Procesmigratie: weg met de eilandjes

Aanleiding

In 2020 is een grootschalig migratietraject gestart bij NCVB Bedrijfsopleidingen:  een aanbieder van gecertificeerd MBO onderwijs aan studenten die daarnaast werken.  alle processen vanuit een maatwerksysteem werden overgezet op een standaard studentadministratiepakket. Dit pakket was al in gebruik bij 16 andere MBO scholen.

We kozen er voor  om deelprocessen sequentieel los te knippen en over te zetten. Dit bleek een prima aanpak.  per deelproces was er een verantwoordelijke teamleider in de organisatie. Naarmate meer processen richting livegang bewogen, werd echter de noodzaak voor een totaaloverzicht over alle processen groter en groter.

Doel

Het proces ‘opstart van een student’ (van opleidingsontwerp tot eerste lesdag) was een intensief proces, waarbij meerdere afdelingen vaak in een race tegen de klok werkten. Dit leverde traditioneel een enorme piek op tijdens het einde van de zomer, juist wanneer ook veel mensen vakantie nemen. Dit proces verliep suboptimaal.

Met de migratie is daarom de kans gegrepen om niet alleen inzichtelijk te krijgen hoe de nieuwe processen vanuit verschillende afdelingen zullen gaan lopen, maar ook een aanpak om de druk te spreiden over meerdere maanden. Enerzijds wil NCVB Bedrijfsopleidingen zo flexibel mogelijk studenten laten starten, anderzijds wil zij de interne organisatie de ruimte geven om zaken goed te regelen. Hiervoor moesten verschillende afdelingen hun werk anders organiseren.

Opzet

Belangrijk voor alle teammanager was goed zicht te hebben op de onderlinge afhankelijkheden in hun processen. Met name vragen als ‘Welke actie triggert wat?’ en ‘Hoe gebeurt dat nu exact in de praktijk?’.

In een Excel  waarin de processtappen per team en de afhankelijkheden tussen stappen werden beschreven was de start. Het resultaat hiervan was aardig, maar de scherpte bleef uit en er bleven te veel vragen onbeantwoord. Duidelijk werd dat er meer behoefte was aan een visuelere weergaven van de processen.Deze oplossinghad visueel zijn beperkingen en daar was toch meer behoefte aan. Het was duidelijk dat er meer nodig was.

De X-lijn

In meerdere workshop-sessies is vervolgens een whiteboard gebruikt met met post-its. Elke kleur post-it stond voor één afdeling. Per processtap werd een post-it opgehangen. Tussen de post-its werden pijlen getrokken als er een directe afhankelijkheid bestond. De post-its werden volgordelijk opgehangen, wat de tijdslijn van opleidingsontwerp tot eerste lesdag moest uitbeelden, dit werd de X-lijn genoemd. Met tekstballonnen werd meer uitleg gegeven over de stap indien noodzakelijk.

Met name in de eerste sessies kwamen nog serieuze hiaten naar voren, waarbij eigenlijk niemand wist hoe het proces liep, of erger nog, diende te lopen. Ook dat werd opgenomen in de X-lijn. Doordat dit ook nog eens grote vraagstukken waren, was het niet mogelijk om deze te parkeren en verder te gaan. Dit zorgde gevoelsmatig voor een trage voortgang (‘We hangen al een uur bij één post-it!’), maar was desalniettemin hard nodig. De moed werd erin gehouden met luxe broodjes, taart en af en toe een actieve break.

Naarmate de X-lijn een meer vaste vorm kreeg, herkenden de teams beter hun eigen proces en de onderlinge afhankelijkheden. Aangezien de start van het nieuwe schooljaar samenvalt met de livegang van een aantal processen, is de X-lijn direct in gebruik genomen om processen te monitoren. Regelmatig werd gekeken naar de praktijk en de processtappen zoals ontworpen, dit liep namelijk nog al eens anders dan gedacht. Was er sprake van miscommunicatie, snapten medewerkers niet wat werd gevraagd of klopten de aannames in de X-lijn wellicht niet en werd er daarom afgeweken?

Uiteindelijk is de X-lijn digitaal uitgewerkt en op groot formaat geprint en op meerdere kantoren opgehangen, zodat alle medewerkers hier zicht op hadden. Een zichtbaar, tastbaar resultaat dat een prominente plek heeft gekregen in de dagelijkse besturing van de organisatie.

Ervaringen en leerpunten

• Een groot bord, kleuren en visueel maken helpt een team enorm om meer zicht te krijgen op alle veranderingen, afhankelijkheden en gewenste resultaten.
• Het proces kan soms stroperig of langdradig aanvoelen. Het is schipperen tussen de touwtjes kort houden voor bijzaken en ruimte geven om essentiële items grondig aan te pakken. Je hebt in deze sessies immers alle betrokkenen en verantwoordelijken bijen, dat is ook een mooie kans voor goede besluitvorming.
• Er is voor gekozen om niet alle details per processtap op te nemen in de procesplaat, dit zou het onoverzichtelijk maken. Wanneer er echter vaak onduidelijk bleef over de exacte uitvoering van een processtap, is dit door middel van tekstballonnen in de procesplaat zelf verduidelijkt, zodat de cruciale informatie op één plek terug is te vinden.
• Zorg voor een blijvend resultaat en maak een digitale versie die op groot formaat geprint kan worden en opgehangen op de werkvloer.