Wat merkt de projectmanager van schaarste?

Van Dale definieert schaarste ‘als de omstandigheid dat iets in geringe hoeveelheden beschikbaar is.’ Dat is de absolute schaarste. Schoon water in Afrika is bijvoorbeeld schaars. Daarnaast is er zoiets als relatieve schaarste. Als bij de productie van een bepaald goed andere productiemiddelen worden gebruikt zoals geld of tijd, dan is dat goed in de economie schaars. Inzet van meer productiemiddelen kan de krapte economisch gezien reduceren. Daarnaast zijn er vrije goederen die nooit schaars zijn, zoals zonlicht. De zon gaat immers voor niets op. Als economisch gezien iets in geringe hoeveelheden beschikbaar is en de vraag ernaar is groot, dan drijft dat de prijzen op.

Schaarste noopt tot keuzes. Daarbij moet worden bedacht dat de vraag van mensen onbeperkt is. Dat geldt zowel voor goederen die absoluut schaars is als relatief schaarse goederen. Sommige keuzes zijn belangrijker dan andere. Wie een project wil uitvoeren waar bepaalde kennis onmisbaar is, dan is het beschikbaar zijn van die kennis de belangrijkste parameter voor de planning van het project. De keuze die dan moet worden gemaakt is: niet starten. Is iets minder onmisbaar dan kan het project getemporiseerd worden uitgevoerd.

Wat merken projectmanagers ?

In projectmanagement is de beschikbaarheid van projectteamleden altijd een fact of life geweest. Daar zijn projectmanagers dus wel aan gewend. Maar hoe zit het met andere zaken? In een poll onder 26 projectmanagers gaf 81 procent aan schaarste te zien in de projecten. Gevraagd naar waar zij dan schaarste waarnemen gaven ze aan dat het aantrekken van -voldoende- goede mensen met stip de belangrijkste schaarstefactor is in projecten. Een weinig verrassende conclusie wellicht, gegeven dat projectmanagement bij uitstek een vak is waar mensen het verschil maken. Ze gaven ook andere schaarsten aan (zie figuur 1).

De uitkomsten van de enquête laat zien dat de problemen op de hardwaremarkt terugkomen. Het percentage lijkt laag, maar dat wordt vertekend doordat veel projectmanagers weinig met de aanschaf van hardware te maken hebben. Degenen die daar wel mee te maken hebben zien wel problemen.

Niemand heeft last van schaarste in projecthuisvesting. Niet gek: de meeste teams werken tegenwoordig vooral vanuit huis.

Mogelijke strategieën bij het voorkomen van schaarste

Projectmanagers nemen dus schaarste waar. Dat is op zich niet zo erg. Voor projectmanagement behoort dit onderwerp thuis in de categorie risicomanagement. Sommige schaarste is inmiddels gepromoveerd naar de ‘issue’-categorie. Dat betekent dat de projectmanager daar pro-actief mee moet omgaan.

Er zijn zeer verschillende strategieën om schaarste te voorkomen.

• Keuzes maken! Kies scherper welke projecten wel en niet uit te voeren. Met minder projecten is de kans op een goede bezetting groter.
• Zet in op werving, maar verlies het behoud van goede mensen niet uit het oog. Dat betekent dat overwerken beperkt moet blijven.
• Kies voor de vlucht voorwaarts: maak een project aantrekkelijk voor mensen (moderne tooling, uitdagende opdracht, inspirerende teamgenoten). Zoek de publiciteit.
• Voor projecten is vaak inhuur nodig. Zorg dat die tijdig aan boord is; accepteer desnoods een minder efficiënte aanloopperiode.
• Doe het project met minder mensen. Dat betekent dus ook dat het project langer gaat duren.
• Onderzoek offshore resourcing. Haal mensen binnen van verder dan je gedacht had door remote werken nadrukkelijker in te zetten.
• Kies voor off-the-shelf producten in plaats van voor maatwerk.
• Hergebruik producten die je al hebt.
• Overweeg producten en halffabricaten op voorraad te nemen. Doe bestellingen (zeer) vroeg.
• Maak claims op levering concreet bij de leveranciers zodat zij tijdig kunnen produceren voor je project.
• Wees creatief: kijk of er andere invalshoeken voor uitvoering van het project te vinden zijn.

Dit is geen uitputtende lijst. De bevraagde projectmanagers kregen de vraag (open) voorgelegd hoe schaarste volgens hen is te voorkomen en zij gaven antwoord vanuit het perspectief van de projectmanager.

• Neem meer tijd voor de analysefase en onderzoek de voorliggende risico’s goed. Breng verschillende scenario’s in kaart. “Anticipeer door bijtijds het project te starten en door alternatieve scenario’s in werking te zetten.”
• Zorg voor hoge prioriteit voor je project. Stop het project als de prioriteit niet hoog genoeg is (en wordt).
• Maak scope en kwaliteit flexibel.
• Vraag extra budget voor de resourcing. Onderzoekeof er extra budget kan worden toegekend om de capaciteit te vullen.
• Start pas als de capaciteit rond is. Alleen die projecten/projectonderdelen starten waar de mensen voor beschikbaar zijn.
• Kijk naar alternatieve resourcing. Selecteer afhankelijk van de situatie een tweede of zelfs derde leverancier en/of vraag CV’s van potentiële kandidaten.
• Ontwikkel teamleden zodat ze de rol van anderen (ook) kunnen nemen. Leidt junioren op voor het team.
• Wees transparant en doe veel aan verwachtingsmanagement.
• Bestel vroeger in het traject dan je misschien gewend bent. Een antwoord: “Wij hebben claims per kwartaal bij leveranciers neergelegd zodat de leverancier vooraf kon produceren”.
• Overweeg voorraad aan te leggen als mitigerende maatregel.
• Zorg goed voor het projectteam. “Liever goed dan snel en de schaarse mensen afbranden”.

Bovenal komt het aan op het vakmanschap van de projectmanager: zorg dat het risico met betrekking tot schaarste op de radar staat van opdrachtgever en stuurgroep en dat is nagedacht én gesproken over hoe met dit risico om te gaan.

Mogelijke strategieën in het omgaan met schaarste

Schaarste kan een projectmanager ook gewoon overkomen. Dan stapt plots een briljante ontwerper op die significant meer kan verdienen in een ander project. De consultant die je zou ondersteunen valt uit met een burn out. De leverancier belt je op met de mededeling dat hun leverancier ook niet levert.

Dealen met dergelijke issues hoort een normaal onderdeel te zijn van het projectmanagement. Voor de aanpak van schaarste-issues gaven de bevraagde projectmanagers de volgende mogelijke strategieën:

• Kijk wat je kunt doen:
  •  “Analyseer de beheerfactoren kwaliteit, scope, resources, geld en tijd. Bepaal waar je mee kan spelen en waarmee niet. Bespreek dit met de stuurgroep.”
  • “Ontwikkel oplossingsscenario’s en vraag daarover besluiten te nemen.”
  • “Adviseer over de prioritering en bewaken van de ondergrens van de kwaliteit.”
  • “Lever hardware daar uit waar het volgens planning het eerst nodig is.”
  • “Neem even een adempauze om exact in kaart te brengen wat de impact is van de schaarste op het project en de voortgang.”
• Accepteer dat het project langer gaat duren en meer gaat kosten.
  •  “Hou kwaliteit en resultaat gelijk, maak doorlooptijd langer en minimaliseer daarbij de extra kosten en stemt dit afmet opdrachtgever en stakeholders.”
  • “Rapporteer over schaarste en accepteer de consequenties ervan.”
  • “Stem planning en verwachtingen hierop af.”
• Zet de schouders onder het project, pas de ‘branden blussen’ methode toe:
  • “Roei met de riemen die je hebt en probeer gaten dicht te lopen.”
  • “Doe eerst alleen wat echt moet, haal dan adem, blijf kritisch kijken en bepaal wat het volgende is wat echt moet.”
• Verbreed het draagvlak; het is niet alleen het probleem van de projectmanager. “Maak het een probleem van de opdrachtgever en de stuurgroep”
• Hulp bij anderen vragen: “Speel leentjebuur bij andere projecten/of vanuit de lijn.”
• Check de alternatieven: “Laat leveranciers nabellen over beschikbare alternatieven in stock en claim deze direct.”

Kortom, schaarste gaat voorkomen en je moet er het beste van maken. Als je niet van tevoren hebt nagedacht over de mogelijke risico’s dan rest vaak niet meer dan te accepteren wat er voorvalt en proberen de brandjes te blussen.

Conclusie

In deze tijd van toenemende schaarste is het adagio “bezint eer ge begint” een verstandige. Opdrachtgevers doen er goed aan bewust te kiezen voor projecten waar zij de volle ondersteuning op kunnen en willen geven. Voor de projectmanager is het raadzaam om meer tijd te nemen dan ‘vroeger’ in de analyse- en planfase. Het lijkt een goed idee om scenario’s op te stellen om te kijken hoe de grootste afhankelijkheden met betrekking tot schaarse voorkomen kunnen worden. En heb binnen het gekozen scenario al mitigerende maatregelen klaar voor het geval het project toch geraakt wordt door schaarste. Issues zijn er altijd maar op schaarste kunnen we ons voorbereiden.