Digitaal Archiveren – wettelijke verplichting – verbetering van de bedrijfsvoering
Vanwege wettelijke bepalingen én op basis van goed bestuur vindt het ROC van Amsterdam en Flevoland het belangrijk om het documentbeheer en -archivering op orde te hebben. Naast de wettelijke archiefplicht (die voor sommige documenten kan oplopen tot 50 jaar), zijn brondocumenten nodig om verantwoording af te kunnen leggen en om te kunnen voldoen aan legitieme vragen om informatie. In de bestaande situatie was ROCvA-F te sterk afhankelijk van lokale en vaak persoonsgebonden werkwijzen, die in de afgelopen jaren zijn ontstaan.
Resultaat
Voor de volledige organisatie van ROCvA-F zijn bovengenoemde beleidsdoelstellingen vertaald naar een eenduidige en specifieke set afspraken, IT-hulpmiddelen en een implementatieprogramma. Met deze resultaten heeft ieder van de MBO Colleges en centrale Diensten invulling kunnen geven aan digitale archivering. KWD heeft de 15 implementatie-projecten begeleid, met als resultaat een breed ingevoerd archiefproces dat voldoet aan wet- en regelgeving en voorziet in de interne en externe informatiebehoefte. Het ROCvA-F heeft daarmee ook een stevige basis gelegd voor verdere verbetering van de bedrijfsvoering op dit punt. Het digitaal archief vormt bovendien een betrouwbaar en veilig ‘collectief geheugen’ voor de bedrijfsvoering.
Opdracht
Ontwikkel en implementeer het proces van digitaal archiveren binnen de MBO Colleges en centrale Diensten, inclusief de inrichting van het archiefbeheer. Maak daarbij gebruik van de mogelijkheden van de bestaande IT-infrastructuur en -applicaties (o.a. EduArte, AFAS en Sharepoint). Vind daarbij een balans tussen wettelijke verplichtingen, generieke noodzakelijkheden in de bedrijfsvoering én de eigen verantwoordelijkheid van ieder van de organisatie-onderdelen.
Project
In een pilot-project bij de centrale Bestuursdienst zijn de richtlijnen van de MBO Raad (het Documentair Structuurplan) en de specifieke aanpassingen van de bestaande IT-applicaties getest en ingevoerd. In een ‘Generiek DSP’ is de rolverdeling qua archivering tussen centrale Diensten en de MBO Colleges vastgesteld, rekening houdend met de mogelijkheden van het bestaande IT-landschap en de specifieke bijzonderheden van het primaire (onderwijs)proces waarin te archiveren documenten ontstaan.
Jervis Groeneveld heeft vervolgens een implementatie-programma ontworpen waarbinnen 15 lokale implementatieprojecten worden aangestuurd en het archiefproces op iedere locatie is ingericht (AO, IT). Het realisatievermogen van de betrokken (en niet altijd ervaren) lokale projectmanagers is versterkt door inbreng van best practices, ondersteuning in projectmanagement, het faciliteren van kennisuitwisseling en hergebruik, gecombineerd met een strikte sturing op implementatieresultaten, tijd, geld en kwaliteit. De betrokken directeuren bedrijfsvoering zijn daarbij aangehaakt en in staat gesteld de bedrijfsvoering in hun college op dit punt verder te verbeteren.
