SOS

Project in de problemen

Jonathan Fors, 40 jaar, is opgeklommen van programmeur tot de ‘baas’ van de projectmanagers. Momenteel geeft hij leiding aan IT-PPM, een afdeling die bestaat uit dertig projectmanagers van wie achttien extern.

  • 26-01-2017
  • Column

Bij zijn centrale ict-afdeling van een grote multinational werken zo’n 800 man. Ze leveren ict-voorzieningen aan alle business units. Hij heeft een broertje dood aan tools en technieken, is meer een no-nonsense type. In deze colum doet Jonathan Fors verslag van zijn werk.

Mijn mobiel gaat. Het is één van onze businessunitdirecteuren. Hij heeft een e-mail van de programmamanager ontvangen waarin staat dat het project FixIT! in zwaar weer zit. Ben ik daarvan op de hoogte en zo ja, wat ga ik eraan doen? Ook vraagt hij of we bij ict wel in gaten hebben dat dit project cru-ci-aal (langzaam uitgesproken, de nadruk op iedere lettergreep) is voor de business. De introductie van de nieuwe webservice hangt af van dit project. Hij hoort graag aan het einde van de dag wat ik eraan ga doen. Want ik ben tenslotte de ‘baas’ van de ict-projectmanagers.

Ik staar even uit het raam. Waarom word ik nu gebeld? Heb ik een probleem? Aan de muur hangen de tien slides met de missie, visie en doelstellingen van mijn afdeling. Het staat daar zo mooi: ‘IT-PPM levert aan opdrachtgevers gekwalificeerde projectmanagers die een project (van idee tot nazorg) inrichten, besturen en realiseren’. Met andere woorden: mijn businessmodel is dat van een uitzendbureau en niet van een aannemer met resultaatverantwoordelijkheid. Dat heb ik tenminste opgeschreven. Maar dat wordt dus kennelijk niet zo beleefd.

Op zich is deze escalatie geen verrassing. Afgelopen week tijdens een gesprek met een projectmanager keken we al eens naar de projectorganisatie, waarbij we ons afvroegen: hoe ingewikkeld willen we het maken? De ‘hark’ paste nog net op ons whiteboard: een opdrachtgeverscomité, een gedelegeerd opdrachtgever, een programmamanager, een business projectmanager en dan een ict-projectmanager. De programmamanager rapporteert aan de programmaraad en daar zitten de business- en ict-projectmanager niet bij. En er is geen eigen project stuurgroep.

Hoewel ik niet veel op heb met methoden en technieken, grijp ik toch naar mijn kleine Prince2. We hebben het veel te ingewikkeld gemaakt. Een project is bedoeld als een tijdelijke managementomgeving naast de bestaande lijnorganisatie. Wij hebben in onze projecten de complexiteit van onze lijnorganisatie gekopieerd. Het wordt tijd om terug te gaan naar de roots van projecten, met een heldere ruit op het speelveld (zie hieronder). En het project FixIT? Dat ga ik niet meer redden. Wel zal ik nieuwe projecten behoeden voor het overgewicht van topzware besturing!

De essentie van een goede projectbesturing

kwd-column-sos-projectbesturing

De kern van de rollen

  • Opdrachtgever: wil het project echt, doet daar ook zijn/haar best voor, verzorgt de randvoorwaarden en is eindverantwoordelijk.
  • Senior User: vertegenwoordigt alle gebruikersbelangen en mobiliseert waar nodig de gebruikersorganisatie.
  • Senior Supplier: vertegenwoordigt alle leveranciersbelangen en toetst voortdurend de maakbaarheid en haalbaarheid van het project.
  • Projectmanager: bestuurt de uitvoering van het project binnen de afgesproken kaders, is eindverantwoordelijk voor het leveren van de projectresultaten.

Deze column verscheen eerder in het tijdschrift TIEM en is geschreven door projectmanagers van KWD.

Meer weten?

Over dit onderwerp is ook een boekje verschenen in de KWD Reeks. Wil je weten hoe je Sturen op projectsucces in je bezit krijgt, lees dan hier verder.

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht