ERP implementeren: hoe verdelen kosten over Opex / Capex?

Wat is ERP?

ERP (Enterprice Resource Planning) systemen zijn softwarepakketten die meerdere bedrijfsbrede bedrijfsprocessen automatiseren[1] en integreren. Ze hebben als doel de productiviteit van organisaties te maximaliseren, de kosten te beheersen en om optimaal te voldoen aan klantwensen[2].

Omdat het implementeren van een ERP systeem in een organisatie veelal complex is[3], is een gedegen afweging van kosten en baten van belang. In deze afweging kan er onderscheid worden gemaakt tussen operationele kosten en ontwikkelkosten die van invloed kunnen zijn op de besluitvorming.

Definitie Opex en Capex

Als algemene definitie geldt dat de operationele kosten (Operating Expenses, afgekort tot Opex), de terugkerende kosten betreft voor een product of systeem. Bij ERP zijn dit de terugkerende kosten voor het gebruik, beheer en onderhoud voor het in stand houden van het systeem[4].

Daartegenover staan de kosten voor ontwikkeling of levering van niet-verbruikbare onderdelen van een product of systeem: de Capital Expenditures (Capex). Bij ERP gaat het om de eenmalige kosten om een product of systeem aan te schaffen[5], te configureren of aan te passen (bijv. voor maatwerk of interfaces).

De som van Capex en Opex wordt ook wel de Total Cost of Ownership (TCO) genoemd. De Capex uitgave is initieel vaak hoog maar over de levensduur van een systeem zal de Opex uiteindelijk de grootste kostencomponent van de TCO zijn. Een voorbeeld van Capex is de aanschaf van een kopieerapparaat, terwijl de kosten voor de jaarlijks benodigde toners en papier de OPEX vormen.

Afschrijving

Hoewel de uitgaven van Capex veelal direct moeten worden gedaan op het moment dat de kosten ontstaan (door betalingen aan leveranciers), moeten (zelfs wettelijk) de kosten, door middel van afschrijving over het aantal jaren dat het product wordt gebruikt, worden gespreid. Dit heeft als voordeel dat de kosten niet direct volledig op het resultaat van het jaar van uitgave drukken, met effecten op de kasstromen, rentes en belastingen.

De afschrijvingsperiode wordt dus gerelateerd aan het gebruik van het pakket. Anders dan bij bijvoorbeeld de aanschaf van een machine zal er over het algemeen bij de aanschaf van een ERP pakket geen restwaarde overblijven en vindt de afschrijving dus volledig plaats. Voor de hardware die voor het platform wordt aangeschaft zal er mogelijk wel een restwaarde zijn. In het geval van hosting bij een andere partij of in geval van SaaS of software in de cloud kan er geen afschrijving plaatsvinden en gelden de kosten als operationele kosten. Wel zijn de kosten dan direct al in gelijke bedragen over de tijd verspreid.

Business case

Ook voor ERP projecten is het goed een business case te maken. Bij het berekenen van de terugverdientijd van een ERP project is het over algemeen voordelig om zoveel mogelijk Capex in de business case op te kunnen nemen. Voornamelijk omdat dit een gunstig effect heeft op de besluitvorming, financiële planning en kasstromen in een organisatie.

Om in het budget de verhouding van de Opex versus Capex te bepalen, is een gedetailleerde berekening van kosten nodig. Het is niet altijd mogelijk dit zo gedetailleerd te berekenen dat de verhouding duidelijk wordt. Dit geldt met name voor de kostencomponent uren, vaak een aanzienlijk deel van de kosten. Er kan dan gebruik gemaakt worden van een schatting, als vuistregel wordt voor de meeste IT-voorzieningen over een periode van 5-6 jaar een verhouding van Opex versus Capex van 75 : 25 gehanteerd.

Voorbeelden kosten

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de projectactiviteiten met daarbij de gangbare classificatie voor Opex of Capex[6].

De volgende kosten kunnen als Opex worden gezien:

• Analyse huidige vs. toekomstige situatie: fit – gap analyse en selectie
• Data Cleansing: het corrigeren van bestaande data zodat deze opgeschoond in het nieuwe systeem komen
• Het uitvoeren van dataconversie routines: het feitelijke overnemen van gegevens naar het nieuwe systeem. Het ontwikkelen van de conversie routines is Capex
• Organisatieveranderingsaspecten: activiteiten als communicatie, het uitwerken van nieuwe rollen en verantwoordelijkheden, etc.
• Training: het geven van trainingen
• Cut over: het daadwerkelijk omzetten van het bestaande systeem naar het nieuwe systeem
• Projectmanagement activiteiten: planning, project (voortgangs-)overleggen, voor zover niet gerelateerd aan specifieke activiteiten als bijvoorbeeld een systeem integratietest

De volgende kosten kunnen als Capex worden beschouwd:

• Het ontwerp van toekomstige end-to-end processen
• De software configuratie en ontwikkeling van maatwerkprogrammatuur (programma’s, rapporten, interfaces)
• Het end-to-end testen van nieuwe software en processen (Unit Testen, Regressie Testen, Conference Room Pilot, Systeem Integratie Testen, Gebruikers Acceptatie Testen, Data validatie, Productie Testen)
• Het mappen van de data van de bestaande bestanden naar de nieuwe bestandsstructuren
• Het ontwikkelen van conversie routines
• Het ontwikkelen van trainingsmaterialen
• Het installeren van de hardware en software en het configureren van de meer technische aspecten van het systeem, inclusief integraties, voor zowel de test- als de productieomgevingen

Uren

Zoals eerder al aangegeven, wordt een aanzienlijk deel van de kosten bepaald door de uren die gemaakt worden voor de diverse activiteiten. Voor het activeren van de uren is het belangrijk dat er een nauwkeurige urenregistratie wordt bijgehouden van de werkelijke tijd. Hiermee is voor een controle door de accountant of de fiscus, de werkelijke verdeling Opex / Capex aantoonbaar. Bovendien is het ook vanuit projectmanagementperspectief goed om inzicht te hebben waaraan de projectmedewerkers hun tijd besteden. Het is helemaal mooi als deze vergeleken kunnen worden met een gedetailleerde urenbegroting.

Afwijking regels

Per land kunnen de regels voor Opex / Capex verdeling van de ERP projectkosten verschillen. Het is aan te raden, zeker bij grotere internationale projecten, een accountant bij het opstellen van de business case te betrekken om eventuele discussies achteraf te voorkomen. Verder is het handig om een controller bij de projectadministratie te betrekken. Zeker in situaties waar complexe interne doorbelastingen (van lijnafdelingen naar project en vice versa) van toepassing zijn: dit kan de projectmanager een hoop werk besparen!

[1] Sumner: Enterprice Resource Planning

[2] ERPsystemen.nl: een website van het ICT informatiecentrum

[3] Sumner: Enterprice Resource Planning

[4] Smaele.nl

[5] Smaele.nl

[6] Deloitte US – guidelines for ERP Opex – Capex