Digitalisering Strafrechtketen en vernieuwing kernsystemen
De Justitiële InformatieDienst (JustID) is de partner voor de strafrechtketen: Politie, Openbaar Ministerie, de Rechtspraak en de executie partijen om passende voorzieningen te realiseren om dossiers te kunnen scannen, te archiveren, van een digitale handtekening te voorzien en uiteindelijk digitaal uit te kunnen wisselen. Justid heeft hiervoor in Juni 2014 – tot Dec. 2015 een programma ingericht die deze voorzieningen programmatisch effectief en efficiënt levert in de keten.
Om de continuïteit de komende jaren van de kerninformatiesystemen zeker te stellen en hierna de vernieuwing van deze systemen plaats te laten vinden is een programma ingericht en uitgevoerd.
Digitaal werken
Resultaat
Programmatisch werken is bij Justid geïntroduceerd met behulp van kernteam die de visie uitdraagt, de verandering begeleid en de regie heeft over de wat en wanneer van de verschillende programmaopdrachten die in losse projecten worden uitgevoerd. Programma analyse is uitgevoerd, de opzet van het programma is vastgesteld, het programma is ingericht en het 1e plateau is gestart. Het effect is dat intern JustID effectief en efficiënt de digitale werkstromen met betrouwbare producten en diensten geleverd worden. Verbeteracties zijn gedefinieerd en worden door de lijnorganisatie opgepakt. Interne programmamanager is opgeleid, ingewerkt en programma is overgedragen zodat organisatie zelf verder kan.
Opdracht
Gezien de achtergrond en de uitdaging om als Justid de juiste en adequate gemeenschappelijke informatievoorzieningen aan te bieden voor o.a. het landelijk programma digitaal werken in de strafrechtketen (DWS) is door het directieteam besloten om een intern programma Digitaal Werken te starten:
- aanstellen van een programmanager die binnen afzienbare tijd de externe vragen kan vertalen naar één samenhangend programma en deze als zodanig te leiden;
- programma hiervoor in te richten;
- op bestuurlijk niveau met de keten-partners over de bijdrage vanuit Justid afstemmen en de bijdrage over de digitalisering van de ketenpartners te realiseren;
- formuleren in nauwe afstemming met het directieteam, de strategische richting voor Justid op het thema digitaliseren en vertalen naar concrete interen en externe doelstellingen;
- projecten vanuit samenhang en overzicht te besturen;
- deelnemen aan het landelijke programma DWS namens Justid.
Project
Kernteam ingericht die de ‘wat’ en ‘wanneer’ duidelijk maken, monitoren en controleren voor de projectopdrachten (18 stuks), lijnopdrachten (22 stuks) en verbeteracties (13 stuks).
Kernteam begeleid de implementatie van opdrachten.
Programmatisch werken was nieuw, opzet en werking gerealiseerd. Samen met Directieteam programmatisch werken doorgenomen bij de opbouw en inrichting van het programma. Strategische richting digitalisering met directie vastgesteld, architectuur producten voor de verschillende producten en diensten vastgesteld en geborgd. Stuurgroep ingericht die stuurt bestaande uit directieteam, programma-assurance en projectmanagers op afroep. Per kwartaal forecast en rapportage aan eigenaar op departement. Project Management Office ingericht die de besturing, het inzicht en het overzicht ondersteund voor het programma, de stuurgroep en het lijnmanagement. Programmamanagement opvolger opgeleid, ingewerkt en heeft de besturing overgenomen. Producten en diensten betreffen: scanvoorzieningen om het papieren documenten te vervangen voor digitale documenten, elektronisch document- en archiefbeheer, digitale handtekening (opzet, architectuur en proef gerealiseerd), digitale uitwisselingen van dossiers.
Vernieuwing kernsysteem
Resultaat
Extra programma opgezet om de kernsystemen te stabiliseren, te optimaliseren en te vernieuwen. Betreft technisch onderhoud, software kwaliteit verbeteringen en de vernieuwing van deze systemen met gemeenschappelijke bouwblokken. Programma analyse uitgevoerd, opzet vastgesteld en ingericht.
Opdracht
Realiseer samen met Justid en de eigenaar vanuit het kerndepartement een programmaplan en een business case voor het technisch noodzakelijk onderhoud en de vernieuwing van de kernsystemen van Justid op grond waarvan de eigenaar een besluit kan nemen.
Project
Samen met kerndepartement programmateam samengesteld binnen Justid om de feiten analyses vastgesteld te krijgen. Klankbordgroep met lijnmanagers om de feiten te toetsen. Omvang en de kwaliteit van alle kernsystemen vastgesteld. Architectuur vastgesteld die de migratie stap beschrijft tussen de huidige en de gewenste situatie. Uitgebreide business case en programmaplan vastgesteld, met DT doorgenomen en in de strategisch plannen geborgd. Strategische voorwaarden met DT en Departement qua opzet gerealiseerd. Drie realisatie sporen in details uitgewerkt: stabilisatie, optimalisatie en vernieuwing. Uitvoering is door de lijnorganisatie opgepakt en programma PMO monitort dit.
