Stuurgroepen

Elke projectmanager wenst een constructieve en volwassen samenwerking met zijn stuurgroep. Dat vereist dat de stuurgroep een volwassen manier van 'management by exception' hanteert en een zekere mate van tolerantie en ruimte weet te geven aan de projectmanager. Een projectmanager heeft een bepaalde mate van bewegingsvrijheid nodig als het gaat om tijd, kosten, risico's, kwaliteit en scope. Binnen deze ruimte heeft de projectmanager de taak en verantwoordelijkheid om te komen tot de afgesproken resultaten.

 

Bovendien moet een stuurgroep begrip hebben voor het spanningsveld tussen macht enerzijds en gezag en verantwoordelijkheid anderzijds. Vanuit een lijnpositie kun je als lijnmanager immers makkelijk zaken afdwingen dan een projectmanager die voornamelijk op basis van gezag moet opereren. Ook is het onderkennen van het belang en het onderhouden van goede relaties in de driehoekverhouding tussen opdrachtgever, gebruikers en leveranciers (vooral als de leverancier een externe is) erg belangrijk. Tenslotte is het noodzakelijk om één opdrachtgeer en één vaste (dus niet telkens wisselend van samenstelling) stuurgroep te hebben.

Dat zijn mooie woorden, maar de praktijk laat zien dat de werkelijkheid weerbastiger is en zich niet vaak houdt aan het ‘boekje’. We komen onder andere het volgende tegen:

  • Meerdere opdrachtgevers, waardoor onduidelijkheid ontstaat over de rolverdeling in de stuurgroep (“welke heer moet ik dienen”);
  • Een opdrachtgeverhiërarchie (een ambtelijke opdrachtgever, een gedelegeerde opdrachtgever, een budgethouder, …);
  • Klankbordgroepen, waarvan niet altijd duidelijk is wat hun verantwoordelijkheden en mandaat zijn;
  • Stuurgroepen met een leger meepraters, tribunezitters en mandaatlozen.

Soms sturen stuugroepen niet of sturen ze zelfs de verkeerde kant op. Winsemius zegt hierover het volgende: “bijna steeds grijpen bedrijfsleven en overheid naar het wapen van de commissie of de werkgroep of – bij problemen waarbij drukbezette mensen betrokken moeten zijn – de stuurgroep. Met als wrange voetnoot de les die ik in Den Haag leerde: een commissie is goed voor zes maanden uitstel, een stuurgroep voor anderhalf jaar.

Zelf zien we dat maar weinig stuurgroepleden enig idee hebben welke rol en toegevoegde waarde zij hebben. .Dit wordt bevestigd door een onderzoek van ‘TOP research’. In één van de grote organisaties die deelnamen aan het onderzoek van TOP research bleek dat 98% van de stuurgroepleden zich afvroegen: “Wat doe ik hier?”.

Met onze kennis willen we vanuit onze praktijkervaringen een bijdrage leveren aan het beter laten functioneren van stuurgroepen. Want dat kan! Soms met kleine stappen vooruit, maar hier liggen vaak kansen om verbeteringen door te voeren waardoor projecten binnen organisaties veel succesvoller verlopen.

De stuurgroep aan het roer

De stuurgroep aan het roer

Met dit boek willen we projectmanagers, opdrachtgevers en stuurgroepen een praktische handreiking geven om de stuurgroep de juiste rol binnen projecten te geven.

Bestel: De stuurgroep aan het roer

Workshop stuurgroepen

Op basis van onze kennis en ervaring hebben we de workshop opdrachtgever en stuurgroepen. In deze workshop gaan we met de deelnemers aan de slag om opdrachtgevers en stuurgroepen de juiste rol in projecten te laten nemen.

Stuurgroepen artikelen

Wij publiceren regelmatig artikelen op basis van onze kennis en ervaring. Hieronder vind je een overzicht van onze artikelen over stuurgroepen.

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht