Help – we moeten online!

KWD-er Jack van Grunsven en zijn echtgenote zijn pleeggrootouders en Jack is bestuurslid van de SBPN: Stichting Belangenbehartiging Pleeggrootouders Nederland. Hij schreef hier eerder al een artikel over, waarin o.a. meer achtergrondinformatie over de SBPN. Dat artikel lees je hier.

Jaarlijkse pleeggrootouder-en-kleinkind-dag

Een heel belangrijke activiteit van de SBPN is de jaarlijkse pleeggrootouder-en-kleinkind-dag. Belangrijk element van deze dag is elkaar ontmoeten en ervaringen uitwisselen. Dat was uiteraard ook de bedoeling voor 2020 maar toen gooide Covid-19 roet in het eten. Begin 2020 was een start gemaakt met de organisatie van dit evenement: de locatie was geregeld, sponsors waren gevonden en de opzet van het programma was bekend. En toen dook in maart 2020 het Coronavirus op… Wat te doen?

Van fysiek naar online evenement

De eerste maanden na de introductie van het Coronavirus in Nederland waren zodanig onzeker, dat alle voorbereidingen voor de pleeggrootouderdag opgeschort werden. Toen in de lentemaanden meer mogelijk leek te worden, met een beperkt aantal bezoekers per zaal, hebben we als bestuur het idee opgevat om een hybride evenement te organiseren: beperkt publiek op locatie, met een livestream naar belangstellenden in heel Nederland. Gemakkelijker gezegd dan gedaan. De SBPN is een ‘arme’ stichting waarbij de organisatie van de pleeggrootouderdag alleen mogelijk is met sponsorinkomsten. Dus ‘even’ een professioneel bureau inhuren om een hybride evenement technisch te ondersteunen was geen optie.

Daarom werd de volgende insteek gekozen:

• Beperken van het aantal deelnemers op locatie op basis van de op dat moment geldende Coronamaatregelen
• Parallelsessies waarbij het publiek in de zaal blijft en de sprekers wisselen van zaal
• Gebruik van YouTube Studio voor het live streamen én opnemen van de sessies
• Met technische ondersteuning door de zoon van een van de bestuursleden; deze zoon heeft een mbo-opleiding voor podium- en evenementtechniek afgerond. Plus praktijkervaring opgedaan met de technische opzet en begeleiding van grote evenementen zoals de Bevrijdings-feesten in Utrecht en de Vierdaagse-feesten in Nijmegen.

So far so good! Sponsors werden overtuigd van de gewijzigde insteek en sprekers werden gevonden die zich konden vinden in de gewijzigde opzet. Er werden afspraken gemaakt met de locatie, een offerte opgevraagd voor lunchpakketten en technische apparatuur gereserveerd. Totdat de Coronamaatregelen minder dan 4 weken vóór de geplande datum weer aangescherpt werden. Heel het fundament onder de organisatie viel weg. Er bleven nog maar twee opties over: volledig annuleren óf volledig online gaan.

Opnieuw aanpassen aan gewijzigde omstandigheden

In een spoedvergadering onmiddellijk ná de persconferentie van Mark Rutte en Hugo de Jonge waarin de verzwarende maatregelen waren bevestigd, heeft het bestuur op voorstel van bestuurslid (en KWD-er) Jack besloten om te kiezen voor een volledig online versie van de pleeggrootouderdag. Met weer nieuwe vragen om snel te beantwoorden:

• Welke videoconference tooling te gebruiken? Welke mogelijkheden zijn er en past dat in het budget?
• Willen de sprekers meewerken aan een volledig online evenement?
• Hoe zit het dan met de verbindingen?
• En… hoe gaan we ervoor zorgen dat de primaire doelgroep, pleeggrootouders, zonder al te veel technische kennis, online kan deelnemen?

De finale opzet en organisatie

Om het geheel online te kunnen voorbereiden én te hosten, hebben we gekozen voor deels gratis software en deels waren we genoodzaakt om toch kosten te maken. We konden immers niet riskeren dat de techniek ging haperen én het moest gebruiksvriendelijk zijn. Zodoende kwamen we op de volgende tooling en werkwijze uit.

Mailchimp – gratis versie, maximaal 500 mailadressen, beperkte functionaliteit

In de aanloop naar het evenement informeerden we de achterban en deelden het programma met de doelgroep. Sprekers werden geïntroduceerd en linkjes naar de online sessies gedeeld. Na afloop hebben we zo ook de linkjes naar de opnames van de sessie (op YouTube) gedeeld. Ook de link naar het digitale aanmeldingsformulier (Microsoft Forms) hebben we op deze manier gedeeld met onze doelgroep.

Zoom – ongeveer 300 euro inclusief BTW, met een account voor 15 personen

We hebben een maandabonnement Zoom Business afgesloten waarmee we 300 deelnemers aan het evenement konden laten deelnemen. Hierbij hadden we de mogelijkheid tot opnemen en heel belangrijk: gebruikers konden via het web deelnemen zonder zelf eerst software te moeten installeren.

Zoom biedt hierbij de mogelijkheid om de sprekers te benoemen tot ‘host’ en de rechten van de deelnemers te beperken, zodat zij niet het scherm kunnen overnemen. Vooraf konden we de sessies plannen en alvast aanmaken zodat de toegangslinkjes via een digitaal programmaboekje in de nieuwsbrief verspreid konden worden.

Uiteraard hebben we oefensessies gehouden. Deze waren belangrijk voor de sprekers: hoe werkt Zoom, wat faciliteert de organisatie en wat moet de spreker zelf doen? En voor de deelnemers aan de sessie was er vooraf al gedurende de hele dag de mogelijkheid om in te loggen op een oefensessie met daarin een zelf afspelende, repeterende presentatie (PowerPoint) met informatie over het programma en tips over het gebruik van Zoom.

Privacy en AVG – gratis maar zeker niet voor niets!

De privacy van de deelnemers moesten we kunnen garanderen, dus hier hebben we uitgebreid bij stilgestaan. In de diverse nieuwsbrieven én in het digitale programmaboekje met de aankondiging dat de sessies worden opgenomen én na afloop worden gedeeld. Wil je als deelnemer niet ‘in beeld’ komen, laat dan je camera uitstaan en reageer niet via de chatfunctie van Zoom.

En voor de deelnemers die hun camera wél aanzetten: een toestemmingsverklaring was onderdeel van het digitale aanmeldingsformulier. Kies je ervoor om je camera aan te zetten en/of deel te nemen aan de chatfunctie, dan stem je ermee in dat dit gebruikt mag worden voor latere verspreiding.

In het digitale programmaboekje hebben we een volledige beschrijving van de afspraken over privacy en de AVG opgenomen en in het openingswoord van iedere sessie werden deze afspraken kort herhaald.

Beeld en geluid – 22 headsets van circa 20 euro per stuk

Naar aanleiding van de oefensessies met alle sprekers, hebben we besloten om iedereen te voorzien van een zelfde headset met microfoon. Zo waren we zeker van de kwaliteit. De sprekers mochten deze houden als bedankje voor hun bijdrage en zo besparen we de kosten van inname en ontsmetten.

Office 365 – ‘gratis’ gebruik van het business-abonnement door KWD-er Jack

• MS Forms voor het digitale aanmeldingsformulier
• PowerPoint voor presentaties, te gebruiken tijdens de sessies
• PowerPoint om MP4-video’s te maken van zelf afspelende, repeterende presentaties

Youtube – gratis

• Openbaar: aankondigingsvideo’s ter promotie van de online pleeggrootouderdag
• Openbaar: video van het digitale programmaboekje met informatie over het programma en introductie van de sprekers
• Verborgen, alleen met link toegankelijk: opnames van alle sessies, bijvoorbeeld deze

Mentimeter – ‘gratis’ gebruik van het KWD-abonnement door KWD-er Jack

Om de interactie te bevorderen gebruikten we Mentimeter tijdens enkele presentaties. Hiermee werden deelnemers betrokken bij het onderwerp door de mogelijkheid te reageren op vragen en stellingen. Dit is met Mentimeter op verschillende manieren mogelijk: multiple choice vragen, open vragen met korte antwoorden, open vragen met langere antwoorden, selectievragen met mogelijkheid om meer dan één antwoord te kiezen, antwoorden op een schaal (bijvoorbeeld van volledig eens tot volledig oneens). En de resultaten kunnen direct, online, gebruikt worden in de ‘lopende’ PowerPoint presentatie, zonder tussenkomst van de presentator van de sessie!

Organisatie – we doen het samen!

We hebben gebruik gemaakt van een ‘hoofdkwartier’ waar de begeleiders van de sessies (Jack, zijn zoon Dirk en medebestuurslid Angelika) fysiek aanwezig waren om snel in te kunnen grijpen en achter de schermen met elkaar af te stemmen. Hierbij werden meerdere laptops ingezet om parallelle werkzaamheden uit te voeren en meerdere, gelijktijdige sessies te kunnen faciliteren. En als back-up waren mobiele telefoons met een uitgebreid data-abonnement beschikbaar om, in geval van nood, als hotspot voor de internetverbinding te kunnen dienen.

Ervaringen uit de praktijk

De jaarlijkse pleeggrootouder-en-kleinkind-dag hebben we succesvol kunnen afsluiten. Terugkijkend hebben we een hoop geleerd:

• Zoom Business werkt uitstekend voor dit soort evenementen. Wél vooraf goed uitpluizen en uitproberen van alle mogelijke instellingen
• Oefensessies met sprekers met weinig ervaring met online presenteren is essentieel. Niet alleen vanwege de techniek, maar vooral ook om algemene tips te delen om online, goed een verhaal over te brengen
• Gratis beschikbare middelen zijn (als de beperkingen acceptabel zijn) uitstekend te gebruiken. Mailchimp, Office 365 en YouTube zijn, mits goed gebruikt, ontzettend krachtige en waardevolle tools
• Inzet van tools zoals Mentimeter voegen écht waarde toe: deelnemers geven aan zich gehoord te voelen en voor de sprekers voelt het aan als realistische interactie met het publiek. Bovendien: Mentimeter levert automatisch een fraaie vastlegging van de ontvangen antwoorden op voor nadere analyse na afloop van de sessie
• Last-but-not-least: veel pleeggrootouders uit de achterban van de SBPN hebben realtime online deelgenomen (Zoom houdt dat bij in een mooi overzicht.) Blijkbaar zijn de technische drempels niet te hoog. Ook het naderhand kunnen terugkijken van de opnames wordt gebruikt én gewaardeerd en ook YouTube houdt daarvan cijfers bij die gemakkelijk te vinden zijn

Kortom: met een heel beperkt budget is het mogelijk om een behoorlijk grootschalig online evenement te organiseren. En als je een achtergrond als projectmanager hebt, dan helpt dat absoluut!