Help ik heb een opdracht

Vaak komen we als KWD-er binnen bij de klant en stappen we op een rijdende trein. In mijn geval een project dat al 14 maanden liep en waarvoor een nieuwe projectmanager werd gevraagd. Ik neem je graag mee in de eerste dagen op mijn nieuwe opdracht.

Een nieuw jaar, een nieuwe opdracht

Op 1 januari 2023 begon voor mij niet alleen een nieuw jaar maar ook een nieuwe opdracht, met nieuwe uitdagingen en nieuwe collega’s. Als ik in januari begin  loopt het project al 14 maanden. De planning is dat het project nog tot het einde van het jaar zal duren en in die tijd moet er nog veel gebeuren.

In deze opdracht heb ik niet alleen te maken met de organisatie die mij heeft ingehuurd, maar ook met de organisatie waarvoor we de opdracht uitvoeren. Waar moet je dan beginnen in zo’n eerste week.
Terwijl de projecttrein doordendert moet ik:

1. De organisatie waardoor ik ben ingehuurd leren kennen.
2. De organisatie waarvoor we de opdracht uitvoeren, leren kennen.
3. Nieuwe collega’s leren kennen en snappen bij wie ik waarvoor terecht kan.
4. De klant van de nieuwe opdracht leren kennen en begrijpen wie waar verantwoordelijk voor is en wie welke belangen heeft.
5. Inzicht krijgen in de opdracht en de status van de voortgang.

Dus begin ik bij de zittende projectmanager, die mij graag meeneemt in alle ins en outs van het lopende project. Een groot geluk dat deze warme overdracht kan plaatsvinden, want dat is niet altijd het geval.

Nadat de projectmanager mij in geuren en kleuren heeft verteld over de gang van zaken binnen het project, krijg ik al een aardig beeld van de situatie. Door zijn informatie krijg ik ook al een eerste vermoeden waar de pijnpunten zitten. Deze moet ik nu alleen nog gaan toetsen in de rest van de projectorganisatie.

En dan begint het grote ervaren. Door als een schaduw mee te lopen met alle geplande overleggen krijg ik een goed beeld van de dynamiek binnen het project en worden mijn vermoedens bevestigd. Communicatielijnen moeten strakker en verwachtingen dienen zo snel mogelijk gemanaged gaan worden.

Waarom vind ik dit leuk?

Ja een vraag die ik mezelf iedere keer weer stel in de eerste twee weken van een nieuwe opdracht. Er is zo veel nieuw dat het soms ook best overweldigend kan zijn. Rustig de tijd nemen om met iedereen kennis te maken is er niet. Je moet aan de slag.

In de eerste weken is het dan ook van belang om goed te observeren hoe het project in elkaar steekt en welke ingrediënten en welk gereedschap je tot je beschikking hebt.

Helaas komt het ook wel eens voor dat na de eerste analyse het project stilgelegd moet worden omdat er zo veel mis is dat het onverantwoord is om op dezelfde voet door te gaan. Dan zal er eerst een nieuw plan op tafel moeten komen en moet er herijkt worden voordat je verder kan.

Gelukkig is dat in mijn geval niet aan de orde en kies ik er voor om alles, as-is van de bestaande projectmanager overnemen en voort te zetten.

Door een project over te nemen en direct alles om te gooien maak je geen vrienden in je projectteam. Iedereen is gewend aan een bepaalde structuur en ook al lijkt het niet optimaal, is het wel comfortabel voor eenieder om hieraan vast te houden. Voordat je dingen gaat veranderen moet je team vertrouwen in je hebben. Voldoende vertrouwen om je te willen volgen in de veranderingen die je doorvoert. En vertrouwen moet je verdienen.

Daarnaast moet je als projectmanager wendbaar zijn. Je bent pas een senior projectmanager als je ook met het gereedschap van een ander je werk kunt doen. Geen projectmanager is hetzelfde. Al zijn de methodieken die worden gebruikt hetzelfde, toch is de manier waarop ze worden ingezet vaak anders. Daarnaast heeft de persoonlijkheid van een projectmanager grote invloed op het project. De dynamiek tussen de opdracht, de organisatie en de kwaliteiten van een projectmanager zijn een belangrijke succesfactor.

Dit maakt het ook leuk. Want door een project over te nemen en de manier waarop de eerdere projectmanager het project heeft ingericht te adopteren krijg je de kans om je kennis te verrijken. Niet alles zal werken, er was immers een reden waarom er een spelerswissel plaats vond. Maar je krijgt wel de kans om te ervaren hoe een collega projectmanager zijn vak uitoefent.

Grip op resultaat

Nadat je inzicht hebt en begrijpt waarom het project niet op rolletjes loopt, kan je aan de projectmanagement knoppen gaan draaien.

• Projectorganisatie
• Projectplanning
• Kwaliteit en kwantiteit van resources
• Communicatie
• Projectsturing
• Projectaanpak

In mijn geval is het belangrijk dat iedereen duidelijk in zijn rol komt en de communicatielijnen worden geformaliseerd. De inzet van de medewerkers is hoog, maar het gewenste resultaat, namelijk een tevreden klant, blijft uit. Al snel weet ik alle communicatie over proces en planning naar mij toe te trekken. Hierdoor krijg ik grip op het proces en kunnen de engineers zich weer focussen op het leveren van resultaat.

En dat is toch uiteindelijk waar we het voor doen: Resultaat!