De Open Projectmanager in de praktijk

Bij aanvang in september 2012 waren alleen het doel en de deadline duidelijk: ProRail wilde met de andere bedrijven in de rail-infrabranche de veiligheidsincidenten op en rondom het spoor terugdringen. Het Digitaal Veiligheidspaspoort (DVP) moest daar een belangrijke bijdrage aan leveren. Daardoor konden alleen nog geautoriseerde personen toegang tot het spoor krijgen. Het DVP-systeem moest een maatwerkoplossing worden bestaande uit de pasjes, een app voor o.a. toegangscontrole, een webportal en interfaces met systemen van bedrijven en opleidingsinstituten. Dit moest op 1 oktober werken. In datzelfde jaar moest het project ook nog zorgen voor beleid, regelgeving (o.a. Wet Bescherming Persoonsgegevens) en acceptatie van het DVP door de branche. Een ambitieuze doelstelling! Met opdrachtgever en stuurgroep is het risicoprofiel besproken: het sein werd op groen gezet, en de trein kwam in beweging.

De verschillende petten van Emil van der Wal

Emil was projectleider voor de IT-oplossing, product owner en relatiemanager. Voor ProRail en de aannemers was hij, als objectieve ‘externe’, de beste kandidaat voor product owner, al was Emil geen gebruiker of opdrachtgever. Daarom kregen de klankbordgroepen een formele rol: hun besluiten werden ook uitgevoerd, waarbij Emil alles wel toetste aan het beleid van ProRail. Als relatiemanager onderhield hij de contacten met de branche. Door al die rollen had Emil weinig tijd voor zijn projectteam. Hij had de juiste en goede mensen gevonden die door hun kennis, kwaliteit en zelfstandigheid een uitstekende prestatie leverden.

Scope?!

Een goed en intuïtief werkend systeem voor de eindgebruikers was bepalend voor draagvlak en dus projectsucces. Dat werd belangrijker gevonden dan strak sturen op de scope. Die is tussentijds verschillende keren aangepast, alles moest natuurlijk wel bijdragen aan de centrale doelstelling en een tevreden eindgebruiker.

In de aanbesteding was een ‘hybride vorm van scrum’ geëist, waardoor dit soort wijzigingen doorgevoerd kon worden zonder de grip op tijd en kosten te verliezen.

Stakeholders

Het grootste deel van zijn tijd stak Emil in het (herhaaldelijk) bezoeken van HR-afdelingen, IT-managers, Directies en Ondernemingsraden van de vele bedrijven. De impact van het nieuwe DVP-systeem was groot en hun acceptatie was essentieel. Hij besprak niet alleen de consequenties voor hen, maar vroeg ook hoe dit systeem het beste kon werken in de praktijk. Als product owner gebruikte hij die informatie om het hele systeem te perfectioneren.

Creativiteit in aanbesteding

Er was niet genoeg tijd om zowel de functionaliteit voor het DVP-systeem te beschrijven als het hele systeem uit te denken. Daarom heeft Emil’s team, met requirements-specialisten, slechts de belangrijkste processen en functionele specificaties uitgewerkt als basis voor de aanbesteding. De opdracht voor de kandidaten was: ‘bedenk een oplossing die voldoet aan de specificaties en invulling geeft aan de opgestelde beschrijving’. Het idee was om zo de creativiteit van de kandidaten te stimuleren, want in Emil’s ogen waren zij de experts die veel beter de oplossing konden bedenken. Na een zeer zorgvuldig selectieproces, is voor de opdrachtnemer gekozen die het beste aansloot bij de gestelde eisen en wensen, en hun oplossingsvoorstel is uiteindelijk ook gerealiseerd.

Kennisdeling en korte lijnen

Met de opdrachtnemer had Emil afgesproken dat hij regelmatig bij stand-ups aanwezig zou zijn, en twee ochtenden per week bij hen op locatie zou werken, om korte lijnen te hebben met de ontwikkelaars. Dat werkte heel erg goed. De ontwikkelaars kwamen altijd wel met vragen die Emil direct en goed kon beantwoorden. Uiteraard kostte dit tijd, maar dat hoorde in zijn ogen bij de rol van product owner, en hiermee zijn zeker veel tijd en onnodige fouten voorkomen.

Resultaten

Op 1 oktober 2013 waren de webportal, de database en belangrijkste interfaces gereed. De app volgde een maand later. Emil heeft daarna ook nog de implementatie in de railinfrasector begeleid.

Begin 2014 was de DVP-toepassing in gebruik in de rail-infrabranche. De oorspronkelijke doelstelling, 600 bedrijven en 7.000 pashouders, is ruim overtroffen. Eind 2014 hadden meer dan 40.000 personen van ruim 2.000 bedrijven een DVP-pas.

Wilt u meer weten over dit project, bezoek dan eens de website met alle informatie over de complete DVP-toepassing: www.digitaal-veiligheidspaspoort.nl

Opdrachtgever Kees Larooij, ProRail:

“Emil kreeg een einddoel mee en daar heeft hij samen met de eindgebruikers invulling aan gegeven, met een goed werkend DVP-systeem als resultaat. Door deze aanpak heeft hij ook veel draagvlak gecreëerd in de railinfrasector. Door de manier waarop hij dit heeft gedaan, is hij in mijn ogen een positieve uitzondering.”