Wetenschappelijk onderzoek naar projectstuurgroepen
Ook in deze agile tijd worden veel projecten aangestuurd via een dedicated projectstuurgroep. Eén van de doelen is het leveren van een platform voor stakeholdermanagement, een ander het adviseren van de opdrachtgever voor besluitvorming en projectbeheersing. Van een stuurgroeplid wordt veel verwacht, terwijl deze lang niet altijd relevante ervaring heeft.
Jaap Stoppels doet wetenschappelijk onderzoek aan de TU Delft naar de interne werking van stuurgroepen. Als je met hem van gedachten wilt wisselen of meehelpen, dan hoort hij het graag.
Stuurgroepen voor Enterprise System implementaties
Bij complexe projecten maken veel organisaties gebruik van een dedicated stuurgroep. De opdrachtgever kiest de leden, gebaseerd op de formele contracten achter het project, vertegenwoordiging van de belangrijkste stakeholders en op toegang tot kritisch moeilijk verkrijgbare resources.
Over de interne werking van stuurgroepen is bijzonder weinig wetenschappelijk onderzoek beschikbaar. Wel zijn er praktijkboeken over het inzetten van stuurgroepen en de rol van de opdrachtgever. Jaap Stoppels doet promotieonderzoek aan de Technische Universiteit Delft naar ideale karakteristieken van stuurgroepleden en naar mitigerende maatregelen als daaraan niet wordt voldaan.
Jaap richt zich met zijn onderzoek met name op stuurgroepen die verantwoordelijk zijn voor ERP / Enterprise System implementaties. Enterprise Systems zijn standaard ICT systemen die aanpasbaar zijn en hele bedrijfsprocessen ondersteunen, zoals SAP, AFAS, Microsoft Dynamics, maar ook branche-specifieke oplossingen. Deze stuurgroepen zijn vaak verantwoordelijk voor complexe facetten bij de implementatie, zoals een nieuw technisch product, aangepaste bedrijfsprocessen, veranderaspecten bij medewerkers en voldoen aan wet- en regelgeving. Dat betekent voor stuurgroepleden een uitdagende en verantwoordelijke taak en het nemen van verregaande besluiten, zoals de afweging tussen het aanpassen van de bedrijfsvoering versus het aanpassen van de systemen.
Worstelende stuurgroepleden
Jaap ziet uit zijn eerste onderzoek dat, in ieder geval bij middelgrote organisaties, stuurgroepleden weinig ervaring hebben met hun rol en daarmee worstelen. Aangezien de stuurgroep eindverantwoordelijk is, is dat een risico voor het project. De eerste resultaten van het onderzoek laten zien dat ervaren projectmanagers proberen om de stuurgroep naar hun hand te zetten, om zo de onervarenheid van de stuurgroep te compenseren en “alle kikkers in de kruiwagen te houden”. Echter, juist bij Enterprise Systems start het halen van de business resultaten pas geruime tijd na de go live, in de “upwards & onwards” fase, en dan is de projectmanager niet meer betrokken. Hoe de stuurgroepleden hier dan verder mee omgaan, is dan de vraag.
Dit is een eerste voorzichtige bevinding uit het onderzoek en het vraagt om verdere verdieping.
Meewerken aan het onderzoek?
Jaap is op zoek naar stuurgroepleden van afgeronde én van lopende Enterprise System implementaties, zowel succesvolle als waar nog veel te verbeteren was of is.
Wil je meer weten over de rol van de stuurgroep? Lees dan ons boekje De stuurgroep aan het roer. Ben je benieuwd op welk ontwikkelingsniveau jouw stuurgroep zich bevindt, doe dan de test ‘Volwassenheid stuurgroep in de KWD-app:. De KWD-app is te vinden in de App-store of Google Play store.
Resultaat boeken voor en met jou
Wij starten met goed luisteren naar jou als opdrachtgever. Om samen een effectieve en succesvolle aanpak te kiezen voor de gewenste transitie van jouw huidige situatie-A naar het te bereiken resultaat-B. Ons gezamenlijk doel is altijd: Nul Mislukkingen! voor jouw projecten.