CRM en ERP Implementatie; systeem- èn gedragsverandering?
Implementatie van een modern ERP systeem moet op zowel uitvoerend als op managementniveau een grote verbetering brengen op efficiency en effectiviteit in de gehele keten. Uitgangspunt is het implementeren van de best practices uit de markt om de organisatie (processen en structuren) daarop aan te passen. Een grote verandering voor de organisatie en haar medewerkers.
Resultaat
Het project is goed onderweg. De eerste fases zijn inmiddels afgerond. Het gaat dan om de pakketselectie, de project start-up en de realisatie. De processen Marketing to Opportunity, Opportunity to Quote en Quote to Order zijn inmiddels succesvol afgerond. Alle overige processen bevinden zich in de realisatiefase. Het project richt zich erop om in het eerste kwartaal van 2017 alle benodigde ICT-, gedrags- en organisatieveranderingen af te ronden.
Opdracht
Telindus ISIT B.V. (hierna te noemen Telindus) wil het huidige automatiseringsplatform vervangen, door een modern en transparant ERP systeem. De nieuwe oplossing moet zowel op uitvoerend- als op managementniveau een grote verbetering brengen in efficiency en effectiviteit voor de gehele keten. Het project hanteert bewust een besturing vanuit een business perspectief in plaats van een ICT perspectief. Hiertoe wordt bijvoorbeeld de inrichting van de bedrijfsprocessen uitgevoerd op basis van best practices, waardoor de organisatie optimaal wordt uitgedaagd om te komen tot grote verbeterslagen. Dit betekent dat de organisatie bereid moet zijn om verandering in de organisatie en in gedrag te omarmen.
Doelstelling van het project is:
- Standaard werkwijzen voor de gehele organisatie;
- Kortere doorlooptijden in de kernprocessen;
- Mobiel kunnen werken op elk gewenst device;
- Volledig real-time informatie beschikbaar hebben;
- Kunnen sturen op basis van feiten en cijfers;
- Klaar voor de toekomst zijn;
- 24/7 beschikbaarheid van gegevens en informatie;
- Eén standaard applicatie, zonder maatwerk.
KWD Resultaatmanagement is gevraagd om de lopende selectiefase af te ronden en de implementatie te realiseren.
In augustus 2015 is het moeizaam verlopen selectietraject overgenomen en zijn de scope en benefits inzichtelijk gemaakt en vastgesteld. Vanuit de vastgestelde scope is het selectietraject doorgestart. Dit heeft geleid tot de selectie van Exact ERP software met als implementatiepartner Qexpertise. De selectiefase is in november 2015 afgerond. In december 2015 zijn de voorbereidingen gedaan voor de implementatiefase, die in januari 2016 gestart is met de realisatie.
Om snel resultaat en toetsbare software en procesinrichting te kunnen leveren is gekozen voor een Agile implementatie aanpak:
- In korte sprints snel werkende producten opleveren, waardoor snel duidelijk wordt of voldaan wordt aan de verwachtingen. Dit beperkt risico’s ten opzichte van een traditionele aanpak, waarbij gebruikers / klanten pas na langere tijd iets kunnen zien en testen;
- Snel duidelijkheid over de voortgang;
- Korte lijnen, snelle communicatie, teamwerk;
- Grotere betrokkenheid teamleden, concentratie op overzichtelijk deel van project;
- Maximale aandacht op verandering per proces.
Het project heeft impact op de volledige organisatie, waarbij alle processen van Sales tot Logistiek en van Servicedesk tot Finance worden geraakt. Deze implementatie betreft niet alleen een ICT vervangingsvraagstuk, maar veelal meer een verandering in processen en mensen. Deze verandering is cruciaal voor het welslagen van het project en vormt daarmee één van de belangrijkste onderdelen van het project. Daarom is veel geïnvesteerd in het betrekken en begeleiden van de organisatie door de veranderingen in de processen en de verandering die dit vergt in mensen en gedrag. De ‘zachte’ kant van het project blijkt vele malen belangrijker dan de techniek.
Het doel is om in het eerste kwartaal van 2017 de implementatie volledig af te ronden.
