Mijn eerste agile project

Het klamme zweet breekt uit

Het project is cruciaal voor onze positie in een dynamische markt. Stevin en Carlo hebben mij vriendelijk doch dringend gevraagd om dit project op een agile manier op te pakken. Als ik daar aan denk, breekt mij het klamme zweet al uit. “Hoi Karel” zegt Johan. “Hoi” zeg ik terug. Met een grimas zegt Johan: “Jij hebt een leuke uitdaging gekregen, Karel!”. Ik probeer mijn gezicht strak te houden: “Valt wel mee Johan. Ik heb voor hetere vuren gestaan”. Wij tappen beiden ons bakkie koffie en gaan weer onze weg. Ik loop naar de kamer waar ik een afspraak heb met Charmaine.

Vriendelijk komt Charmaine naar mij toe gelopen en vraagt: “Hoe gaat het Karel?”. “Wel goed, maar ik vind het wel een beetje spannend”; antwoord ik. Wij gaan rustig zitten. Charmaine vraagt: “Waarom vind je het spannend?”. “Ik vind het spannend omdat er een agile aanpak wordt verwacht en ik daar nog niets van weet. Ik hoor van mijn kennissen dat binnen agile omgevingen de projectmanager niet meer bestaat!”. Charmaine reageert rustig en vraagt aan mij welke coachingsvorm ik prettig vind. Ik kies voor uitleg en dat ik vragen kan stellen. Charmaine start met haar verhaal.

Projectmanager overbodig

“Bij agile werken is vaak de overtuiging dat de functie van projectmanager niet meer nodig is. Hierbij wordt vaak een streep door de functie gezet, zonder altijd goed de consequenties te overzien. Een streep door een functie zetten wil niet zeggen dat je de persoonlijke vaardigheden en kenmerken kunt missen! Wat je wel ziet in agile software ontwikkelingsorganisaties, is dat het aantal projecten drastisch vermindert en daarmee ook het aantal projectmanagers. Deze organisaties organiseren zich meer in de vorm van een “fabriek”, waarbij software-aanpassingen als een continue flow door de organisatie lopen. Software aanpassingen worden hier niet meer als projecten gezien. De persoonlijke kenmerken en vaardigheden van de projectmanager worden ondergebracht in andere rollen of functies.”

“Zijn er dan helemaal geen projecten meer?”; vraag ik verbaasd. “Er zijn nog wel projecten in hoofdlijnen te verdelen in twee situaties. De eerste is een echt project waarbij het een tijdelijke organisatie is om resultaat op te leveren. De tweede situatie is een project dat opstart en waarbij het eindresultaat een goed functionerend team is, dat in de lijnorganisatie (de fabriek) wordt opgenomen. Welke situatie is in jouw project van toepassing?”

Charmaine laat een stilte vallen. Ik ben aan het verwerken en er schieten allerlei vragen en beelden door mijn hoofd. Ik antwoord haar: “Als ik het beschouw, dan kom ik tot de conclusie dat de laatste situatie wenselijk is”. “Waarom?”; vraagt Charmaine. “Mijn belangrijkste overweging is, dat de oplossing langere tijd gebruikt gaat worden en dit eigenlijk geen project is. Maar ik zie in onze organisatie nog dat software-aanpassingen als projecten worden behandeld en dan worden overgedragen aan een beheerorganisatie, wat een lijnorganisatie is”. Charmaine geeft mij in overweging om na te denken of er nog wel gescheiden afdelingen moeten zijn tussen development en beheer. Oeps, mijn hersenen nemen een vlucht met mij.

“Maar Charmaine wat is mijn rol als projectmanager dan nog in een agile wereld!?”; vraag ik verbaasd. “Jouw rol als agile projectmanager is om te zorgen dat het project wordt gestart en de juiste stakeholders worden meegenomen. Een team te formeren en in te richten, dat in staat is om commitment af te geven op waarde. Commitment is een cruciaal element bij succesvolle teams. Een team geeft een commitment af op wat zij gaan opleveren. Als zij dit niet kunnen halen vanwege externe afhankelijkheden, heeft dit een grote invloed op het werkplezier en de energie in het team. Jij bent, zeg maar, verantwoordelijk dat er een goed draaiende fabriek staat. Een fabriek met teams die zo zelfstandig mogelijk kunnen werken. Je bent daarnaast ook een soort coach om de omgeving en het team mee te nemen in de agile transitie.” geeft Charmaine als reactie. “Maar Charmaine, dit lijkt veel op hetgeen ik al doe, toch?”; vraag ik verbaasd. “Dat is mooi”; zegt Charmaine.

Effectiviteit en efficiëntie

Charmaine gaat verder en vertelt dat dynamische omgevingen vragen om snelle besluitvorming en dit betekent dat teams in staat moeten zijn om, zoveel als mogelijk, zelfstandig besluiten te nemen, binnen gestelde kaders. “Een belangrijke rol voor jou is om deze kaders, samen met relevante stakeholders, te bepalen en te communiceren. Daarnaast is er binnen de agile aanpak een duidelijke verantwoordelijkheidsscheiding tussen effectiviteit en efficiëntie. Degene die het product gaat gebruiken, is verantwoordelijk voor de “value for money”, de effectiviteit. Je zou dit kunnen vertalen naar de senior user of opdrachtgever, naar gelang de situatie. Hij is verantwoordelijk voor de scope en het prioriteren van de functionaliteit. Hij kan tenslotte bepalen welke waarde dit heeft en wat als eerste waarde op gaat leveren. Hij bepaalt ook hoeveel geld hij wil investeren in het product. De projectmanager is er met zijn team voor om de oplossing te definiëren en het gevraagde zo efficiënt mogelijk te realiseren.”. Charmaine vraagt: “Is het voor jou wat duidelijker geworden?”. “Ik heb wel wat beeld gekregen, maar ik moet het allemaal nog verwerken.” reageer ik.

Ik heb nog wel een vraag voor Charmaine: “Waar zit volgens jou het succes van agile werken?”. “Het succes van agile werken zit niet in het framework of de methode, maar in de wijze van implementeren en adopteren in de organisatie. Iedereen in de organisatie is betrokken bij de implementatie van laag naar hoog. Iedereen is onderdeel van de organisatie en uit ervaring is gebleken dat het verstandig is dat individuen eerst naar zichzelf kijken om zich bewust te zijn van welke overtuigingen, houding en aangeleerd gedrag de huidige processen in stand houden. Dit is de eerste basis voor het openstaan voor een verandering. Verbeter de wereld en begin bij jezelf.” reageert Charmaine. “Mmm, die is interessant. Ik zal de komende periode eens naar mijzelf kijken.”

We ronden het gesprek af en spreken af elkaar elke week te ontmoeten. Ik ga een eerste aanzet maken voor een projectvisie en projectplan. Ik ga mij verdiepen in de agile principes en dit reflecteren op wie ik ben als persoon.

Vijf overwegingen over starten met agile:

1. De functie van projectmanager kan vervallen, maar kunnen de persoonlijke vaardigheden en kenmerken ook worden gemist?
2. Wat voor situatie voor software ontwikkelingen is van toepassing?
3. Welke aanpak past bij mijn project: agile, traditioneel of hybride?
4. Wie is er verantwoordelijk voor het gebruik van het eindproduct?
5. Welke overtuigingen, houding en aangeleerd gedrag heb jij om de huidige processen in stand te houden?

Herken jij je in het verhaal en heb je een vraag? Stel deze aan Charmaine. Zij zal jouw vraag behandelen tijdens een gesprek met een van de medewerkers van WeDoa bij het koffieapparaat. Mail je vraag aan redactie@kwdrm.nl

Wil jij weten of jouw organisatie geschikt is voor agile? Lees dan ons boekje Agile geschikt/ongeschikt. Je kunt ook een test in de KWD-app invullen: is mijn organisatie agile geschikt of ongeschikt? De KWD-app is te vinden in de App-store en Google Play store.