Voor de projectmanager is duurzaamheid een egel

In het Vakblad nr. 10 werd een lans gebroken voor het onderwerp duurzaamheid. Het moet een belangrijk thema zijn voor organisaties en daarmee ook in projecten (en andere resultaatgerichte initiatieven, maar laat ik hier maar even de titels ‘project’ en ‘projectmanager’ gebruiken). Uitgangspunt van het artikel was: iedereen heeft een verantwoordelijkheid voor hetgeen ons in ‘bruikleen’ is gegeven.

Ik ben het daar mee eens; om deze wereld goed achter te laten zullen we er ons actief om moeten bekommeren. Blijft nog wel de vraag: wat moet een projectmanager ermee? De focus van een projectmanager ligt in het behalen van de resultaten zoals opgenomen in de businesscase van het project. Deze resultaten moeten liefst zo snel mogelijk en tegen zo laag mogelijke kosten worden gerealiseerd. In het ideale geval heeft de opdrachtgevende organisatie duurzaamheidsdoelstellingen gedefinieerd die vertaald kunnen worden naar de concrete opdracht, zodat duurzaamheid wordt vertaald naar op te leveren resultaten. Ofwel vertaald worden naar de randvoorwaarden waarbinnen de projectmanager zich dient te bewegen. In dat geval heeft duurzaamheid eenzelfde slagkracht als compliance.

Dan de vraag: wat is duurzaamheid en hoe vertaalt zich dat in concrete termen? De Verenigde Naties heeft een 17-tal ontwikkelingsdoelen voor duurzaamheid geformuleerd. Daarmee is evenwel het probleem nog niet opgelost. De invulling van al deze doelen luistert nauw en kunnen stekeligheid opleveren voor zowel opdrachtgever als projectmanager.

Gender equality als voorbeeld

De doelstelling ‘Gender equality’, is een van de ontwikkelingsdoelen. Er leven daar momenteel twee verschillende beelden over. Gaat het doel over het realiseren van gelijke kansen (equality of opportunity) of over gelijke afspiegeling (equality of outcome)? Of zijn beide beelden van belang? Bij het samenstellen van een projectteam is de projectmanager primair gefocust op het binnenhalen van goede mensen. Gaat het om het bieden van gelijke kansen voor een plaats in het team, dan kan een projectmanager daarmee nog wel uit de voeten. Maar als het projectteam qua samenstelling een afspiegeling moet zijn van de personeelssamenstelling van de opdrachtgevende organisatie (of van de bredere maatschappij) dan ligt dit alweer een stuk ingewikkelder. Veel vaker is de keuze echter beperkt (dit nummer gaat niet voor niets over schaarste) en moet de projectmanager zeilen bijzetten om überhaupt het team adequaat te kunnen invullen. De nadruk zal in de praktijk dus vaak op beschikbaarheid uitkomen. Hoe beoordeel je de teamsamenstelling dan ten opzichte van de duurzaamheidsdoelstelling? Wat heeft voorrang en wie bepaalt dat?

Spannend, spannender

Het wordt nog spannender als de opdrachtgevende organisatie geen doelstellingen en randvoorwaarden heeft geformuleerd voor duurzaamheid. Het nemen van extra maatregelen die duurzaamheid bevorderen kosten tijd en geld, en daar zitten opdrachtgevers die aan hun bonus denken in de regel niet op te wachten. De projectmanagers die ik spreek vinden wel dat de discussie aangegaan moet worden als er aantoonbaar niet-duurzame feiten op tafel liggen. Denk hier bijvoorbeeld aan de materiedeskundige die elke week op en neer vliegt naar zijn huis in een ver buitenland. De projectmanager is goed geïnformeerd en is daarmee de aangewezen persoon om de discussie aan te gaan, maar is tegelijk gebaat bij een goede relatie met de opdrachtgever. Choose your battles wisely, luidt het gezegde, toch?

Operationeel is bovenstaande discussie wellicht nog te voeren, het wordt nog stekeliger als de gesprekken moeten plaatsvinden op tactisch of strategisch niveau. Moet dan nut en noodzaak van een project ook bediscussieerd worden met het oog op duurzaamheid? Moeten duurzaamheidscriteria worden opgenomen in de selectiecriteria van nieuwe software? Als de opdrachtgever en de opdrachtgevende organisatie daar niet op zitten te wachten, prikt de projectmanager zich zomaar in de vingers.

Voor duurzaamheidsopgaven moet daarom de primaire taak en verantwoordelijkheid bij de opdrachtgevende organisatie liggen. Daar kan slagkracht worden bereikt. Het streven naar en werken aan consistentie, naleving van doelen, rapportages en controlemechanismes zijn beter op hun plek binnen een staande organisatie. Tegelijkertijd komen organisaties minder makkelijk in beweging en als mens wil je niet zo lang wachten op het realiseren van duurzaamheidsaspecten. Zoals ik al zei: een stekelig onderwerp.

Wat kan een projectmanager doen?

Wat kan een projectmanager dan wel doen? Dit bijvoorbeeld:

• Opmerkzaam blijven bij het beloningsbeleid. Dit zal in de regel vooral bij ingehuurde mensen een rol spelen. De projectmanager gaat hier vaak niet over maar kan wel bezwaren uiten bij slechte beloning.
• Gezondheid en welzijn. Een projectmanager kan te grote werkdruk en structureel overwerk tegengaan en zorgen voor goede huisvesting. Dit botst soms met de belangen van de opdrachtgever, dus kan een stekelig onderwerp zijn.
• Gender equality: gelijke kansen scheppen voor iedereen. De projectmanager kan voor de functies waar meer mensen naar dingen een omgeving creëren die gelijke kansen bevordert. Dat kan bijvoorbeeld door CV’s te anonimiseren. Samenwerking met HR of inkoop is hier noodzakelijk. Let erop dat medewerkers voor dezelfde functies voor hetzelfde tarief worden ingehuurd.
• Energiebesparing: Zoek met het team in projecten naar mogelijkheden voor het besparen van energie. Hoe vaak komen we naar kantoor? Bij teams in verschillende landen kan het uitgangsprincipe zijn dat lokaal werken voorop staat en dat er overleg vooral virtueel is. Zet computers uit als je naar huis gaat.

Er zijn veel voorbeelden te bedenken wat een projectmanager kan doen die zich ook verantwoordelijk voelt voor de duurzaamheidsopgave in onze maatschappij. Belangrijk is het onderwerp met je team te bespreken. Daag jezelf en je team uit om innovatief te zijn; maak er een sport van om duurzamer te worden. Dat is niet makkelijk in een klimaat waar niet iedereen ervan overtuigd is dat er een duurzaamheidsprobleem is. Een stekelig onderwerp dus, maar daarom niet van minder belang.