Een nieuw CMS, een nieuw gezicht
Een nieuw CMS lijkt een technisch eenvoudige migratie maar daar komt toch meer bij kijken dan je denkt. Een website is immers het gezicht en de stem van een organisatie. Daarnaast is er in de loop der jaren veel content verzameld en zijn sommige structuren onbewust ontstaan.
Bij de Raad voor Rechtsbijstand werd in 2021 in tien maanden tijd een nieuw CMS gerealiseerd en werden de zeven publieke websites gemigreerd en in een modern jasje gestoken. Hierdoor werd niet alleen het gebruikersgemak voor de bezoeker verbeterd maar ook het beheer voor de redacteuren.
Bij de Raad voor Rechtsbijstand zijn ze zuinig op hun ICT systemen, maar op den duur zijn ook systemen aan vervanging toe. Zo ook het CMS systeem van de Raad. In 2020 startte ze daarom een aanbestedingstraject, op zoek naar een nieuwe website partner. Ze vonden deze in InfoProjects. KWD werd gevraagd om de uitvoering van dit project te coördineren. Zo startte Mignon Maissan begin 2021, bij de Raad voor Rechtsbijstand om een nieuw CMS te realiseren en de websites van de Raad te migreren.
Resultaat
Het resultaat: een nieuw CMS platform, zeven nieuwe websites, een componentenwebsite en gelukkige redacteuren. Benieuwd hoe de nieuwe websites van de Raad er nu uit zien? Bekijk ze hier:
https://www.raadvoorrechtsbijstand.org/
https://www.rvr.org/
https://www.bureauwsnp.nl/
https://www.bureauwbtv.nl/
https://rechtwijzer.nl/
https://www.rechtsbijstand.nl/
https://www.ouders-uit-elkaar.nl/
Het nieuwe CMS van de Raad voor Rechtsbijstand bestaat uit diverse componenten en paginatypen waarmee de redacteur pagina’s kan opbouwen. Afhankelijk van de website waarin het component of paginatype wordt gebruikt worden de stylesheets van de desbetreffende website toegepast. Doordat de verschillende componenten op alle site van de Raad kunnen worden toegepast is er een ruime keuze aan mogelijkheden ontstaan.
Naast de commerciële websites is er ook een interne website gemaakt: de componenten bibliotheek. Hierin kunnen de redacteuren van de website bladeren door alle componenten en paginatypen, die het CMS hen te bieden heeft. Ook staat er een uitleg over het gebruik en toepassing. Zo beschikt de Raad over een overzichtelijke catalogus met alle website mogelijkheden.
De opdracht
De Raad van Rechtsbijstand had in 2020 een CMS dat technisch vervangen moest worden. Naast het realiseren van een nieuw CMS moesten ook alle bestaande websites gemigreerd en geoptimaliseerd worden. In 2020 was een aanbesteding gedaan en was er een keuze gemaakt voor een nieuwe partner te weten InfoProjects. In 2021 startte Mignon met InfoProjects om samen een goed beheerbare, moderne website te realiseren.
Scope en doelstelling
Er werd gestart met het definiëren van de scope en de doelstelling. Daaruit bleek dat de huidige indeling van de websites organisch was ontstaan. Er werd voor gekozen om een duidelijke strategie neer te zetten en de content voor professionals en burgers van elkaar te scheiden op verschillende websites. Hierdoor ontstonden ook de contouren van de projectaanpak waarin twee duidelijke productgroepen zichtbaar werden.
Proefproject
Omdat de Raad en InfoProjects elkaar en elkaars producten nog niet goed kende werd er voor gekozen om een kleine maar bijzondere website, als proefproject te realiseren. Met een klein groepje ( 3 medewerkers van de Raad en 3 medewerkers van InfoProjects) werd intensief samengewerkt aan de website voor kinderen. Binnen 3 maanden was de website https://www.ouders-uit-elkaar.nl/ een feit.
In die drie maanden hadden we veel geleerd. Niet alleen over de mogelijkheden van het CMS, maar ook over de manier van samenwerken. Daarom werd na dit project uitgebreid met alle betrokken geëvalueerd. Met de ervaringen werd nog eens kritisch gekeken naar de scope die voor ons lag en werden duidelijke richtlijnen en een planning opgesteld voor de realisatie van de rest van de scope. Daar ontstond ook het idee voor de component aanpak, die al snel een succes bleek te zijn. Ook werden containers met gedeelde content ingericht zodat alle websites gebruik maakte van dezelfde broninformatie. Zo werd de kwaliteit van de informatie geborgd en het beheer vereenvoudigd.
Realisatie
Elke website werd als apart project met een toegewijd projectteam gerealiseerd en live gebracht. Na elk project werd er geëvalueerd en werden de bevindingen meegenomen in het volgende traject. Zo realiseerde we in tien maanden zeven nieuwe commerciële websites in een fris en modern jasje.
Naar beheer
Elke website heeft zijn eigen business owner maar ze maken wel gebruik van dezelfde componenten. Hierdoor ontstond ineens de noodzaak om nieuwe wensen en optimalisaties met elkaar af te stemmen. Om dit te stimuleren werd er onder leiding van de functioneel beheerder een periodiek gebruikersoverleg in het leven geroepen. Hier delen alle eigenaren hun wensen en ontvangen ze allemaal de mogelijkheden van nieuwe of verbeterde componenten.
Corona project
Dit zo schrijvende lijkt het een heel gewoon project met een prachtig resultaat. Het bijzondere aan dit project was dat niemand binnen het project elkaar gedurende het project live heeft gezien.
Omdat het maken van een nieuwe website een hele sterke visuele component heeft, bood teams de mogelijkheden waardoor we snel en efficiënt konden werken en schakelen. Het delen van ontwerpen en voorstellen in een vergadering was ineens de normaalste zaak van de wereld. Ter plekke konden aanpassingen worden doorgevoerd en goedgekeurd.
Ook was het helpen van collega’s, door met ze mee te kijken op hun scherm, ineens heel vanzelfsprekend. Direct aanwijzing kunnen geven, zonder dat je daarvoor van je werkplek af hoefde. Dat werkte heel efficiënt.
Maar tien maanden zonder collega’s heeft ook zijn keerzijde. Lees ook mijn artikel over “normaal projectmanagement”.
