Eén uniforme werkwijze voor examineren en diplomeren
Met het programma SIS! wil het Rotterdamse ROC Albeda de werkwijze van alle colleges standaardiseren, zodat de Albeda-medewerkers alle 15.000 studenten – ongeacht de opleiding(en) die ze bij Albeda volgen – op een uniforme en optimale manier bedienen, en alle student- en opleidingsgegevens via één integraal Studenten Informatiesysteem (SIS) inzichtelijk worden. KWD-projectmanager Eugène Penders leidt diverse projecten binnen SIS!, waaronder OR&O (Opleiden, Resultaten & Onderwijscatalogus) dat o.a. de inrichting van de examinering en diplomering van studenten voor haar rekening neemt.
Resultaat
Begin maart 2019 krijgt het project goedkeuring van de College van Bestuur van Albeda om de uitgewerkte werkwijze en inrichting voor examinering & diplomering m.i.v. studiejaar 2019/2020 voor alle opleidingen in te voeren.
Dat het projectteam een succesvolle pilot heeft gehouden bij 3 van de 6 clusters heeft in belangrijke mate bijgedragen aan vertrouwen en draagvlak in de inrichting. Tijdens deze pilot hebben diverse medewerkers van Examencommissies en onderwijsteams de werkwijze en inrichting objectief en kritisch beoordeeld, met een positief resultaat. Dit heeft geholpen om het vertrouwen en draagvlak te krijgen in diverse adviesorganen voor onderwijs en examinering.
Opdracht
Examinering & Diplomering is de eerste oplevering van het project OR&O. Naast Eugène bestaat het projectteam uit 2 Eduarte-consultants en 6 Albedamedewerkers uit colleges, stafafdeling Onderwijs & Kwaliteit en Functioneel beheer. Wekelijks komt het team op een vaste dag bijeen om intensief samen te werken en te overleggen. Vooraf spreekt Eugène status, planning en issues door met de lead consultant Eduarte en een teamlid met de rol van Quality Assurance manager.
Om te komen tot een Albedabreed proces zijn belangrijke keuzes nodig op directie- en CvB-niveau, die door het team worden voorbereid in beslisdocumenten. Eugène stimuleert de teamleden steeds alle voor- en nadelen van mogelijke oplossingen op tafel te leggen, en om dan samen tot een (unaniem) advies aan de proceseigenaren te komen. Met zijn positief-kritische en respectvolle houding en analytisch vermogen weet Eugène binnen het team levende visies over de inrichting van de processen goed op elkaar af te stemmen, waarbij hij een bruikbaar en eenvoudig proces als centraal doel stelt. Dankzij deze insteek is het eindresultaat veel meer dan ‘overgaan op een ander pakket’: er is sprake van een wezenlijke procesverbetering.
Belangrijk discussiepunt blijkt de strikte scheiding tussen ‘zorgen’ en ‘borgen’ in het nieuwe proces. De grote gevolgen hiervan voor colleges en individuele medewerkers leiden tot weerstanden en onzekerheden bij teamleden. Eugène neemt hier direct actie op. Hij nodigt de senior user van het programma (een voormalig collegedirecteur) uit voor een goed en open gesprek waarin het team de uitdagingen en onzekerheden op tafel legt en de senior user aangeeft wat een programma als SIS! vraagt van alle betrokkenen. Dit werkt goed uit, waardoor het team effectief en goed blijft samenwerken.
Op dit moment werkt het OR&O-team aan de volgende oplevering, namelijk de processen rondom toetsing, die ook in het nieuwe studiejaar operationeel moeten zijn.
