Normaal projectmanagement

Mijn nieuwe normaal

Maart 2020 zal de geschiedenis in gaan als de start van een nieuw tijdperk. Het tijdperk van het nieuwe normaal.
Mijn nieuwe normaal is nog steeds mijn werkkamer en het uitzicht op de auto’s in de straat. Al 14 maanden is dit mijn werkplek en is MS Teams mijn beste vriend. Maar ondanks dat mijn werkplek al 14 maanden ongewijzigd is, is er in die tijd veel gebeurd.

 

Afgelopen jaar stond in het teken van het nieuwe normaal. Met z’n allen thuis, toch weer naar kantoor, wel/niet op vakantie, wel/geen vuurwerk, wel/geen leraar voor de klas, wel/niet sporten, winkels open/winkels dicht. Heel veel onzekerheid en als projectmanagers hebben we graag overzicht en grip. Misschien heb je daarom wel Corona opgenomen op je risicolog en heb je in jouw planning een extra marge opgenomen voor als er onverwachts resources wegvallen. Maar is dat voldoende voor het nieuwe normaal binnen projectmanagement?

Voorbij de grootste piek? 

Nadat we in de zomer van 2021 dachten de grootste piek gehad te hebben, gingen we weer zonder mondkapje naar de supermarkt. We gingen weer lekker uit eten en misschien wel naar een concert of het theater. Wat we voorheen als normaal beschouwden, was ineens iets geworden waar we extra van genoten, omdat het weer mocht. Maar helaas ging Nederland vlak voor kerst 2021 weer op slot. Naast de enorme impact die het had op de ondernemers die hun deuren weer moesten sluiten, doet het ook iets met ons persoonlijk én met onze projecten. Misschien dan niet met het budget of de scope, maar wel met de mensen en dus met de kwaliteit van het resultaat. 

Als het goed is heb je in de aanpak van jouw project rekening gehouden met de beperkingen en mogelijkheden die het thuiswerken met zich meebrengt. Misschien heb je er zelfs wel rekening mee gehouden dat resources ineens onverwachts kunnen wegvallen. Maar projecten doe je met mensen, niet met resources. Zo veel mensen, zo veel meningen en ook: zo veel emoties en frustraties.  

De waarde van de koffiecorner 

“Vroeger” was de koffiecorner en de kantine de plek waar we onze collega’s ontmoetten. Waar collega’s samen lekker konden klagen over de verloren voetbalwedstrijd en waar we onze verhalen met elkaar deelden. De plek waar je informeel kon sparren met een toevallig passerende collega en waar je onverwachte feedback ontving. Deze plek is nu ineens verruild voor de lokale koelkast en een werkkamer met een scherm en een mobiele telefoon. Hier komt niet ineens spontaan een collega binnenlopen met zelfgebakken koekjes omdat ze net oma is geworden. Dat is verruild voor het gepiep van de wasmachine en een partner die denkt dat hij harder moet praten om in Taiwan hoorbaar te zijn. En ook dat hoort bij het nieuwe normaal. 

De nieuwsberichten van de laatste tijd leren ons dat de verdeeldheid over de Corona aanpak steeds groter wordt. En waar we dan voorheen bij de koffieautomaat lekker konden klagen met elkaar, krijgen we nu op vrijdag te horen dat we in lockdown gaan en dan…. Niet klagen bij de koffieautomaat, je niet gaan bezatten in de kroeg, je niet afreageren in de sportschool. Maar wel weer maandag aan het werk, op je thuiswerkplek, achter je pc.  Misschien sommigen wel gefrustreerd, teleurgesteld of een beetje somber. 

Stond dát risico al bij iemand op de risicolog? En wat was dan de maatregel? 

Wat is effectief? 

Waar we afgelopen jaren hard geoefend hebben om effectief te vergaderen, met een agenda en een duidelijke sturing is er nu steeds meer behoefte om, bij de start van een vergadering, gewone alledaagse dingen met elkaar te delen. Door het vele thuiswerken hebben we steeds meer behoefte aan een praatje. We missen onze koffiecorner. Ook onze projecten hebben daar behoefte aan, want die varen wel bij projectmedewerkers die zich prettig voelen. Dus ondanks dat het misschien niet zo effectief lijkt en daarom niet op de agenda staat, draagt het informele praatje aan het begin van de vergadering wel degelijk positief bij aan je project. Aan ons als projectmanagers de schone taak om deze ruimte te bieden en de balans te bewaken.  

In de tijd van het nieuwe normaal is het ook tijd voor normaal projectmanagement. Het is niet meer voldoende om de beschikbaarheid van resources op te nemen in je risicolog. In een tijd waarin we als collega’s zo weinig informeel contact met elkaar hebben, moeten we het verliezen van de verbinding met elkaar ook serieus nemen als risico.  

Voor elkaar 

Ik houd er bij het inplannen van mijn vergaderingen op maandagen, steeds meer rekening mee dat er ruimte is voor een praatje. Je ziet dat mensen verbinden en elkaar daarna ook gemakkelijker vinden. Dus ondanks dat er nergens in een projectmanagementmethode staat dat een informeel praatje waarde toevoegt aan het resultaat van het project, ben ik er van overtuigd dat het in deze tijd een belangrijke succesfactor is. En het resultaat is uiteindelijk waar we het voor doen. Daar hebben we mensen bij nodig en mensen hebben behoeften. Laten we daar dus ook de ruimte voor bieden! 

Blogdetails

27-01-2022
Blog
  • Mignon Maissan

    Senior Projectmanager

    Gedreven met een duidelijke doelstelling, resultaatgericht mét oog voor haar omgeving. Bewezen succesvol op het snijvlak tussen de organisatie, operatie en ICT. Analytisch, doortastend, verbindend en pragmatisch komt Mignon tot de kern van een probleem en tot realistische oplossingen.

    Meer over Mignon Maissan

  • Mignon Maissan

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 088 266 28 70 Stuur ons een bericht