Er wordt een leverancier betrokken

Dit is deel 6 uit de serie agile dagboeken van Karel, IT projectmanager en Charmaine, agile transformateur. Wil je de hele serie lezen, start dan hier.

Agile capaciteit inhuren?

De marktomstandigheden zijn veranderd en een marktsegment ligt onder druk, waardoor ik nog twee teamleden moet missen. Ik heb de ontstane capaciteitssituatie met Carlo en Steven besproken. We hebben besloten dat er capaciteit bij moet komen, maar niet door het aannemen van mensen maar door in te huren bij een externe leverancier. Charmaine en ik zijn op het punt aangekomen om de mogelijkheden te bespreken. Ik vraag welke mogelijkheden zij kent om binnen een agile omgeving een leverancier te betrekken.

Chairmaine antwoordt: “Karel, er zijn verschillende mogelijkheden.” Ze start met haar uitleg: “In hoofdlijnen zijn er drie vormen van inkopen. De eerste is traditioneel inkopen, waarbij je een vaste scope bepaalt en vervolgens aan leveranciers om aanbiedingen vraagt. Je kiest daarna één van de leveranciers. Als afrekenmethode wordt vaak gekozen voor een fixed price of een bedrag per uur. Bij fixed price ligt het risico bij de leverancier en bij het bedrag per uur bij jou als klant. De tweede mogelijkheid is best value, hierbij wordt de beste verhouding gezocht tussen waarde en kosten en maak je gebruik van de expertise van de leverancier. Een derde mogelijkheid, die ik uitgebreider met je wil bespreken, is agile contracteren.”.

Verantwoordelijkheid bij de leverancier

Charmaine vervolgt: “Bij agile contracteren gaat het niet om het proces van inkopen maar om het soort contract dat je met een leverancier afsluit. Je koopt je hierbij in een agile team in. Je hebt als klant een idee wat je wilt, maar dit is niet volledig zeker. Daarnaast wil je een stuk verantwoordelijkheid voor het team bij de leverancier leggen. Dit in tegenstelling tot als je zelf inhuurt tegen een uurtarief. Bij het zelf inhuren ligt de verantwoordelijk bij jou. Als een van de ingehuurde medewerkers besluit om te stoppen, ben jij verantwoordelijk voor het zoeken naar een vervanger. Bij agile contracteren ligt de verantwoordelijkheid van het team bij de leverancier en het opstellen van de backlog bij jou als klant. Je creëert een contract op basis van samenwerken en streeft daarbij een win-win situatie na.”. Ik reageer: “Klinkt mooi, maar hoe werkt dat dan in de praktijk?”.

Charmaine legt op hoofdlijnen uit wat het inhoudt om agile te contracteren: “Het begint met het maken van de keuze van de juiste leverancier. Deze keuze is hoofdzakelijk gebaseerd op inhoudelijke expertise en op hoe de leverancier de samenwerking oppakt. De beoordeling van de mogelijke samenwerking kan worden gedaan op basis van een interview of het uitvoeren van een casus door de leverancier samen met jullie in een één- of tweedaagse sessie. Jullie beoordelen hoe de teamleden van de leverancier de casus oppakken en met jullie samenwerken. Na het maken van de keuze volgt het afsluiten van het contract. Dit is een interactief proces waarbij de leverancier en jullie, met elkaar samen zitten om de contractdetails in te vullen. Je kunt een contract opbouwen uit een drietal verschillende niveaus. Niveau één is de raamovereenkomst, niveau twee de nadere overeenkomst en niveau drie het statement of work. In een raamovereenkomst worden alleen procesafspraken vastgelegd, bijvoorbeeld hoe jullie met elkaar omgaan met geschillen. Je legt hierin ook vast wat in de nadere overeenkomsten moet worden geregeld. Een raamovereenkomst geldt in het algemeen voor de gehele samenwerkingsperiode. Een nadere overeenkomst gaat vaak over een product of een dienst en geldt voor een langere periode. Een statement of work geldt maar voor één of een paar iteraties. In een statement of work worden de detailafspraken vastgelegd, zoals de werkwijze van het team, backlog items die worden opgeleverd, manieren van testen en de definition of done.”.

De financiële kant

Ik laat het even op me inwerken en reageer met: “Charmaine, dat is een heel verhaal. Maar hoe zit het dan met het geld?”. Charmaine antwoordt met: “Dat kun je per iteratie bepalen. Je kunt besluiten om de leverancier eerst, gedurende een aantal iteraties, per gewerkt uur te betalen, omdat je gezamenlijk de eerste backlogitems gaat opstellen. Op basis van de backlogitems kun je samen met de leverancier bepalen wat de beste afrekenmethode is. Een voorbeeld hierbij is een vaste prijs met ‘ruilmogelijkheid’. Dit is een vorm van fixed prijs, waarbij je als klant items van de lijst mag halen en vervangen door andere items. Je kunt ook kiezen voor een bonus-malus regeling.”.

“Maar waarom zouden wij binnen Pythagoras voor deze vorm van contracteren moeten kiezen?” vraag ik. “Nou” zegt Chairmaine: “ik denk dat jullie situatie hiervoor geschikt is, omdat je nog niet exact weet wat je wilt hebben. Je kunt daarbij goed gebruik maken van de kennis en expertise van de leverancier en het helpt dat hij zich verantwoordelijk voelt voor de continuïteit van het team.”. Ik reageer enthousiast naar Charmaine met: “Het lijkt mij goed om het zo aan te pakken voor de benodigde extra capaciteit, dank je voor de uitleg!”. Wij eindigen ons overleg en ik weet wat me te doen staat!

Vijf overwegingen voor agile inkopen:

1. Agile is adaptief plannen. Beoordeel welke manier van aanbesteden het beste past in jouw situatie
2. Als je kiest voor agile contracteren, beoordeel dan of de leverancier en jouw organisatie agile volwassen genoeg zijn en beiden deze vorm van contracteren aan kunnen
3. Bij agile contracteren gaat het om het inkopen van een agile team. De leverancier is verantwoordelijk voor de regie over het team. Jij als klant bepaalt de backlog en het wat en waarom
4. Kies voor de juiste opbouw van je contracten en leg de afspraken op het juiste niveau vast. Stel de contracten in overleg met de leverancier op. Het doel is samenwerken, dit geldt ook voor het opstellen van het contract
5. Kies de afrekenmethode op een zo laag mogelijk niveau en bepaal de juiste methode op basis van de op te leveren backlog items

Herken jij je in het verhaal en heb je een vraag? Stel deze aan Charmaine. Zij zal jouw vraag behandelen tijdens een gesprek met een van de medewerkers van WeDoa bij het koffieapparaat. Mail je vraag aan redactie@kwdrm.nl

Wil jij weten of jouw organisatie geschikt is voor agile? Lees dan ons boekje Agile geschikt/ongeschikt. Je kunt ook een test in de KWD-app invullen: is mijn organisatie agile geschikt of ongeschikt? De KWD-app is te vinden in de App-store en Google Play store.