Digitaal studentendossier
Het Albeda College heeft zich tot doel gesteld om in zijn onderwijskundige activiteiten de student centraal te stellen. Om dit te bereiken moet het Albeda College kunnen inspelen op de onderwijskundige veranderingen (competentiegericht onderwijs, plaats onafhankelijk leren, contextrijk leren, de loopbaan van de student centraal).
Tot 2010 liep bij het Albeda College een omvangrijk programma genaamd Lego om de beoogde onderwijskundige veranderingen te ondersteunen. KWD is gevraagd om dit programma door te lichten en advies uit te brengen aan de programmaraad en CvB. Resultaat: KWD krijgt de opdracht voor de professionalisering van het projectmanagement en begeleiding van diverse ICT-projecten. Een van die projecten is het project voor elektronische aanwezigheidsregistratie. Dit project was reeds gestart in 2006 en stilgelegd in de zomer van 2009, ondanks formele instemming van CvB en een ingezet aanbestedingstraject. Een van de oorzaken was de onduidelijkheid m.b.t. de procedure voor het vaststellen van de digitale handtekening en de architectuurvereisten van het Albeda College m.b.t. web-gebaseerde applicaties.
Resultaat
Het project Digitaal Studentendossier heeft de aanbestedingsdocumentatie opgeleverd en overgedragen aan de interne organisatie voor verdere aanbesteding. Het project Aanwezigheidsregistratie heeft het pakket van eisen, processen en procedures opgeleverd, de aanbesteding uitgevoerd en de diverse pilots succesvol opgeleverd en in productie genomen. Daarna is het project overgedragen aan een interne projectmanager voor verdere implementatie. De resultaten zijn vooral behaald door in een zo vroeg mogelijk stadium de onderwijsmedewerkers en de IT-auditor van de externe accountant te betrekken bij het project om daarmee de acceptatie te verhogen. Door het open en intensief samenwerken tussen de stafafdelingen en de onderwijsafdelingen zijn gedurende de opdracht periode de noodzakelijke operationele activiteiten naar behoren uitgevoerd.
Opdracht
Het project Digitaal Studenten Dossier had als opdracht het opstellen van het pakket van eisen, de werkprocessen en de begeleiding naar de openbare aanbesteding van een standaardpakketoplossing. Het project digitale Aanwezigheidsregistratie behelst het opstellen van het pakket van eisen, processen en procedures, de aanbestedingsprocedure, de realisatie en de implementatie. Voor het vaststellen van de vereisten voor het verkrijgen van de digitale handtekening zijn pilots uitgevoerd op diverse locaties met diverse standaard pakketoplossingen voor een aanwezigheidsregistratiesysteem voor studenten. Uiteindelijk heeft dit geleidt tot instemming van de IT-auditor en de externe accountant.
