Tools voor de projectmanager
KWD vroeg een aantal projectmanagers welke tool zij zouden selecteren als er slechts één hulpmiddel in het project gebruikt mag worden. Welk gereedschap draagt elke projectmanager in zijn koffer en welke wordt er als eerst uitgehaald?
De top 5 projectmanagement tools ziet er als volgt uit:
Nummer 5: Risico Log
Niet door iedereen genoemd, maar wel hoog gewaardeerd: het risicolog. “Projectmanagement is het managen van risico’s”, aldus een van de respondenten. “Aan de hand van mijn risico log kan ik de opdrachtgever en stuurgroepleden continu uitleggen welke beren we nog op de weg kunnen tegenkomen.” Uiteindelijk scoort het risicolog in de PM Survival Kit een respectabele vijfde plaats.
Nummer 4: Product Breakdown Structure
Product gebaseerd plannen is een techniek die met name door Prince2 aan populariteit heeft gewonnen. Projectmanagers die eenmaal ervaring hebben opgebouwd met PBS, erkennen de toegevoegde waarde onmiddellijk. Dat we de PBS op nummer 4 in de PM Survival Kit terugvinden is dan ook niet verwonderlijk. “Met wat verschillende kleurstiften en een pak geeltjes ben ik in staat mijn project te plannen, inclusief afhankelijkheden”, aldus een van de PBS ervaringsdeskundigen.
Nummer 3: MS Project
Op de derde plaats is MS Project geëindigd. Veel projectmanagers schuiven het naar voren als een prima hulpmiddel voor productgebaseerd plannen. MS Project zou zeker hoger zijn gewaardeerd, als het wat beter leesbaar en bruikbaar zou zijn voor mensen die de software niet goed beheersen. “Zonder uitgebreide training haal je niet uit MS Project wat er in zit”, was een veelgehoorde reactie.
Nummer 2: Pen en papier
Een mooie tweede plaats is er voor een voor de hand liggend en altijd beschikbaar hulpmiddel: pen en papier. Een van de projectmanagers verwoordde het als volgt: “als je voor een nieuwe opdracht bij een organisatie binnenkomt, bestaat het grootste deel van je tijd uit het voeren van gesprekken. In mijn ogen vormen pen en papier nog altijd de ideale tool voor het maken van aantekeningen en het delen en toetsen van ideeën. Papier is tenslotte geduldig en laat je zelden in de steek. Daarnaast leent het zich bijvoorbeeld ook prima voor het houden van brown-paper sessies of product breakdown sessies.
Nummer 1: Excel
De onbetwiste nummer 1 in de PM Tool Survival Kit is natuurlijk geworden… Excel. Veel gehoord pluspunt van Excel: “Iedereen heeft het, iedereen kent het en de meesten kunnen het.” Volgens alle deelnemers is Excel breed toepasbaar binnen projecten. Of je nu activiteitenplanningen en resourceoverzichten moet maken, of templates voor risicomanagement en rapportages van testbevindingen. Lang leve de spreadsheet, leve Excel!
Resultaat boeken voor en met jou
Wij starten met goed luisteren naar jou als opdrachtgever. Om samen een effectieve en succesvolle aanpak te kiezen voor de gewenste transitie van jouw huidige situatie-A naar het te bereiken resultaat-B. Ons gezamenlijk doel is altijd: Nul Mislukkingen! voor jouw projecten.