Ervaringen met minimal viable products: ze willen het maximale!

Dit is deel 9 uit de serie agile dagboeken van Karel, IT projectmanager en Charmaine, agile transformateur. Wil je de hele serie lezen, start dan hier.

Ze willen alles tegelijk!

Wij stoppen ons gesprek en kijken naar Caroline. “Caroline ga zitten. Je ziet er wat gestresst uit! Kunnen wij wat voor je betekenen?” zeg ik. Caroline gaat zitten en begint haar verhaal.

“Ik kom net uit een overleg met de stakeholders van de afdelingen die het nieuwe systeem gaan gebruiken. Ze willen alles tegelijk, zo compleet mogelijk, liefst nog meer dan ze nu hebben en conform hun specificaties. Ik probeerde ze op andere gedachten te brengen, maar de opmerkingen die ze maken zijn; Als ik het nu niet vraag krijg ik het nooit! IT levert nooit op tijd en als ze leveren voldoet het niet aan de specificaties! Ik ben benieuwd of jullie ideeën hebben?”

Ik neem het woord richting Caroline en kijk Charmaine aan: “Charmaine verbeter je mij als ik het verkeerd zie? De reactie komt mij niet onbekend voor. Ik heb dit ook gehoord van collega’s bij andere bedrijven. Het hoort bij de verandering. Het is voor de gebruikers wennen dat wij kort cyclisch waarde toevoegende producten op willen leveren en zo snel mogelijk feedback bij de gebruikers op willen halen. Waarde toevoegend in de zin van dat de gebruikers ze gelijk kunnen gebruiken om de klanten van WeDoa van dienst te zijn. Zullen wij samen een workshop voorbereiden om te bepalen waar de gevoeligheden liggen en wat zij echt als eerste willen?”. Caroline knikt instemmend. Charmaine geeft aan dat ze verder geen toevoegingen heeft en biedt haar hulp aan voor de workshop. Wij maken een afspraak en wensen elkaar een prettige dag.

De workshop

Caroline opent de workshop en introduceert mij. Zij geeft aan dat zij de inhoudelijke rol zal vervullen en dat ik (Karel) het proces voor mijn rekening neem. Ik begin met het ophalen van ervaringen c.q. zorgen die zij hebben m.b.t. de realisatie. Ik geef een korte introductie van wat agile werken is. Ik stip aan dat het doel is zo snel mogelijk voor het bedrijf waarde toevoegende processen en IT-functies live te zetten. Dat we belang hechten aan de feedback van gebruikers en dat wij deze zo snel mogelijk op willen halen. De reden van deze manier van werken is dat dit voor WeDoa nodig is om sneller nieuwe, door de klant gewenste, behoeftes in te kunnen vullen om zo te overleven in onze dynamische markt.

Ik vertel wat Caroline en ik graag bereikt willen hebben aan het eind van de sessie, maar dat het resultaat bepaald wordt door de inbreng van de deelnemers. De eerste stap is om te bepalen welk proces wij als eerste gaan oppakken. Caroline heeft een voorzet gemaakt met de processen die door het nieuwe systeem ondersteund moeten worden. Zij toont de lijst en geeft een toelichting waarom zij tot deze keuze is gekomen. Ik vraag de groep door middel van ‘dot voting’ aan te geven wat zij het meest belangrijke proces vinden. Elke deelnemer krijgt twee groene stickertjes om bij een proces te plakken. Na het plakken worden de processen in de volgorde van belangrijkheid geplakt.

Wij beginnen met stap twee van de workshop; het gezamenlijk maken van een procesdecompositie. Ik vraag de groep om gezamenlijk het proces te beschrijven in activiteiten en taken. Na één uur staat er een proces op papier met activiteiten, taken en beslispunten. De groep geeft aan dat dit voor hun het uitgangspunt is om te starten.

Minimal Viable Product (MVP)

Nu komt het derde en laatste deel voor deze workshop: het bepalen van het MVP. Ik stel aan iedereen de vraag wat voor hen het echte minimum is dat zij nodig hebben om het doel van het proces in te kunnen vullen. Er ontstaat een levendige dialoog tussen de deelnemers van de workshop. Discussies gaan over veel of weinig handmatig werk, welke functionaliteit is nu echt minimaal noodzakelijk. Om structuur in de discussies aan te brengen, stel ik voor om een lijst met criteria op te stellen op basis waarvan de keuze wordt gemaakt. De gesprekken focussen zich nu op deze lijst. Na 1 uur is er een lijst met criteria. Op basis van deze lijst bereikt de groep consensus over wat het MVP is.

Caroline en ik houden een evaluatie over hoe de deelnemers de workshop vonden. Iedereen is tevreden op een paar verbeteringen na. Het team wil graag de overige processen op dezelfde manier oppakken. Caroline neemt de informatie mee en ik zie een paar dagen later in het informatiesysteem dat Caroline de backlog heeft bijgewerkt met de uitkomsten van de workshop. Nu is voor iedereen inzichtelijk wat het MVP is.

MVP tips

Vijf overwegingen rondom het definiëren van een MVP:

1. Geef uitleg over wat een MVP is en bespreek wat iedereen verstaat onder een MVP
2. Maak een MVP niet te groot; het moet wel waarde leveren
3. Zorg voor zo snel mogelijk feedback van de klant c.q. gebruiker over het MVP, ook gedurende de ontwikkeling
4. Maak onderscheid tussen het proces om te komen tot het MVP en de inhoud van het MVP. Inhoud is emotioneel beladen en procesafspraken zijn dat vaak niet
5. Het gezamenlijke proces om te komen tot een MVP is ook belangrijk

Pas je deze tips toe, dan zul je merken dat het inzicht en wederzijds begrip over het MVP wordt verbeterd.

Herken jij je in het verhaal en heb je een vraag? Stel deze aan Charmaine. Zij zal jouw vraag behandelen tijdens een gesprek met een van de medewerkers van WeDoa bij het koffieapparaat. Mail je vraag aan redactie@kwdrm.nl

Wil jij weten of jouw organisatie geschikt is voor agile? Lees dan ons boekje Agile geschikt/ongeschikt. Je kunt ook een test in de KWD-app invullen: is mijn organisatie agile geschikt of ongeschikt? De KWD-app is te vinden in de App-store en Google Play store.