Effectief digitaal vergaderen

Iedereen vergadert wel eens op afstand, maar wat zijn nou de do’s en don’ts daarbij? Lees de onderstaande tips om jouw vergadering zo effectief mogelijk voor te bereiden en te laten verlopen.

• Zorg voor een agenda. Dat geldt natuurlijk ook voor een reguliere vergadering, maar nog meer voor een digitale. Een strakke regie is vereist
• Spreek iedereen die zich bij de vergadering voegt, even persoonlijk toe. Zorg dat ze zich verbonden voelen
• De voorzitter leidt. Vraag de deelnemers ieder om beurten te spreken en laat de anderen zoveel mogelijk hun microfoons muten. Dat houdt de vergadering rustig en overzichtelijk
• Laat alle deelnemers hun verhaal ondersteunen met een PowerPoint presentatie of een notitie, in beeld gedeeld met de andere deelnemers. Dan kan iedereen het goed volgen
• Indien de tool dit ondersteunt, laat dan een chatscherm of notitiescherm meelopen, waarin de andere deelnemers eventueel korte vragen kunnen stellen, zonder de spreker te onderbreken
• Betrek iedereen, ook de vocaal minder sterke deelnemers. Stel vragen, informeer naar hun mening, maak een grap over koekiemonster die in beeld staat of de volle boekenkast op de achtergrond
• Probeer iedereen via video te betrekken. Waarom? Zie de resultaten uit een enquete wat er gebeurt wanneer je alleen via spraak overlegt:
  • 60% geeft toe dat ze met een ander onderwerp aan het werk zijn tijdens de conference call
  • 20% is online aan het shoppen
  • Meer dan 50% is aan het eten
  • 27% geeft toe dat ze in slaap zijn gevallen tijdens een call
  • Iets minder dan 10% zegt tegelijkertijd met een work-out bezig te zijn
  • Ongeveer de helft geeft toe tussendoor naar het toilet te gaan
  • En 6% is tegelijk met een tweede call bezig….
• Doe een rondvraag. Sluit netjes af, stel vragen, zoek bevestiging, net als in een reguliere vergadering. Laat iedereen weten dat ze gehoord worden

Veel plezier bij het digitaal vergaderen!

Heb jij zelf nog tips om bovenstaande te completeren? Neem dan contact met ons op.