Valkuilen bij schatten projectkosten

De algemene rekenkamer rapporteerde in september 2012: ICT-projecten bij de overheid zijn moeilijk in de greep te houden. Ze kosten meer dan begroot, vragen meer tijd dan gepland en/of leveren niet het gewenste resultaat op. En dit is niet alleen het geval bij de overheid, ook in het bedrijfsleven is dit nog vaak zo. Toen we in 1985 voor het eerst onderzoek deden naar ICT-projectkosten bleek dit al zo te zijn. We moeten constateren dat er de afgelopen decennia weinig is veranderd. Natuurlijk zijn de projecten groter en complexer geworden, maar toch. We willen een antwoord geven op twee vragen:

1. Hoe komt het toch dat we het schatten van ICT-projectkosten niet goed onder de knie krijgen?
2. Wat zijn best practices om dat schatten wel voor elkaar te krijgen?

Het antwoord op vraag 1 geven we aan de hand van tien stellingen. Het antwoord op de tweede vraag rolt daar eigenlijk automatisch uit. In het bijgevoegde kader hebben we de tien stellingen ‘vertaald’ in tien best
practices.

Stelling 1: We schatten maar een deel en we weten niet welk deel

Schattingen behoren niet alleen over geld (wat gaat het kosten) en tijd (wanneer is het klaar) te gaan. Schatten is meer dan dat. Je moet ook inschatten wat je voor dat geld en in die tijd gaat leveren, welke
activiteiten je gaat uitvoeren, welke (deel)producten er worden opgeleverd, welke resources je daarvoor nodig hebt, hoe tijd, geld en resources verdeeld worden over de verschillende projectfasen, welke risico’s te verwachten zijn, wat de baten zullen zijn, wat het commitment van de stakeholders is, wat beheer, onderhoud en gebruik zullen gaan kosten et cetera. Kortom: maak als projectmanager een ‘Product en Work Break Down’ als basis voor schattingen en houd daarbij ook rekening met bijkomende zaken als demonstraties et cetera.

Vraag met onderstaand formulier het volledige artikel aan.