Resultaatmanagement en Getting Things Done®

Als vakvrouw of vakman hebben we daar allemaal onze eigen manier voor. Het helpt enorm als je je eigen werkwijze op orde hebt. Op een manier die bij jou past. Voor sommigen is dat een simpel actie- of bellijstje. Anderen vertrouwen op een goed geheugen en improvisatievermogen. Weer anderen gebruiken hiervoor een kant-en-klare tool of verschillende apps. Zolang je de klus maar geklaard krijgt.

Getting Things Done®

Een van de aanpakken die misschien voor jou kan werken is de methode Getting Things Done® (GTD) van David Allen. Gelanceerd in 2001 en sindsdien doorontwikkeld en geadopteerd door een groot aantal productiviteits- en lifestyle goeroes. Ondersteund door allerlei slimme (en minder slimme) apps. Wat heb je daar als projectmanager eigenlijk aan?
Simpel gezegd: het geeft je overzicht en vermindert allerlei ‘ruis’ – zodat je met meer focus en concentratie alle belangrijke stappen kunt (laten) zetten op weg naar het resultaat dat je wilt bereiken. Hoe dat werkt?

5 Stappen voor meer focus

GTD onderscheidt 5 stappen in het organiseren van de dingen die jij gedaan wil krijgen. De stappen lopen na enige oefening als vanzelf, razendsnel en door-elkaar-heen. Je hebt na een tijdje als het ware een soort ‘spiergeheugen’ opgebouwd.

Dit zijn de afzonderlijke stappen:

Stap 1: Verzamelen

Je verzamelt als projectmanager allerlei inputs waarmee je iets wilt of moet doen. Via mails, in meetings, bij de koffie, via hand-outs, door spontane ingevingen en nog veel meer. Dat gaat de hele dag door. Waar laat je al die input? GTD biedt verschillende manieren, maar “Bewaren in je hoofd” hoort daar niet bij. Bij GTD organiseer je een INBox, op wat voor manier dan ook. Dat zorgt ervoor dat je hoofd helder is en bezig gaat met de juiste actie (en niet met alles te onthouden).

Stap 2: Processen

Wat betekent die verzamelde input eigenlijk? Wat moet je er mee? Sommige input:

• kun je gewoon negeren. Je krijgt bijvoorbeeld een cc met een statusrapport over een issue dat speelt in je klant-organisatie, maar dit valt duidelijk buiten je project-scope. Actie: niets mee doen, mail archiveren.
• levert overduidelijk een concrete vervolgactie op. Je hoort bijvoorbeeld dat een teamlid wat langduriger ziek is. Eerstvolgende actie: bel zijn projectleider en regel iets passends voor het teamlid.
• vraagt om verheldering. Er zit bijvoorbeeld een Request for Change aan te komen voor je project, maar de impact is nog onduidelijk. Jouw actie: bel je senior ontwerper voor meer achtergrond-informatie.

Bepaal per input dus de eerstvolgende concrete actie. Wie moet je bellen? Wat moet je uitzoeken en hoe ga je dat doen? Welke mail moet je terugvinden? Wie moet je waarover spreken? Kortom: wat is jouw eerstvolgende concrete actie?

Stap 3: Organiseren

Nu je bepaalt hebt wat jouw eerstvolgende actie is, organiseer hoe en wanneer je die actie gaat uitvoeren. Sommige acties kan je binnen 2 minuten afhandelen: gelijk doen! Mogelijkheden voor acties langer dan 2 minuten:

• noteer de actie in je bel- of actielijst
• zet het op de agenda van het eerstkomende teamoverleg met deelproject A
• agendeer het voor je eerstkomende overleg met je opdrachtgever
• etcetera

Misschien is er bij een bepaalde actie wel sprake van een nieuw deelproject. Zoals: een potentieel leveranciersrisico is nu plotseling een project-issue geworden, dat moet worden opgelost met een speciale task-force.
Houd daarom een lijst bij met relevante deelprojecten en aandachtsgebieden waarvoor jij eindverantwoordelijk bent, en waarbinnen jij allerlei acties aan het ondernemen bent.

Stap 4: Review

Loop regelmatig door jouw lijst met deelprojecten en aandachtsgebieden en beoordeel de actuele status. GTD spreekt hier van de Weekly Review.  Een paar voorbeelden van hiervoor genoemde inputs:

• issue met leverancier: heb jij die mail aan de afdeling Inkoop al gestuurd? Is de gevraagde reactie al binnen en kan je daar wat mee? Is er nog ander nieuws? Wat is de eerstvolgende actie die jij nu kan/moet ondernemen?
• ziek teamlid: heb je zijn projectleider al gesproken? Is er richting de medewerker nog actie nodig? Moet er vervanging geregeld worden? Is de impact op de planning helder? Wat is de eerstvolgende actie die jij nu kan/moet ondernemen?
• Request for change: heeft je senior-ontwerper al rapport uitgebracht? Is het tijd om haar een herinnering te sturen? Wat is de eerstvolgende actie die jij nu kan/moet ondernemen?

De wekelijkse review is het moment om waar nodig je bel- en actielijsten bij te werken. Het is, temidden van de dagelijkse hectiek, weer even het moment een helikopterview op je project in te nemen en focus aan te brengen.

Stap 5: Doen

Zorg dat je je actielijsten bij de hand hebt, trek dagelijks een plan en pak je rol. Forwarding the action, op weg naar het eindresultaat!

Hoe doen jullie dat?

De GTD-methode kan jou als projectmanager verrassende manieren bieden om je eigen productiviteit te verbeteren en meer focus aan te brengen in je acties. In het voorgaande noemde ik een aantal voorbeelden uit mijn dagelijkse projectpraktijk. Maar ik gebruik GTD ook voor mijn privé-projecten. Ik ben benieuwd naar jullie aanpak “To Get Things Done”