Het 1,5 meter team

Dit is een speciale aflevering uit de serie agile dagboeken van Karel, IT projectmanager. Wil je de hele serie lezen, start dan hier.

Gewenning

Net als ikzelf, zijn veel van mijn collega’s nu ook helemaal gewend aan thuiswerken. De kinderen pasten zich gelukkig sneller aan dan ik had verwacht, maar zijn het nu onderhand wel beu. Geen vriendjes over de vloer, niet naar hockey of voetballen op het veldje en de “digitale juf” hebben ze onderhand ook wel gezien. Mijn vrouw Sandra en ik verdelen de begeleiding zoveel mogelijk, maar we zijn ook wel heel erg blij dat in ieder geval de jongste, Fleur, binnenkort weer gedeeltelijk naar de basisschool mag. Voor de oudste, Jorn, blijft het behelpen: die gaat naar het middelbaar onderwijs en dat blijft voorlopig nog gesloten. We kijken dan ook allemaal reikhalzend uit naar verdere versoepeling van de beperkingen. 

Waar we met ons allen wel flink aan moesten wennen is dat privé en zakelijk nu echt helemaal door elkaar lopen. Voordat je het weet zit je nog voor het ontbijt met de eerste collega’s in een Teams-meeting te videobellen en heb je ’s avonds om 20:00 uur nog even een laatste afspraak met de collega die die dag op de kinderen moest passen. En daarbij ben je dan gewoon ‘vergeten’ om goed voor jezelf te zorgen: de laatste kop koffie was alweer 4 uur geleden en nu is het alweer tijd voor het diner…

Thuiswerken vanzelfsprekend

In veel bedrijven werd al flink thuisgewerkt. De norm voor kantoren is daarbij dan ook al vaak bijgesteld naar 0,7 werkplek per fte. En dan worden de thuiswerkers soms ook nog financieel tegemoet gekomen met een vergoeding om thuis een fatsoenlijke ergonomische werkplek in te richten of ze krijgen een stoel en een ‘thuiswerkplek’ van de zaak. Maar wat als ineens halsoverkop je voltallige personeel thuis moet gaan werken vanwege COVID-19? Daar zit je dan met al die ‘vaste’ werkplekken met desktops, dubbele schermen en analoge fotolijstjes die de ruimte in het gebouw vullen.

Omdat we met ons agile development team zo snel up and running waren, kreeg ik van Stevin, onze directeur Operations, de vraag om snel een inventarisatie te maken van de uitdagingen waar we met ons allen tegenaan lopen. En, zoals Stevin het zo mooi wist te brengen: “Kom dan gelijk ook met een plannetje om die uitdagingen agile aan te pakken. Een paar sprints en we moeten met ons allen klaar zijn om nog langere tijd thuis te werken. Jij hebt laten zien dat je dit met jouw team kunt, dan kun je nu mooi de anderen ook helpen.”.

Waar begin je?

Een beetje gevleid was ik natuurlijk wel: mijn team heeft de situatie geweldig opgepakt en dat straalt blijkbaar vertrouwen uit. Wat ik echter wel heb gemerkt is dat thuiswerken ook veel meer tijd vraagt voor coördinatie en mensen blijven bellen om te toetsen hoe zij in hun vel zitten, zeker nu het langer duurt. Dus voordat ik met mijn extra opdracht begon, eerst maar eens ruimte creëren voor mezelf: taken voorlopig overdragen in mijn eigen team. Sjors was toch al helemaal los op het Kanban board in Trello en heeft al eens aangegeven mij wel te willen vervangen tijdens mijn vakantie, dus die keuze was snel gemaakt. Met Sjors heb ik vervolgens een dagelijkse afspraak ingepland om goede aansluiting te houden en vooral ook af te stemmen wie met wie contact heeft en houdt. Helemaal loslaten kan en wil ik het niet en daarbij wil ik Sjors ook niet overbelasten. Het zal dus een beetje schipperen blijven, de komende tijd.

Problemen of uitdagingen?

In overleg met Stevin heb ik een projectteam samengesteld, het 1,5 meter team, waarin mensen van de verschillende organisatieonderdelen zijn vertegenwoordigd. Van facilitaire zaken tot HRM en ICT en daarnaast Inkoop, Sales en Operations. Misschien niet helemaal compleet, maar dan hebben we in ieder geval de partijen bij elkaar waar tot nu toe, volgens Stevin, de meeste vragen en opmerkingen vandaan kwamen. Aangezien dit vooral mensen zijn die aan Stevin rapporteren, maak ik van de gelegenheid gebruik om hem als Business Owner ook deel te laten nemen. Dat verkort de overlegtijd en we hebben gelijk iemand die de toegevoegde waarde voor het bedrijf kan inschatten en knopen kan doorhakken, als dat nodig is.

Om een eerste inventarisatie te maken, heb ik als project kick-off een online brown-paper sessie georganiseerd met het 1,5 meter team. Waar we eerst nog dachten ‘dat wordt een makkie, als voorlopig nog veel mensen thuiswerken’, valt dat toch ook weer tegen. Gedeeltelijk weer opstarten op kantoor leek een goede optie maar is het niet: we kunnen simpelweg te weinig mensen kwijt als iedereen op tenminste 1,5 meter van de collega’s moet blijven. Misschien moeten we dan toch maar aan die Amerikaanse Cubicles, maar om nou te zeggen dat we daar blij van worden… Misschien dat we het voorbeeld van de supermarkten moeten volgen: volop inzetten op plexiglas dan maar? Maar wat doen we dan in de wandelgangen en in de coffee-corner?

Het blijkt dat we aan heel veel eisen moeten voldoen, of we nou thuiswerken of niet. Het RIVM komt regelmatig met nieuwe of aangepaste regels, medewerkers komen met vragen over regelingen of opmerkingen over onvoldoende ergonomische werkplekken thuis, de extra kosten voor verwarming en snel internet, etc. En daarnaast lopen we tegen heel veel praktische uitdagingen aan:

• Hoe houd je als manager zicht op jouw team? Hoe keur je hun uren goed als deze niet meer geklokt worden op kantoor en wat doe je als je ze niet meer op hun plek ziet zitten? En de hamvraag: hoe wist je zeker dat ze productief waren toen je ze wél zag zitten…?
• Werken jouw medewerkers nu echt thuis voor kantoor of zijn ze druk met de kinderen en klussen in en om huis? Stuur je nou op beschikbaarheid of op ‘output’ en hoe doe je dat dan precies?
• Als iemand geen laptop van de zaak heeft, hoe logt die dan in op ons netwerk en hoe beveiligen we dat? En als ze ook geen privé-computer hebben, hoe zorgen we dan ze toch hun werk kunnen doen?
• Niet iedereen heeft een mobiele telefoon of ze willen die alleen maar gebruiken als daar een vergoeding tegenover staat. En hoe doen we dat dan? Wat zijn daarbij de fiscale beperkingen?
• Hoe zorg je ervoor dat het team contact met elkaar houdt? We zijn gewend om face-to-face met elkaar te communiceren en dat gaat toch minder lekker via de computer of telefoon. Hoe zorgen we ervoor dat er geen mensen buiten de boot vallen?
• Contracten worden zowel door HRM als Sales altijd op papier verzonden ter ondertekening. Nu moeten we dit eerst intern regelen en daarna extern. Kan dat niet gedigitaliseerd worden met behulp van een Trusted Third Party?
• Welke tools gaan we nou eigenlijk gebruiken? We zijn net over op een ‘brown paper wall’ vol met post-its en een paar whiteboards daarnaast en hoe moeten we dat nou digitaliseren?
• En heel veel praktische vragen: wat zijn nou eigenlijk de regels voor een digitale vergadering? Gaan we vergaderingen nou wel of juist niet digitaal vastleggen in video’s voor diegenen die er niet bij kunnen zijn of moeten we juist eisen dat iedereen tijd vrijmaakt hiervoor?
• Is onze facilitaire afdeling nou ook verantwoordelijk voor de thuiswerkplekken? En gaan we dan meubilair en beeldschermen verhuizen van kantoor naar de thuisadressen of moeten de medewerkers daar zelf voor zorgen? En wat doen we met de ergonomische stoelen? Bovendien kosten die nogal wat, dus dubbel uitvoeren is onbetaalbaar!
• En onze ICT-afdeling maakt overuren: profielen op laptop, desktop en online wijken van elkaar af. Hoe gaan we daarmee om? We hadden geen remote desktop. Dus dat is snel gerealiseerd, maar moeten we nu ook nog een VPN-verbinding opzetten voor iedereen die wil inloggen?
• HRM maakt zich druk om het mogelijke ziekteverzuim: krijgen we de klap van het psychologische effect straks ook nog en hoe werkt dat door op het verzuim? En hoe zit het nou met de eisen die gesteld worden aan de ergonomie van de werkplek thuis? En wie betaalt dan de kosten: wat is er fiscaal mogelijk en willen we als bedrijf hier iets mee doen? Of gaan we de reiskostenregeling hiervoor inzetten? Als mensen niet meer reizen, kunnen we die onkostenvergoeding toch ook gewoon stopzetten?

De eerste sprintplanning

We besluiten om de brown paper wall online ‘open’ te houden voor de projectleden zodat zij er nabranders en nieuwe uitdaging op kunnen plaatsen, in een andere kleur post-its, en een dagelijkse stand up in te voeren. Stevin neem zijn rol als Business Owner serieus en is blij met deze aanpak. We sluiten de eerste bijeenkomst af met de eerste sprint planning: we starten met de meest praktische zaken zodat iedereen zijn of haar werk kan doen en daarna gaan we verder met de vragen die wat langer kunnen blijven liggen. Er zijn op verschillende vlakken nou eenmaal ook wettelijke kaders en een bestaande onkostenvergoeding kun je bijvoorbeeld niet zomaar stoppen of anders gaan inzetten. Zoals ik al verwachte, kunnen we al snel een onderscheid maken tussen wat als eerste opgepakt moet worden en wat nog even kan wachten. Het was nog niet zo’n gek idee van Stevin om dit als een agile project aan te vliegen. Toch mooi om te zien dat we als bedrijf het agile gedachtengoed al zo snel omarmd hebben. Als 1,5 meter team hebben we nog een hoop werk te doen maar we geloven allemaal in de aanpak en de samenwerking en daarmee hebben we de eerste stap op weg naar een 1,5 meter bedrijf gezet. Voorlopig zijn we nog wel even bezig!

Hulp nodig in deze lastige tijd?

KWD denkt graag met je mee over de mogelijkheden. Natuurlijk ligt de prioriteit bij de gezondheid van de medewerkers, maar er zijn altijd projecten die door moeten gaan en deadlines die gehaald moeten worden. Want behalve de gezondheid van het personeel, is ook de bedrijfscontinuïteit essentieel. Wij helpen graag bij het ontdekken van de mogelijkheden voor die problemen waar je momenteel mogelijk mee kampt, bijvoorbeeld:

1. Hoe ga ik om met risicospreiding en coördinatie van opgesplitste teams, hoe doen anderen dat en wat kan ik daarvan leren?
2. Projecten lopen vertraging op vanwege uitval, hoe kan ik daarop acteren?
3. Hoe kan ik mijn teams het beste laten samenwerken en hoe houd ik zicht op de voortgang?
4. Leveranciers zijn minder bereikbaar, hoe ga ik daarmee om en voorkom ik vertraging?
5. Wat voor praktische oplossingen kent KWD uit haar praktijk en projecten bij opdrachtgevers? Wat kan ik daarvan leren?
6. Hoe kan ik snel een nieuwe werkwijze of bijvoorbeeld digitaal ondertekenen invoeren in mijn organisatie?
7. Hoe benut ik de ruimte in mijn organisatie die ik nu heb omdat er projecten zijn gestopt? Zijn er bijvoorbeeld beheeraspecten waar ik nu eindelijk eens echt aan toekom en hoe pak ik dat gestructureerd op?

Heb jij een vraag waarover je met ons wilt sparren? Neem dan direct contact met ons op. We denken graag met je mee.