De PM Baas: wie is dat?

Achtergrond van de PM Baas

Dat de PM Baas als “succes-actor” in de projectmanagementorganisatie weinig aandacht krijgt, blijkt uit een literatuuronderzoek en een Google zoekactie. Over lijnmanagement, projectmanagement en programmamanagement zijn boeken vol over geschreven. Deze elementen zitten ook allemaal in het takenpakket van de PM Baas. Maar toch dekken deze managementtaken de rol niet volledig af. De meeste PM Bazen zijn vroeger zelf project- of programmamanager geweest. Anderen waren eerder al lijnmanager van een andere afdeling. Voor beide categorieën betekent het een grote verandering bij de invulling van de PM baas rol. De ex-projectmanager of programmamanager verruilt de projectmanagementorganisatie voor de lijn, de ex-lijnmanager krijgt te maken met resultaatverantwoordelijkheid voor projecten.

Je wordt PM Baas: help en nu?

Een pas aangestelde PM Baas ziet zich geconfronteerd met de volgende vragen:

1. Wat moet ik doen als projectmanagersbaas?
2. Waar moet ik als projectmanagersbaas op sturen?
3. Hoe kan ik als projectmanagersbaas het beste sturen?

In de praktijk zien we diverse antwoorden op deze vragen. Organisaties vullen de rol van PM Baas verschillend in, met verschillende resultaatgebieden. Uit de best practices ervaring van KWD is gebleken dat de PM Baas aan de volgende voorwaarden moet voldoen om succesvol te zijn functioneren:

• De PM Baas stuurt actief op het beschikbaar hebben van de juiste mensen,
• De PM Baas stuurt actief op zaken die randvoorwaardelijk zijn voor de projecten,
• De PM Baas stuurt actief op zaken die aan de voorkant van het projectmanagementproces spelen.

De PM baas is een duizendpoot!

Deze stuurvariabelen kun je vertalen naar 8 resultaatgebieden voor de PM baas:

1. “hij zorgt dat de resultaten worden geboekt”;
2. “hij is baas voor je mensen”;
3. “hij speelt het spel met de stakeholders”;
4. “hij heeft goede mensen (nodig)”;
5. “hij zorgt dat de projectmanager zijn werk goed doet”;
6. “hij zorgt dat de juiste middelen worden gebruikt”;
7. “hij wijst mensen toe”;
8. “hij verwerft het juiste werk”.

Uit ons onderzoek bleek dat PM Bazen onderling sterk verschillen in het belang dat ze aan elk resultaatgebied toekennen en de tijd die ze eraan besteden. Ook blijkt er een fors verschil te zitten in wat PM Bazen vooraf denken te gaan doen, en wat ze uiteindelijk werkelijk doen. De praktijk geeft aan dat PM Bazen vaak de meeste tijd spenderen aan het blussen van brandjes. De PM Baas dreigt in veel situaties de ‘klusjesmanager’ te worden! Daarnaast hebben we gezien dat de PM baas qua roluitvoering ook in twee categorieën kan worden ingedeeld: de ‘HRM lijnmanager’ en de ‘super projectmanager’.

De PM Baas is volgens KWD het meest succesvol als hij elk resultaatgebied de juiste aandacht weet te geven. Dan ook is de rol van PM Baas een prachtige rol, waarin je een belangrijke bijdrage kunt leveren aan een succesvolle projectmanagement organisatie. Dat hebben we, als interim PM Baas bij onze klanten, al enkele keren mogen bewijzen.