Het dagboek van een agile lerende projectmanager

Dit is deel 2 uit de serie agile dagboeken van Karel, IT projectmanager en Charmaine, agile transformateur. Wil je de hele serie lezen, start dan hier.

De eerste keer

Voor Karel is dit de eerste keer dat hij agile gaat werken: hij vindt het spannend. Zijn verhaal komt mij bekend voor. Het voelt voor mij weer als 7 jaar geleden toen ik in dezelfde situatie zat. Maar, best dagboek, nu eerst de afgelopen vier weken over mijn belevenissen.

Eerst heb ik met de MT leden gesproken om te achterhalen wat de reden is om agile te gaan werken en welke kennis zij hebben over agile. Het antwoord dat ik kreeg, is om sneller producten in de markt te zetten. Voor de meesten speelt ook dat andere bedrijven in de branche het ook doen, een belangrijke rol. Ik hoor dit de laatste tijd meer, het klinkt een beetje als een modegril. Je koopt een kledingstuk, draagt dit een seizoen en daarna doe je het weer weg. Ik constateer dat het kennisniveau van agile in het MT laag is dus er is werk aan de winkel voor mij! Ik heb gelijk een agile masterclass ingepland met het MT.

De agile masterclass

Ik loop de vergaderkamer binnen en alle MT leden zijn er: Stevin, Sjors, Carlo, Charlotte, Marc en Tanja. Mijn masterclass sluit aan op de MT vergadering. Ik installeer mijn computer terwijl de rest koffie en thee haalt. Nadat iedereen is gaan zitten en mijn computer werkt, val ik gelijk met de deur in huis met de vraag: “Wat is jullie beeld bij het implementeren van agile binnen WeDoa?”.

Marc reageert als eerste: “Dit is gewoon een methode en is na een half jaar klaar”.  Sjors valt hem bij: “Marc, helemaal mee een”. “Nou, Nou” reageert Tanja: “waarom denk je dat, Marc?”. Marc antwoordt: “Ik denk dat wij best flexibel zijn en als er iets afwijkt dan passen wij ons proces toch aan?”. Tanja vraagt aan mij: “Ik sluit mij aan bij Marc’s antwoord. Wij vinden ons best flexibel, maar is dit dan Agile?”.

Ik leg uit dat agile zelf niet een methode of framework is maar flexibiliteit betekent. Er zijn wel frameworks en methoden die agile manieren van werken ondersteunen. Het zijn er nu ongeveer 30. Echt agile vraagt een andere houding en gedrag en besturing binnen de organisatie om snel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt.

Agile doen of agile zijn

Ik leg uit dat er een wezenlijk verschil is tussen agile doen en agile zijn. Bij agile doen, voer je een agile framework of methode exact uit zoals deze staat beschreven. Agile doen is vaak nog denken in het uitvoeren van processen en activiteiten. Agile zijn is het handelen en besluiten nemen op basis van agile waarden en principes. Bij veranderende omstandigheden ga je bij agile doen nadenken over hoe een proces te veranderen. Bij agile zijn ga je nadenken welk besluit nemen wij of neem ik in de context van agile waarden en principes. Charlotte kijkt mij vragend aan. Ik reageer op haar verbaasde blik en ik zeg: “Ik kom er zo op terug”.

Agile werken moet je leren, net als bijvoorbeeld leren fietsen, leren zwemmen of het leren van een vechtsport. Marc merkt lachend op: “Charmaine, wil je niet gaan zweven en met beide benen op de grond blijven. Dit is een bedrijf en geen sportschool. Wij zijn volwassen mensen!”. Steven reageert licht geïrriteerd: “Marc, niet zo cynisch. Ik wil graag dat zij nog langer voor ons blijft werken.” Ik antwoord: “Geeft niet, ik kom dit vaker tegen in organisaties”. Ik pak mijn verhaal weer op. Bij een vechtsport begin je als leerling en luister je naar de meester. De meester doet de stoot voor en legt het waarom uit. Je hoort wel het “waarom” maar je hebt al je aandacht nodig om je spieren exact te laten uitvoeren wat de meester heeft voorgedaan. Na vele oefeningen beginnen de handelingen in te slijten. Je krijgt meer denktijd om het waarom te begrijpen. Hierdoor ontstaat denkruimte om afwijkende situaties op te lossen. Na nog meer oefenen begrijp je het waarom volledig en zijn de handelingen ingesleten. Je denkt niet meer na vóórdat je een stoot uitvoert. Je weet afwijkende situaties zelf op te lossen door te redeneren vanuit het geleerde “waarom”. Op dat moment ben je meester. Dit wil niet zeggen dat je niets meer hebt te leren! Er valt een doodse stilte in de ruimte en ik zie iedereen nadenken. Ik geef ze ruimte voor die stilte.

Wie is de leerling?

Na een tijdje gaat Marc daadkrachtig naar voren zitten en spreekt kordaat: “Voor mij is het duidelijk: wij moeten de medewerkers als leerlingen zien en jij bent de meester. Hoeveel tijd moet ik onze medewerkers hiervoor vrijmaken?”. Iedereen kijkt Marc verbaasd aan. Charlotte is de gehele sessie stil geweest en praat naar de gehele groep: “Volgens mij wil Charmaine ons duidelijk maken dat wij ook leerling zijn en dat wij ook agile moeten leren werken. Ook wij zijn onderdeel van de verandering. Charmaine, zeg jij ook hiermee dat wij van agile doen, leerling, naar agile zijn, meester moeten om een flexibele organisatie te creëren?”. De gehele groep kijkt verbaasd naar de normaal zo stille Charlotte. Charlotte krijgt er een kleur van. Ik denk bij mezelf, zij begrijpt het en antwoord naar de gehele groep: “Dat klopt. Iedereen, inclusief jullie, is onderdeel van de verandering. Ook jullie als MT leden, moeten bereid zijn om te leren.” Ik stel voor dat wij koffie en thee pakken en dan weer verder gaan.

Agile is een organisatieverandering

Tijdens de koffie en thee is een levendige discussie ontstaan. Ik pak daar op door en leg uit dat je het implementeren van agile moet zien als een organisatieverandering en dat agile niet stopt bij het invoeren van een agile methode en techniek. Start met het uitgangspunt dat je een lerende organisatie bent en dat iedereen, van hoog naar laag, bereid moet zijn om te leren. Marc reageert: “Voor mij voelt het zijn van leerling zo onderdanig.”. Een aantal MT leden knikt instemmend. Ik reageer met: “Dank je wel Marc, voor je oprechte reactie. Ik begrijp je gevoel maar dit is geen basisschool. Leerling wil niet zeggen dat je minder bent dan iemand anders. Een van de kernwaarden binnen teams is respect en dat geldt hier ook. Als jullie aangeven bereid te zijn om te willen leren, wil dit zeker niet zeggen dat ik jullie onderdanig ga behandelen of dat dit afbreuk doet aan jullie positie binnen de organisatie. De meest succesvolle organisatieveranderingen vinden plaats in organisaties waarbij het management als eerste verandert en het goede voorbeeld geeft.” Marc reageert: “Dank je wel voor je antwoord. Ik wil het best proberen maar ik vind het niet makkelijk.”.

Agile inzicht

Steven sluit de masterclass af met de volgende woorden: “Charmaine, ik dacht aan het begin van de sessie dat je ons agile methoden en technieken ging uitleggen zodat wij een keuze konden maken. Maar je hebt ons het inzicht gegeven dat agile meer is dan dat. Je hebt ons geïnspireerd om na te denken over onze cruciale rol in het implementeren van Agile. Ik weet niet hoe mijn collega’s erover denken, maar ik ga nadenken over wat het voor mij betekent. Ik wil hier graag persoonlijk met je over van gedachten wisselen”. Iedereen knikt instemmend.

De komende weken ga ik aan de slag met Karel om zijn programma vorm te geven en met hem te bekijken welk agile framework/methode het beste past.

Vijf overwegingen bij starten met agile:

1. Zie de overgang naar een agile organisatie als een organisatieverandering. Het echte succes van agile, wordt bepaald door de mensen en niet door het implementeren van een proces of tool
2. Agile werken begint bij jezelf
3. Agile vraagt om een organisatie waarin iedereen bereid is om te leren
4. Definieer een transformatie-pad van agile doen naar agile zijn en van leerling naar meesterschap
5. Leer de organisatie denken in waarden en normen en niet alleen in processen

Herken jij je in het verhaal en heb je een vraag? Stel deze aan Charmaine. Zij zal jouw vraag behandelen tijdens een gesprek met een van de medewerkers van WeDoa bij het koffieapparaat. Mail je vraag aan redactie@kwdrm.nl

Wil jij weten of jouw organisatie geschikt is voor agile? Lees dan ons boekje Agile geschikt/ongeschikt. Je kunt ook een test in de KWD-app invullen: is mijn organisatie agile geschikt of ongeschikt? De KWD-app is te vinden in de App-store en Google Play store.