Projectsucces vraagt ook inzicht in culturele verschillen

‘Enkele jaren geleden leidde ik een project in Finland. Op een dag waarop we een workshop hielden ging ik, projectmanager en leider van de workshop, ruim van tevoren al naar de vergaderzaal om zaken voor te bereiden. Tot mijn verbazing zat het voltallige Finse projectteam daar al, in stilte, aan de koffie. Ik zag mijn grondige voorbereiding al verstoord worden door geklets en afleiding. Geen van de aanwezigen had echter behoefte aan small-talk of überhaupt aan een gesprek. Ze waren gewend om in stilte hun koffie te drinken en wat te lezen, of te werken. Pas om 9:00 bij de officiële start van de workshop kwamen ze tot leven. Ik had intussen de wifi en beamer op orde, mijn mail bijgewerkt en wij hadden die dag een prima workshop. Ik leerde die dag dat verwachtingen alleen die van jou zijn en niet die van een ander.’ 

Tip1 : Toon respect en interesse voor cultuur.

Bij projecten in Duitsland heb ik er een gewoonte van gemaakt gezegdes te verzamelen en er vragen over te stellen als ze langskomen in een gesprek. Dat biedt louter voordelen: je leert een taal beter spreken en de Duitse collega’s waarderen het zeer als ik interesse toon in hun taal. Hierdoor kom je op relationeel vlak verder. Maar ook praktisch heeft het een groot voordeel: door vragen te stellen over de communicatie stuur je het gesprek en blijf je gemakkelijker aan de bal. Soms kom je zo ook nog eens iets te weten over de geschiedenis van een land. In Hongarije ervoer ik dat als volgt: Hongaren zijn vaak apetrots op het grote rijk dat de Oostenrijks-Hongaarse dubbelmonarchie eens was. Een Hongaarse manager leidde mij in 2011 rond in Boedapest en vertelde over de bouwwerken van rond de eeuwwisseling. Waarmee hij natuurlijk die van 1900 bedoelde, toen Hongarije nog een machtsfactor van betekenis was in Europa……

Tip 2: Verwar cultuur niet met gedrag

Gedrag krijgt pas betekenis binnen een culturele context. Het gedrag van een ander kan vanuit jouw culturele interpretatie gevoelens bij je oproepen. Door je eigen gevoel opzij te zetten kun je verschillen overwinnen die belemmerend zijn. Zo ergerde ik me in mijn eerste voorstelrondje in de USA aan de bluf van mijn gesprekspartners. Door me te realiseren dat er nou eenmaal bij hoort en dat het oppervlakkige net-niet-interesse-tonen in Amerika een andere betekenis heeft dan in Europa, werd het geen issue. Have a nice day klinkt voor ons misschien gratuit, maar die vriendelijkheid hoort erbij. Amerikanen in Nederland verbazen zich op hun beurt weer over de Nederlandse onvriendelijkheid en directheid.
Een cultureel issue is meestal alleen voor jou een probleem en niet voor de ander. En realiseer je: cultuur uit zich in gedrag, maar gedrag heeft geen inhoudelijke betekenis.

Tip 3 : Wees je ervan bewust dat er processen zijn die jij niet waarneemt of kunt controleren

In onderhandelingssituaties met bijvoorbeeld leveranciers uit een ander land, kun je te maken krijgen met situaties waarin mensen in “onderonsjes” in hun eigen taal met elkaar willen afstemmen. De beheersing van de Engelse taal in landen als Polen is vaak veel slechter is dan bij ons. Dat maakt dat niet iedereen na een overleg dezelfde interpretatie daarvan heeft of dat iedereen alles precies op dezelfde manier heeft begrepen of onthoudt. Zeker als het overleg online is, is dat niet zonder meer logisch. Die onderonsjes hebben dus wel degelijk een functie, en kunnen ook zeker leiden tot een beter gesprek. Deze processen moet je de ruimte geven, ook als ze niet direct zijn waar te nemen of te controleren. Door deze decentraal afspelende processen centraal bespreekbaar te maken, misschien zelfs te plannen en bijvoorbeeld terugkoppelingen af te spreken, kun je ze wel enigszins managen.  

Tip 4: Leiderschap staat centraal.

Een leider van een (project)team moet verschillen overbruggen en moet het team tot een geheel smeden. Dat behoort tot het takenpakket. Door (werk)afspraken te maken en manieren van samenwerken te bespreken, kunnen een leider en team samen de spelregels bepalen. In een project maak je zo met elkaar feitelijk je eigen cultuur.
Door een duidelijk “Als je met mij werkt gaat het zo” uit te stralen en af te spreken geef je richting aan de samenwerking in je team waarbij ieder vanuit zijn nationaliteit daarbij kan aansluiten op zijn of haar eigen manier. Waar wij misschien zouden denken dat er een Scandinavische cultuur is, heeft de samenwerken tussen Zweden, Noren en Finnen juist een heel specifieke dynamiek, zo is mijn ervaring vanuit een project in Finland.

Concreet: Een Zweed is niet alleen een Zweed, hij denkt alleen wel vaak vanuit een Zweeds denkkader. Maar men is natuurlijk prima in staat om binnen een gewenste projectcultuur samen te werken. Zo zul je zien dat je met gezond verstand, als je rekening houdt met verschillen en daarmee bewust omgaat, een heel eind kunt komen in het succesvol laten samenwerken van een internationaal team. Toch kan het handig zijn om wat theoretisch houvast te hebben.

Het kan helpen meer te begrijpen van bepaalde mechanismen. Er zijn verschillende modellen die culturele dimensies beschrijven en context bieden. Kluckhohn & Strodbeck (door Storm aangehaald in Vakblad 5) en het Hofstede Country comparison model bieden respectievelijk 5 en 6 dimensies om cultuur oriëntaties te beschouwen. Bedenk daarbij dat dit soort modellen generieke dimensies beschrijven en dat een mens/collega niet een model is. Ook is het heel goed mogelijk dat de verschillen binnen één landcultuur of binnen organisaties groter kunnen zijn dan tussen culturen.