Voor de overgang in januari 2020 is dan ook veel geïnvesteerd in (keten)testen, ondersteuning (helpdesk, 2e en 3e lijns ondersteuning e.d.) en communicatie in de vorm van lunchbijeenkomsten tot aan eigen websites met uitgebreide Q&A mogelijkheden.
De HAN organisatie was hiermee zoveel mogelijk voorbereid op de overgang.
In Januari zijn de eerste informatiesystemen succesvol overgegaan. En in de loop van 2020 zijn de overige systemen over gegaan.
