De directie heeft besloten dat we Agile moeten gaan werken

Uit het dagboek van Karel, IT projectmanager.

Het is een spannende dag. Ik ben door Stevin, onze directeur operations, en Carlo, mijn IT directeur, gevraagd om aan te schuiven bij hun management team overleg. Stevin heeft mij gevraagd een belangrijk strategisch project te gaan managen. Het project is cruciaal om onze concurrentie positie in de dynamische markt te behouden.

  • 29-04-2018
  • Blog

Het is zover: ik loop de vergaderruimte binnen en neem plaats naast Carlo, mijn directeur. Ik kijk wie aan tafel zitten. Stevin zit aan het hoofd van de tafel en links van hem zitten Tanja en Marc, beiden van Sales. Aan de rechterkant Sjors, manager Engineeringsafdeling, Charlotte, manager productie Europa en Carlo. Stevin heet mij welkom en informeert de groep dat ik het strategische project ‘Integrale digitale beschikbaarheid klant documentatie’ ga managen. Het doel van dit project is dat al onze laatste documentatie van onze producten online beschikbaar is voor onze klanten.

Niet op tijd en niet wat we willen

Marc neemt het woord en legt uit waarom dit een cruciaal project is om te overleven. Als wij dit project niet goed uitvoeren, verliezen wij nog meer klanten. Tanja vult hem aan dat in haar segment wij minder nieuwe klanten krijgen dan de concurrent. Marc eindigt met de sceptische zin: “Dit zal wel net zo’n debacle worden als alle andere IT projecten: niet op tijd en wij krijgen niet wat wij willen”. Hij leunt berustend achterover. Er ontstaat een levendige discussie…

Ik weet dat Marc sceptisch is over de leverbetrouwbaarheid van de IT afdeling maar schrik van zijn reactie. Het laatste project voor sales was inderdaad niet op tijd en voldeed niet meer aan de verwachtingen van de afdeling Sales. Ik voel mijn benen zwaar worden als ik al denk aan de uitdaging en de interessante discussies die ik ga krijgen.

Carlo, nog niet zo lang in dienst, heeft naar de discussies geluisterd en neemt het woord. “Ik hoor wat jullie zeggen en kan het niet ontkennen. Ik ben vorige week naar een symposium geweest en heb daar iets gehoord over agile werken. Ik hoor de laatste tijd al mijn collega’s enthousiast over agile praten. Agile belooft sneller opleveren en hogere klanttevredenheid. Op basis van wat mijn collega’s hebben verteld, lijkt mij dit een prima aanpak voor het project.”

Stevin: “Carlo ik denk dat je een goed idee inbrengt. Ik heb van mijn collega directeuren hetzelfde gehoord. Wat vinden jullie ervan als wij agile gaan toepassen voor het project van Karel?”. Marc reageert: “Alles is beter dan hoe het nu gaat!”. Tanja reageert hierop: “Marc, niet zo cynisch, ik vind dat IT zijn best doet om projecten goed op te leveren. Misschien moeten wij niet alleen naar IT kijken maar ook naar onszelf. Maar ik ben voor.”. Sjors: “Ik ben voor.”. Charlotte: “Ik ben voor.”

Weer iets nieuws: agile

Het klamme zweet breekt mij uit. Weer iets nieuws en moet ik nu precies de persoon zijn die dit als eerste moet implementeren; op mijn project! Ik heb de afgelopen jaren al veel nieuwe zaken gezien maar ik vraag mij af of dit niet weer een hype is. Tot nu toe zijn de projecten niet beter gegaan.

Stevin kijkt naar mij en vraagt:  “Wat vind jij ervan Karel?”. Oeps, deze had ik niet verwacht. Stevin en ik kennen elkaar al meer dan 15 jaar en hebben veel projecten samen gedaan. Ik geef een diplomatiek antwoord door het een goed idee te vinden en dat wij moeten kijken of het past. Het klamme zweet is nog steeds niet weg.

Stevin: “Oké dan gaan wij dit project aanpakken op een agile manier. Ik stel voor dat wij ons laten begeleiden door een ervaren agile coach. Ik stel voor dat Carlo en ik op zoek gaan naar een agile coach.”.

Drie weken later maak ik kennis met Charmaine. Carlo introduceert haar. Wij maken kort kennis met elkaar. Ze is 35 jaar en heeft gewerkt bij een webwinkel organisatie die vanuit een startup uitgegroeid is naar een wereldwijde organisatie met meer dan 5000 man in dienst. Vanaf het begin werkte deze organisatie agile om snel op marktvragen in te kunnen spelen. Daarvoor was Charmaine programmamanager bij een grote overheidsorganisatie waar zij verantwoordelijk was voor verandertrajecten. Charmaine heeft de volgende certificaten MSP, Prince2, PMI PMP, PMI ACP, IPMA B, scrummaster, product owner en SPC4. Ik vind het een indrukwekkende ervaring. Ze straalt vertrouwen uit en geeft mij het gevoel dat zij mij kan helpen.

Ik vertel haar dat ik 49 jaar oud ben en al 25 jaar bij dit bedrijf werk. Dat ik PRINCE2 gecertificeerd ben en kennis heb van DSDM. Ik ben verantwoordelijk voor een zeer belangrijk strategisch project en de directie wil dat het volgens agile aangepakt wordt. Ze kijkt mij aan en vraagt: “Vind je het spannend om dit op een agile manier te doen? Je kijkt namelijk wat zorgelijk.” Ik antwoord ontwijkend: “Nee, het is meer dat het weer zo’n methode is die binnen gefietst wordt, omdat iemand van de directie het heeft gehoord.”

Wij maken een vervolgafspraak om de agile aanpak voor mijn project verder uit te werken.

Ze informeert mij dat ze voor onze afspraak de directie ook spreekt over agile en wat dit voor hen betekent. Ze vindt het belangrijk om van de directie te horen waarom zij de keuze hebben gemaakt voor agile. Ze legt mij uit welke vijf belangrijke overwegingen veel bedrijven nemen om agile te gaan implementeren.

Vijf overwegingen waarom bedrijven over gaan op agile:

  1. Snellere time to market
  2. Sneller feedback van de gebruikers
  3. Beter om kunnen gaan met wijzigende prioriteiten
  4. Het moet anders
  5. Omdat andere het ook doen

Herken jij je in het verhaal en heb je een vraag? Stel deze aan Charmaine. Zij zal jouw vraag behandelen tijdens een gesprek met een van de medewerkers van WeDoa bij het koffieapparaat. Mail je vraag aan redactie@kwdrm.nl

Wil jij weten of jouw organisatie geschikt is voor agile? Lees dan ons boekje Agile geschikt/ongeschikt. Je kunt ook een test in de KWD-app invullen: is mijn organisatie agile geschikt of ongeschikt?. De KWD-app is te vinden in de App-store of Google Play store.

  • Erik van Daalen

    Senior Project Manager

    Pragmatische zelfstartende traditioneel / Agile projectmanager die zich kenmerkt door zijn drive, besluitvaardigheid en duidelijkheid. Analyseert vraagstukken snel, scherp en gestructureerd. Neemt ownership, heeft oog voor belangen van betrokken partijen, en zorgt voor verbinding binnen en buiten zijn projectorganisatie.

    Meer over Erik van Daalen

  • Erik van Daalen

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht