ERP, one size fits all?
In de Facilicom groep komen meerdere facilitaire bedrijven samen en bundelen ze hun krachten. Ook op het gebied van ICT. Daarom werd de stap gemaakt naar een organisatie brede ERP oplossing. Maar elk voordeel heeft zijn nadeel. Zo ook bij de uitrol van een organisatie breed ERP systeem, voor een landschap met diverse unieke bedrijven.
Resultaat
In de zomer van 2020 stapte ik op een rijdende trein als implementatiemanager FINO. Ik werd verantwoordelijk voor de uitrol van de ERP oplossing bij de werkmaatschappijen Breijer Contract Onderhoud Rotterdam, Almere en Amsterdam. Ondanks de uitdagingen die Corona met zich mee bracht, wisten we iedereen Coronaproof te trainen en de nieuwe applicaties binnen de werkmaatschappijen uit te rollen. Door inzet van beschikbare digitale middelen konden de nieuwe gebruikers op afstand worden ondersteund in de nazorgperiode. Zo werd voor het einde van het jaar het programma succesvol afgerond.
Opdracht
Het in 1966 opgerichte Gom is door diverse overnames en naamswijzigingen uitgegroeid tot de Facilicom Group. Bij deze groei ontstond ook een diversiteit aan ondersteunende administratieve systemen. Om te kunnen profiteren van het schaalvoordeel moest dit worden teruggebracht. De ERP “one size fits all” oplossing werd uitgerold. Dit was een ingrijpende operatie, die niet alleen van het ERP pakket maar ook van de medewerkers, flexibiliteit verlangden. Toen ik in de zomer van 2020 op deze rijdende trein stapte hadden er al meerdere implementaties bij diverse werkmaatschappijen plaatsgevonden. Als implementatiemanager werd ik de schakel tussen het projectteam en de business. Ik was verantwoordelijk voor trainingen, ondersteuning van de business bij aanpassingen van processen en uitvoeren van de data migratie en contractinrichting.
“Je gaat het pas zien als je het door hebt.”
De uitdaging van deze implementaties was niet zo zeer de techniek of de strakke planning. De uitdaging was het veranderen in een tijd van onzekerheid. Veranderen in een tijd waarin we ook geschiedenis aan het schrijven waren. Het implementeren van een ERP pakket in het jaar van COVID19 bracht nieuwe uitdagingen met zich mee.
Omdat elk pakket voor en nadelen kent, moet je er mee aan de slag om de voordelen te gaan ervaren. En zo geschiedde. In hoog tempo werden de klantcontracten ingericht en werd er gestart.
Kort voor de go live kregen de gebruikers diverse trainingen afhankelijk van hun functie. Daarna was het leren door doen. Deze zwembadmethode had zich al eerder bewezen en bleek ook hier weer succesvol. Cruciaal voor het succes van de zwembadmethode is de ondersteuning de eerste weken na de go live. Dit kon niet fysiek, maar op afstand digitaal.
Het projectteam bleef de eerste weken na de start, dagelijks actief betrokken. De gebruikers werden live op afstand direct geholpen met al hun vragen. Ook werden aanpassingen in de inrichting direct doorgevoerd zodat de gebruikers weer door konden. Door deze intensieve en positieve samenwerking kregen de gebruikers het steeds meer in de vingers. Ondanks de afstand waren de projectteamleden altijd dichtbij om het scherm over te nemen of om vragen te beantwoorden.
Door dagelijkse online kennissessies met het hele team en een live helpdesk op afstand kon het projectteam de business ondersteunen. Zo werd ondank het nieuwe gewoon de implementatie eind december succesvol afgerond.
