Van spaghetti maatwerk naar standaard
Het NCVB verzorgt gecertificeerde MBO opleidingen aan studenten die reeds werken en is onderdeel van Onderwijsgroep Tilburg. Onderwijsgroep Tilburg bestaat uit 17 scholen, welke zich grotendeels richten op “regulier” beroepsopleidend onderwijs. Hoewel NCVB dus een vreemde eend in de bijt qua doelgroep en organisatie van onderwijs, was de wens om volledig over te gaan op het standaard studentadministratiepakket (Eduarte) dat werd gebruikt door de overige 16 scholen. Centraal in dit project stond de vraag: is het mogelijk om alle processen onder te brengen in een standaardpakket en tegelijkertijd de veeleisende, commerciële doelgroep goed te blijven servicen?
Resultaat
Projectmanager Sabine Coumans voerde al in 2019 een analyse uit, met een positief advies. Hoewel er nadelen kleefden aan de keuze voor een standaard studentadministratiepakket, wogen de voordelen zwaarder. NCVB heeft zich zo veel mogelijk gevoegd naar de processen zoals die al in gebruik waren. Daarmee kunnen zij op termijn afscheid nemen van hun eigen maatwerkapplicatie, waarvan slechts twee beheerders konden ontrafelen hoe dit precies in elkaar stak. Daarmee is de stabiliteit voor de toekomst gegarandeerd en worden zij ontzorgd in het beheer. Door het standaard pakket zo slim mogelijk in te richten, staan de studenten en hun werkgevers nog steeds centraal bij NCVB Bedrijfsopleidingen.
Opdracht
Begin 2021 is daadwerkelijk gestart met de uitvoering van het project. Het standaard studentadministratiepakket was op dat moment al breed in gebruik genomen door alle andere scholen, met verschillende processen toebedeeld aan proceseigenaren. Deze structuur is aangehouden, per proces is een werkgroep opgestart. In die werkgroepen werd zowel de verbinding gezocht met proceseigenaren als met andere scholen die bedrijfsgerichte opleidingen aanbieden. Dit maakte het een complexe omgeving.
Werkgroepen werden vertegenwoordigd door een teamleider, die ook deelnam aan alle werkgroepen en verantwoordelijk is voor de inhoudelijke besluiten. Daarmee werd ook direct de implementatie op de werkvloer goed geborgd. Doordat alle processen stuk voor stuk zijn overgezet, zijn ook allerhande aanpalende processen geraakt, zoals printen, bestellingen, communicatie. In een rap tempo zijn er dus veel facetten van het dagelijks werk voor veel werknemers veranderd. Daarnaast is ervoor gekozen om de student zo min mogelijk te laten merken van de overgang, vooralsnog zonder actieve migratie van data. Dat betekende dat zowel docenten als back-office medewerkers in verschillende systemen dienden te werken. Dat vraagt nogal wat. Bijzonder was dat zowel directie als teamleiding tijdens het hele traject positief was en vol vertrouwen zijn gebleven over de gekozen richting. Doordat alle processen zijn herzien, heeft de organisatie gelijktijdig de kans gegrepen om de structuur duidelijker neer te zetten; ‘wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe werken we samen?’
Daarnaast zorgde dit traject dat de andere scholen binnen Onderwijsgroep Tilburg meer aandacht hebben gekregen voor bedrijfsgericht opleiden. Door het overheidsbeleid is dit immers een veelbelovende sector voor de komende jaren.
Projectleider Sabine Coumans kende de organisatie al goed door haar eerdere werkzaamheden en was specifiek teruggevraagd voor deze klus. Zij wist als geen ander welke dynamiek speelde binnen NCVB en de Onderwijsgroep en wist voor de verbinding in brede zin te zorgen.