Financiële rapportage over portfolio
Als start-up ben je gefocust op groeien. Het ontwikkelen en verkopen van je software is het belangrijkste aandachtspunt. Maar ook start-ups maken een groei door en dan komt er een tijd dat financiële verantwoording over de projecten van belang wordt. Aandeelhouders en accountants willen dat je vanaf komend jaar een nette financiële verantwoording aflegt over de lopende projecten. Wat nu? Het blijkt dat je met bestaande middelen al veel kunt bereiken.
VisualFabriq is in 2013 begonnen als leverancier van AI Enhanced Revenue Growth Management voor de Consumer Packaged Goods markt. Inmiddels bedient VisualFabriq klanten op een internationale schaal met kantoren in 7 landen. In 2021 kwam het in handen van private equity bedrijf PSG.
De tijd was gekomen om een betere opzet voor de financiële rapportage over de projecten te realiseren. De betreffende projecten zijn implementatieprojecten bij klanten die daar uiteraard voor betalen. Relevante parameters zijn dus gerealiseerde omzet, aanlooptijd van projecten, doorlooptijd van projecten en de effectieve benutting van de medewerkers.
Het resultaat
Projectgegevens worden bijgehouden in de resource management oplossing van Smartsheet (RM). Deze tooling is flexibel genoeg om zowel projectplanning als resourcemanagement te kunnen doen voor een startup, maar de vraag was hoe de projectrapportage gerealiseerd moest worden.
Ronald heeft als startpunt genomen het realiseren van de rapportage op basis van de RM gegevens. De gegevens uit RM werden gedownload naar een Excel template. Op basis van de berekeningen in dit template kan PMO de rapportage voorbereiden en na consultatie met projectleiders, account directors en de afdeling financiën de definitieve rapportage opleveren.
De opdracht
De vraag aan Ronald was om te helpen bij het opstellen van de maandrapportage over de lopende projecten. Startpunt werd al snel het gebruik van RM gegevens, zodat ervaring kan worden opgedaan met de rapportage voordat gaat worden gekeken naar een implementatie in bijvoorbeeld een BI tool.
De gegevens in RM omvatten de resource planning van de gecontracteerde projecten (zowel gepland als gerealiseerd), projecten die waarschijnlijk zullen worden gecontracteerd in de nabije toekomst en interne projecten zoals productontwikkeling en support. Medewerkers registreren hun tijd ook hier, zodat alle gegevens over tijdbesteding en geplande tijd in één bronsysteem voorhanden zijn.
De financiële rapportage kan worden berekend op basis van downloads uit RM. In deze downloads zjin daadwerkelijk gemaakte uren, geplande uren en niet-projectgerelateerde tijdbesteding aanwezig. Daarnaast zijn ook projectgegevens, zoals projectbudget, startdatum, einddatum, en dergelijke aanwezig. In de discussies over de verwachte rapportage zijn een aantal extra benodigde velden benoemd en gerealiseerd, zoals de gerealiseerde omzet uit afgelopen jaren, de datum waarop het Statement of Work is getekend. Daarnaast is afgesproken dat elk gecontracteerd project een unieke projectcode heeft, dat het projectbudget en start- en einddatum ervan bekend is, en alle geplande uren ingevoerd zijn. Ook is een begin gemaakt met het opnemen van de kosten van projectmedewerkers.
Ronald heeft het Excel template interactief ontwikkeld in nauwe samenwerking met de Customer Success manager zodat alle randvoorwaarden in onderling overleg werden bepaald en vertaald naar het template. Het template is in februari voor het eerst gebruikt voor de januari-maandrapportage.
