ERP-systeem vervanging tijdens COVID-19 periode
Een ruim 20 jaar oud systeem vervangen door een nieuw ERP-systeem voor de hele bedrijfsvoering van de cateraar van KLM die 7 dagen per week tegen de klok moet produceren. Met extra scope voor maatwerk software, iedereen die thuis werkt vanwege COVID-19 en ook nog een bedrijfsreorganisatie die afgekondigd werd waardoor veel banen kwamen te vervallen. Lees hoe Barry Peters de opdracht door deze turbulentie manoeuvreerde en soepel liet landen.
Het resultaat
Barry heeft ervoor gezorgd dat KCS voor al haar afdelingen in één keer over is gegaan op het ERP-systeem Microsoft Dynamics 365. Het verouderde ERP-systeem is nu vervangen en er KCS werkt verder aan optimalisatie en innovatie van de bedrijfsprocessen in fase 2. Menu- en dienstwissels die KLM regelmatig doorvoert, kunnen nu sneller en flexibeler ondersteund worden.
De opdracht
KCS is een van de top 5 luchtvaart-cateraars in Europa en verzorgt al het eten en drinken aan boord.
In september 2020 werd KWD Resultaatmanagement gevraagd om de business-implementatie over te nemen van een door ziekte teruggetreden projectmanager. Barry nam het hele projectmanagement op zich van alle processen en afdelingen.
Behalve dat het project vooral uitgevoerd moest worden met alle mensen werkend vanuit huis, kondigde KCS ook een grote reorganisatie aan met veel personele consequenties. In deze setting met baanonzekerheid en COVID 19 beperkingen werd dus ook het kloppende hart van de organisatie veranderd door over te stappen van het oude BaaN (tegenwoordig: Infor) pakket naar Microsoft Dynamics 365 voor de bedrijfsonderdelen Inkoop, Productie en Finance.
Eerder was gekozen om live te gaan met een heel beperkt Minimum Viable Product (MVP). De gedachte was dat dit acceptabel zou zijn doordat er zo weinig gevlogen werd. Gaandeweg richting livegang kwam het inzicht dat de opschaling van het aantal vluchten sneller zou gaan en belangrijke ontbrekende functionaliteit toch nodig was. Daarom werd er alsnog voor een veel uitgebreidere scope gekozen waardoor er met spoed veel complexe maatwerk software gemaakt moest worden. Om dit zo snel en praktisch mogelijk te realiseren koos Barry voor een hybride vorm van projectmanagement waarin zowel Agile als Prince2 gebruikt werden en het project zowel online als onsite werd uitgevoerd.
Hiermee veranderde het project van een implementatie van een MVP-versie naar een project waarin alle bouw, test en conversie aspecten zaten:
- Bouw van complexe logica in maatwerk software
- Bouw van migratie tooling
- Testen van software en van migratie tooling
- Interface bouw en test
- End-to-end acceptatie testen
- Conversie strategie en draaiboek
- Supportorganisatie inrichten en afspraken met externe partijen
- Opleiding van alle medewerkers
- Go live en nazorg
Door zijn ervaring met end-to-end projecten en complexe conversies kon Barry de medewerkers in de toch al onzekere tijden begeleiden en vertrouwen geven in de afloop van het project. Middels het bijhouden van een stoplicht dashboard op de acceptatiecriteria maakte Barry inzichtelijk in hoeverre de organisatie klaar was om live te gaan.
Inmiddels is fase 2 gestart en daarin worden de processen en de software anders ingericht om de KCS-processen te optimaliseren. Bij deze fase past Agile werken nog beter en dus is Barry bezig om deze manier van werken goed in de organisatie te borgen zodat KCS hier ook zelf mee door kan ná fase 2.
