Casus pakketselectie

De casus:

De Nederlandse vestiging van een internationaal bedrijf (hoofdkantoor in Londen) heeft een project voor selectie en implementatie van een ERP-pakket gestart. Tijdens de pakketselectie komt de interne projectleider in problemen. Wegens de tijdsdruk besluit de opdrachtgever om hem te vervangen door een externe projectmanager, omdat die zonder carrièrerisico’s kan optreden en doorpakken.

Jij krijgt deze opdracht. Een belangrijke eis is dat de ambitieuze deadlines, voor de selectie en implementatie van het pakket, worden gehaald, waarbij ook gezorgd moet worden voor borging van de aangepaste bedrijfsprocessen en de inrichting van beheer.

Je eerste dag:

Om half 9 in de ochtend ga je om tafel met je opdrachtgever. De opdrachtgever vertelt je dat de PID van je voorganger vanmiddag in de stuurgroep ter goedkeuring voorligt. Of jij hier eerst nog je goedkeuring aan wilt geven.

Verder moet de RFI voor de aanbesteding over 1,5 week de deur uit. Huidige status en kwaliteit zijn op dat moment onduidelijk. Ook over toetsingscriteria voor de aanbesteding is nog niets bekend en besloten.

Vraag: Wat doe je op je eerste dag?

Antwoorden:

1. In gesprek gaan met de opdrachtgever en samen de prioriteit vaststellen, en dat is: zorgen dat de RFI een goede en solide basis wordt voor een succesvol project. Zeer belangrijk is dat de RFI op de afgesproken datum bij de partijen ligt (voorbeeldgedrag).  De PID is van minder belang.
2. De PID van je voorganger heeft lagere prioriteit. Zet deze buiten spel, maar bepaal wel de essenties van je project in het gesprek met de opdrachtgever op de volgende punten:
   • Scope: wat is het ‘absolute minimum’ dat als product moet worden opgeleverd?
   • Tijd: hoofdmijlpalen onderkennen en globaal uitzetten in de tijd.
   • Risico’s: wat zien de opdrachtgever en jij als de belangrijkste projectrisico’s? Bespreek en beleg die inde stuurgroep
3. In gesprek gaan met de teamleden en bepalen welke teamleden de juiste werkhouding, competenties en positie in de organisatie hebben om snel en goed tot een RFI te komen, en zorgen dat ze hun agenda’s de komende dagen kunnen leegmaken. Geef ook hier voorbeeldgedrag.
4. Zorgen dat ook non-functionele eisen worden opgenomen in de RFI, zoals project aanpak, implementatie (techniek/business), training en nazorg.
5. De stakeholders in kaart brengen en zo snel mogelijk kennis met de belangrijkste.

Kortom: een drukke eerste dag !

Inhoud van de RFP

Na de RFI wordt de RFP opgesteld. In de eerste versie zijn de bedrijfsprocessen beschreven, en de functionele eisen die dit stelt aan het pakket. Ook is de aanbestedingsprocedure uitgeschreven met de planning.

Vraag: Krijg je met deze RFP de informatie die je nodig hebt om tot een goede keuze te komen? Zo nee, wat zijn dan de belangrijkste eisen die nog moeten worden toegevoegd?

Antwoorden:

1. Non-functional requirements zoals performance, beveiliging, etc.
2. Eisen t.a.v. interfaces en randapplicaties die gekoppeld moeten worden
3. Eisen aan de projectaanpak, zoals testen, datamigratie, technische implementatie, business implementatie training en nazorg.
4. Changeprocedure, changetarieven en richtprijzen
5. Inrichting en training van beheer, en de eisen die dit stelt aan pakket en leverancier
6. Eisen aan maatwerk: wie wordt eigenaar van de oplossing, onderhoudsafspraken

Aanpak van de aanbesteding

In de PID van je voorganger kom je een aantal volgtijdelijke stappen voor de aanbesteding tegen, die in 4 maanden doorlopen moeten worden.

Vraag: Welke problemen verwacht je als je deze aanpak volgt? En, hoe los je dit op?

Antwoorden:

1. Probleem: na RFP wordt al vroegtijdig gekozen voor één partij: efficiënt, maar ondermijnt je onderhandelingspositie! -> Oplossing: met minimaal 2 partijen doorgaan t/m RFQ, en dan via onderhandelen tot selectie komen.
2. Probleem: teveel stappen moeten in te korte tijd worden doorlopen. Dit leidt tot hoge tijdsdruk, met hoog risico op fouten die later in het project problemen en vertraging kunnen veroorzaken.  -> Oplossing: creëer ruimte door (1) stappen te combineren (als voorbeeld werd genoemd, om een uitgewerkte Blueprint in antwoord op de RFQ te laten opleveren) of (2) stappen parallel te zetten (voorbeeld: POC parallel plannen en uitvoeren aan de RFQ).
3. Kans: als wens werd genoemd om de doorlooptijd van de pakketselectie in te korten tot bv slechts 3 maanden, zodat je een extra maand hebt voor een succesvolle implementatie.

Conclusie

Tijdens de interne KWD-vakdagen leiden dit soort cases tot constructieve en leerzame discussies, waarbij het interessant is om te zien hoe collega’s probleemsituaties inschatten en waarom collega’s tot bepaalde keuzes komen.