Geef ons een eigen IT organisatie !
De bedrijven van Saint-Gobain in de Benelux werden vanuit de regionale IT-afdeling in Duitsland gesupport. Door herziening van de strategie is besloten een nieuwe IT-afdeling op te zetten voor alleen de Benelux, met als doel om de business directer te kunnen ondersteunen. Voor dit Transitie project zoekt de CDIO een ervaren programma manager. Het internationale stakeholderveld kent uiteenlopende belangen, zodat een adequate governance een eerste vereiste is. De Duitse organisatie heeft eigen belangen en de Franse moederorganisatie stelt nadrukkelijke eisen aan de te behalen maturity. En daarnaast, de winkel moet ook gewoon blijven draaien!
Resultaat
De nieuwe IT-organisatie is opgezet in 10 maanden. De afdeling is geherstructureerd, extra mensen zijn aangetrokken, processen zijn (her)ingericht, contracten met leveranciers zijn geactualiseerd en alle relevante assets zijn overgenomen. De te leveren diensten zijn in eerste instantie 1-op-1 overgenomen en zullen in een volgende fase worden geoptimaliseerd. Een nieuwe infra backbone is opgezet. Het geheel is projectmatig bestuurd met een project team ingezet op 10 parallelle werkstromen. De organisatie staat nu op eigen benen en is gereed voor de volgende fase “transformatie”.
Opdracht
Saint-Gobain is een wereldspeler in bouw- en constructiematerialen. Ook in de Benelux heeft Saint-Gobain diverse fabrieken voor de productie van onder andere vlakglas, autoglas, glaswol, mortels en vele andere materialen voor de professionele markt.
De Benelux organisatie is in 2020 opgezet als een zelfstandig bestuurd cluster productiebedrijven die voor haar IT-ondersteuning (industriële IT en kantoorautomatisering)nog steeds afhankelijk was van de regionale IT-afdeling voor Centraal Europa, gevestigd in Duitsland. Omdat IT steeds meer de core van de bedrijfsvoering is geworden, was sterke behoefte om de IT-ondersteuning voor de Benelux bedrijven af te splitsen van Centraal Europa en te organiseren als een zelfstandige IT-afdeling binnen de Benelux. De uitvoering van dit besluit werd eerst intern opgepakt, waarna in maart 2021 besloten is tot inhuur van een programmamanager specifiek voor deze Transitie.
De initiële opdracht vanuit de CDIO-Benelux voor Adri was om -conform de normen vanuit de Franse moederorganisatie – zo snel mogelijk een volwassen IT-afdeling op te zetten die alle gebruikelijke diensten aan de Saint-Gobain bedrijven in de Benelux kon leveren. Gegeven de reeds lange aanloop, is meteen gestart met een projectorganisatie gebaseerd op 10 parallelle werkstromen waarvoor meteen workshops ter kennisoverdracht zijn georganiseerd. Qua besturing is gekozen voor een Project Management Team (PMT) met daarnaast een Stuurgroep op hoger echelon. Speciale aandacht was nodig om de uiteenlopende belangen en culturen bijeen te brengen. Een ander specifiek onderwerp was de borging van voldoende kennis in een relatief klein en nieuw IT-team.
Door de wekelijkse, kort-cyclische, bewaking van de voortgang in een PMT konden ontstane issues meteen worden opgepakt. Door gedegen voorbereiding en documentatie van de Stuurgroep vergaderingen, werd het Transitie project bestuurbaar.
