Oplossingen voor tegenvallers in digitaliseringstraject
Een grote overheidsorganisatie wil haar primaire proces digitaliseren. De projectmanager verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het digitale systeem wordt vervangen. Op dat moment is het beeld dat het eerste deel van het systeem gereed is voor implementatie. De opdracht aan de nieuwe KWD projectmanager is om het project over te nemen en te starten met het tweede deel van de systeemontwikkeling. Dit blijkt echter niet haalbaar.
Resultaat
De projectmanager heeft een projectreview uitgevoerd. Zij heeft geconstateerd dat het systeem verre van productierijp was en dat er geen inzicht was in de restpunten. Vervolgens heeft het projectteam in samenwerking met de business geïnventariseerd welke functionaliteit nodig was voor een productierijp systeem. De projectmanager heeft een voorstel geformuleerd voor descoping en herplanning van het project. Dit voorstel is na uitgebreide toetsing en een zware besluitvorming overgenomen door de opdrachtgever. Vervolgens heeft de projectmanager opdracht gekregen om het nieuwe project te starten. Parallel daaraan heeft de projectmanager met het projectteam de prestaties verhoogd, door de focus te leggen op goede prioriteitstelling in alle aspecten van het werk, op efficiënte samenwerking en op ‘first time right’ opleveringen. De output van het team is hiermee twintig procent gestegen.
Vervolgens is het eerste deel van het systeem opgeleverd conform het herziene plan.
De projectreview maakte duidelijk dat afronding van het eerste deel van het systeem een jaar kostte en enkele miljoenen Euro’s. De opdrachtgever heeft aangegeven dat het belangrijk was dat de projectmanager snel inzicht heeft gegeven in de problemen en hiervoor oplossingen heeft aangedragen, zodat implementatie net op tijd kon worden uitgesteld.
