Best practices programmamanagement

Organisatie

1. Wie wordt opdrachtgever? Er kan slechts 1 opdrachtgever zijn. Kies altijd diegene die na het programma de effecten ervan zal blijven ervaren.
2. Betrokkenheid opdrachtgever. Zorg dat de opdrachtgever tijd en aandacht beschikbaar heeft (of maakt) voor zijn programma.
3. Governance van een project. Een programma trekt allerlei partijen aan die hun belang voorrang willen geven. Zorg dat besluitvorming formeel en met korte lijnen plaatsvindt.
4. Opdelen projecttaken geeft verlies in samenhang. Hoe meer deelproject-verantwoordelijken je aanwijst, hoe minder samenhang er zal zijn in het totale project. Gewoonweg omdat het aantal communicatielijnen exponentieel stijgt met iedere extra projectverantwoordelijke.

Gedrag

1. Besluiten faciliteren/bewaken en besluitenloosheid doorbreken.
2. Kom regelmatig op alle locaties. Wees dus zichtbaar en benaderbaar zodat je signalen van ieder niveau kunt opvangen.
3. Escaleer wanneer nodig. Maar ook: indien je niet hoeft te escaleren, doe dat dan vooral ook niet. Als je dan een keer escaleert, staat men ook echt op scherp!
4. Houding: het loopt niet goed en ik kan/mag daar iets aan doen.Acteer dus vanuit een positieve houding, ook als het programma een enorm hoofdpijndossier is. Straal vertrouwen uit in je aanpak en handel proactief om knelpunten te voorkomen.
5. Vertrouw op je gevoel!!!

Communicatie

1. Houd iedereen op de hoogte. Zodat zij jou kunnen informeren als er zaken afwijken van jouw beeld.
2. Bereid je mensen voor op tegenslag. Zodat ze niet iedere keer in de put zitten als er een invoering niet slaagt. Dat is nu eenmaal zo als je lastige projecten doet. Maar vier het des te enthousiaster als er dan ook een mijlpaal wordt bereikt.
3. Breng je opdrachtgever op de hoogte van het type project. Zorg dat hij snapt wat de karakteristieken zijn en wat hij kan verwachten.

Diversen

1. Organiseer de inhoudelijke beslissers. Mensen die vinden dat ze in de stuurgroep of ander orgaan thuis horen omdat zij inhoudelijk het beste kunnen beoordelen hoe zaken opgepakt moeten worden organiseer je in een klankboard of userboard. In ieder geval NIET opnemen in een stuurgroep
2. Waak voor de 1+1=3 redenatie. Zorg dat men niet zaken bij elkaar stopt om daarmee een efficiëntere oplevering te kunnen bereiken. Daarmee gaat men voorbij aan het nadelige effect van de verhoogde complexiteit, bijvoorbeeld door afhankelijkheid van meer specialisten bij een oplevering.
3. Met kleine stappen starten, daarna grotere. Zorg dat je team eerst vertrouwen krijgt in wat men aankan en tevens ook leert van de eerste opleveringen zodat men daarna het grotere werk aankan. Daarnaast zorgt dit voor inzicht bij de stuurgroepleden wat er allemaal komt kijken bij een oplevering.
4. Controlpartijen in positie trekken. Een auditpartij of controller zal altijd acteren vanuit het streven om zaken ter verbetering aan te dragen. Hoe meer hoe beter. Zorg ervoor dat je deze partijen “inhuurt” voor advies en dit dan ook uitvoert. Als men dan controleert, zal men kunnen bevestigen dat alles conform advies is ingeregeld en men bij nader inzien nog enkel (dat zijn er nooit veel) aanvullende eisen heeft.
5. ICT is niet de enige oplossing. Denk ook in termen van processen en mensen die handmatig zaken kunnen aanpassen/converteren. Vaak is een ICT-oplossing best omslachtig (ontwerp/bouw/test/implementatie/conversie/invoering/opleiding) tegenover bijv. handmatig invoeren.
6. Zorg dat je de vraagstukken zelf begrijpt. Je zult in ieder geval op hoofdlijnen de vraagstukken moeten kunnen plaatsen. Voor details neem je je Business Analist mee.
7. Overdracht vroeg inzetten en afdwingen. Plan activiteiten en resources in die uiteindelijk de zaken ook gaan overnemen. Spreek met de stuurgroep en de ontvangende manager gezamenlijk af op welk moment deze overdracht van aansturing plaats vindt.

Uiteraard is deze opsomming niet uitputtend. We hopen dat je hier je voordeel mee kan doen bij de uitvoering van jouw eigen programma.