BOB-werkwijze
In dit artikel beschrijf ik een werkwijze om tot een gezamenlijk beeld en oordeel te komen voor een gedragen en goed besluit. Ik pas deze methode al zo’n 20 jaar toe, als ik lastige kwesties in mijn projecten tegenkom. Vooral bij onderwerpen waarbij teamleden of stakeholders hun hakken in het zand zetten, komt deze benadering goed van pas.
Stap 1: Beeldvorming
Soms roept de vraag “Gaan we links-, of rechtsom?” felle reacties op en is beeld- en oordeelsvorming heel lastig. In het begin van mijn carrière leerde ik in een communicatietraining een techniek om de neuzen dan dezelfde kant op te krijgen door plenair de voor- en nadelen van beide opties te noteren in een eenvoudige tabel (fictief voorbeeld).
Als voorzitter zorg ik ervoor dat ieders inbreng gehoord en besproken wordt en een plaats krijgt in deze tabel. Zo ontstaat een complete tabel en kan iedere deelnemer zijn/haar ei kwijt.
Regelmatig zitten er mensen aan tafel die (krampachtig) ‘tegenstander’ zijn van een verandering. Bijvoorbeeld omdat dit meer werk oplevert voor hun eigen, reeds overbelaste, afdeling. Als dat nadeel gehoord, erkend en genoteerd is, kan men achteroverleunen en vervolgens gaan inzien dat de voordelen voor de hele organisatie veel groter zijn dan dit nadeel. En zo groeien de tabel en de aanwezigen toe naar de vervolgstap, Oordeelsvorming.
Vaak is de tabel in 1 of 2 sessies te maken, maar het kan ook diverse sessies vragen om alle voor- en nadelen in een goedgekeurde tabel te krijgen.
Stap 2: Oordeelsvorming
Omstreden keuzes waar deze tabellen nodig zijn, gaan meestal over kwesties waarbij de stuurgroep of de directie besluiten moet nemen. Mijn ‘best-practice’ is om de opstellers van de tabel te vragen om “hun advies aan de beslissers toe te lichten”. Hierbij geven we ook de eventuele consequenties en/of vervolgstappen mee, die wij adviseren voor als het advies wordt overgenomen.
Verrassend of niet, in ruim 90% van de gevallen krijg ik een unaniem advies, dat ik, met de namen van alle betrokkenen die dit advies geven, noteer in het beslisdocument.
Stap 3: Besluitvorming
Hiermee heb ik de informatie waarmee ik het gesprek kan aangaan met de stuurgroep of directie. En dat vervolgens kan worden gebruikt om stakeholders of overleggremia te informeren. Belangrijk is dat het beslisdocument zelfstandig gelezen kan worden en dus begint met een aanleiding annex probleemstelling, het gevraagde besluit en wie dat neemt.
Daarna volgt dan een tabel met beide opties en hun voor- en nadelen en tenslotte het advies van het team met de consequenties en vervolgstappen.
Hoewel het me bijna altijd lukt om in stap 1 het aantal opties met een “reële kans” terug te brengen tot 2, kun je soms niet om een 3e optie heen. Het werkt niet handig om 3 opties in 1 tabel te zetten, want een voor- of nadeel geldt vaak ten opzichte van 1 andere optie. Dan kunnen extra tabellen nodig zijn, en presenteer je in het beslisdocument de geadviseerde optie ten opzichte van de 2 afvallers in 2 keer.
Ik wens de lezer veel succes om met deze werkwijze tot betere, gedragen beslissingen te komen.
Resultaat boeken voor en met jou
Wij starten met goed luisteren naar jou als opdrachtgever. Om samen een effectieve en succesvolle aanpak te kiezen voor de gewenste transitie van jouw huidige situatie-A naar het te bereiken resultaat-B. Ons gezamenlijk doel is altijd: Nul Mislukkingen! voor jouw projecten.