Baas van de projectmanagers

Talloze wijze lessen, lijstjes met tips en hoogdravende titels als ‘the ten deadly sins of projectmanagement’ vertellen ons wat we wel en niet moeten doen als projectmanager. Er wordt veel tijd en energie gestoken in het formaliseren van een projectaanpak. Bij vastgelopen projecten is het vaak een natuurlijke reflex de oplossing te zoeken in de methoden- en techniekenkant of om de projectmanager te vervangen. Hierbij zien we dat in toenemende mate (formele) eisen worden gesteld aan projectmanagers. Of de projecten in de praktijk met dit alles gebaat zijn, is nog maar de vraag: ondanks al die goede bedoelingen zien we dat nog steeds veel projecten fout gaan.

De projectenbaas als stakeholder

Aan een succesvol project leveren meer stakeholders dan alleen de projectmanager een bijdrage. Zo is ook de rol van de opdrachtgever van belang. Een andere stakeholder waarvoor in toenemende mate belangstelling ontstaat, is de baas c.q. manager van een projectmanagementpool (verder aangeduid als projectenbaas). Het wordt steeds duidelijker dat zijn doen en laten belangrijk is voor het succesvol laten verlopen van projecten.

Naar zijn functioneren is tot nu toe echter weinig onderzoek gedaan. Een goede reden voor ons om nader in te zoomen op de projectenbaas en een antwoord te vinden op de volgende centrale vraag: waar moet een projectenbaas op sturen c.q. bijsturen om succesvol te zijn in zijn rol als manager? Dat antwoord hebben we gekregen door een platform te organiseren waarin zeven projectenbazen vertegenwoordigd waren. In het platform is de centrale onderzoeksvraag verder geconcretiseerd door deze verder op te splitsen in drie deelvragen.

• Wat moet ik als projectenbaas doen?
• Waar moet ik als projectenbaas op sturen?
• Hoe kan ik als projectenbaas dan het beste bijsturen?

Wat is een projectenbaas en wat doet hij?

De vraag “Wat moet ik als projectenbaas doen?” hebben we gesteld om helder te krijgen wat de rol c.q. het takenpakket van de baas van een pool van projectmanagers is. De projectenbaas vervult namelijk meerdere rollen. Om succesvol te zijn zal hij interventies plegen. Die interventies verschillen van rol tot rol en ook succes heeft in de ene rol een andere betekenis dan in de andere.

De eerste stap is dan ook geweest in een aantal brainstormsessies de verschillende managementrollen van de projectenbaas te benoemen met daarin aangegeven wat hij in die rol belangrijk vindt en waaraan hij zijn tijd besteedt. Om gevoel te krijgen voor het belang en de tijdsbesteding die de projectenbaas geeft aan elk rol, zijn het belang en de tijdsbesteding in kaart gebracht.

Welke doelen wil een projectenbaas realiseren?

Door middel van interviews en enquêtes is in beeld gebracht welke doelen de projectenbaas nastreeft en wat succes voor hem betekent. In totaal zijn meer dan zestig doelen/succesfactoren genoemd. Deze zijn ingedikt tot 29 en vervolgens toegewezen aan acht managementrollen. Daarna hebben de projectenbazen uit deze 29 doelen/succesfactoren een top 10 samengesteld.

Wat doet de projectenbaas om zijn doelen te bereiken?

Nu bekend is wat een projectenbaas doet, welke taken hij in welke rollen uitvoert, wanneer hij vindt dat hij zijn doelen in een bepaalde rol heeft bereikt c.q. succesvol is, wordt de vraag interessant wat hij allemaal doet om die doelen te bereiken en dus succesvol te zijn. De ‘projectenbazen’ is ook gevraagd welk doel/welke succesfactor zij het meest complex vinden om te realiseren en waaraan zij de meeste tijd besteden (een top 10 naar complexiteit en een top 10 naar tijdsbesteding).

Conclusies en aanbevelingen

Uit ons onderzoek bleek dat PM Bazen onderling sterk verschillen in het belang dat ze aan elk resultaatgebied toekennen en de tijd die ze eraan besteden. Ook blijkt er een fors verschil te zitten in wat PM Bazen vooraf denken te gaan doen en wat ze uiteindelijk werkelijk doen. De praktijk geeft aan dat PM Bazen vaak de meeste tijd spenderen aan het blussen van brandjes. De projectenbaas dreigt in veel situaties de ‘klusjesmanager’ te worden!

Daarnaast hebben we gezien dat de Projectenbaas qua roluitvoering ook in twee categorieën kan worden ingedeeld: de ‘HRM lijnmanager’ en de ‘super projectmanager’. De projectenbaas is volgens KWD het meest succesvol als hij elk resultaatgebied de juiste aandacht weet te geven. Dan is de rol van projectenbaas een prachtige rol waarin je een belangrijke bijdrage kunt leveren aan een succesvolle projectmanagement organisatie. Dat hebben we, als interim projectenbaas bij onze klanten, al enkele keren mogen bewijzen.

Onderzoek en leergang

Zoals aangegeven heeft KWD onderzoek gedaan naar de succesfactoren voor de Projectenbaas. Daarnaast organiseert KWD regelmatig een leergang voor projectmanagementbazen. Daarin gaan we aan de slag om de bestaande en nieuwe managers van de afdeling projectmanagement een stevige inhoudelijke en praktische basis voor haar of zijn functioneren te geven. Voor meer informatie klik hier

Vraag met onderstaande formulier het volledige artikel aan.