Bezint eer ge begint……
Als projectmanager van KWD mag ik regelmatig workshops geven om kennis te delen en over te dragen. Een belangrijk thema dat altijd terugkomt is dat deelnemers veel druk en stress ervaren als zij een project gaan leiden. De eerste gedachte is altijd dat ze gevleid zijn omdat ze een belangrijke opdracht mogen gaan vervullen. Want een succesvol project en resultaat kan een boost geven aan je carrière.
Maar hoe dan?
De gedachte die hierop volgt is vaak “maar hoe ga ik dit dan doen?” om zich vervolgens te realiseren “maar waar haal ik de tijd vandaan om dit allemaal goed te doen?”. Voordat je überhaupt aan een project bent begonnen is het plezier en de wil om het te gaan doen al naar een dieptepunt gezakt.
Projecten en klussen
Nu hebben we de laatste jaren ook echt de gewoonte om alles wat we doen en oppakken te bombarderen tot een project. Denk maar eens aan de reclame van een grote bouwmarkt. Je mag alleen nog over een project spreken als je ervoor naar die bouwmarkt gaat. Waar we vroeger spraken van een ‘bouwklus’, wordt het nu een project genoemd. Op scholen worden geen groepsopdrachten meer gegeven, maar doen ze projecten of projectopdrachten. Waar we voorheen voor een organisatie-event een draaiboek in elkaar zetten en dit snel even afstemden met betrokken partijen, zijn we nu geneigd om hier een project voor op te tuigen met alle extra belasting op de organisatie zoals stuurgroepoverleggen en projectadministratie.
Onderzoek jouw opdracht
Deelnemers geef ik daarom het advies om kritisch te onderzoeken of je ook daadwerkelijk een projectopdracht hebt gekregen of dat er sprake is van een klus. Er is helemaal niets mis met lekker ‘klussen’ oftewel planmatig werken. Het scheelt je een hoop rompslomp en overleg en je bent veel flexibeler met het bereiken van het beoogde resultaat. Dat komt het werkplezier vaak ten goede.
Deelnemers vraag ik om hun opdracht langs de volgende checklist te houden:
| Project | Planmatig werken (klus) |
| De omvang van het werk is groot en ingewikkeld. | De omvang van het werk is beperkt. |
| Je bent afhankelijk van input en werkzaamheden van andere afdelingen of externe partijen. | Je kunt het alleen of in samenwerking met een paar directe collega’s / medewerkers op de afdeling/ |
| Er is veel discussie over de gewenste uitkomsten en daarom handig om tussenstappen in te bouwen. | Het resultaat is redelijk duidelijk. |
| Je moet in stappen helder krijgen wat de opdracht eigenlijk allemaal betekent en inhoud. | De wensen over de uit te voeren opdrachten zijn duidelijk. |
| De opdrachtgever moet je tijdens de uitvoering betrokken houden. | De opdrachtgever hoeft alleen te horen dat het resultaat gereed is. |
Het antwoord op deze vragen geeft je inzicht op welke manier je het werk het beste kunt oppakken: als een project of als een klus. Vervolgens ga je die stappen zetten die horen bij jouw opdracht. Je gaat direct lekker aan de slag. Iets dat je met een klus vaak zelf doet met de hulp van een aantal directe collega’s. Groot voordeel is dat je zelf de baas bent over je tijd, en zelf kunt bepalen wanneer je taken oppakt of nog even laat liggen.
Project optuigen
Of je tuigt een project op. Dit doe je uiteraard niet alleen, maar altijd in samenspraak met je opdrachtgever. En om even terug te komen op de stress en werkdruk die je kunt ervaren als je een projectopdracht mag doen: realiseer je dat een project tijd kost. Zorg dan ook dat je die tijd krijgt. Een project doe je namelijk niet ‘even naast je gewone werk’. Dat hou je misschien een aantal weken vol, maar op de lange termijn komt dat jezelf, jouw project en de organisatie waarin je werkt, niet ten goede. Een opdrachtgever heeft belang bij het projectresultaat, dus belang bij jouw presteren (en dat van jouw team). Bespreek daarom met je opdrachtgever de hoeveelheid tijd die je aan dit project moet besteden, en laat de opdrachtgever die werktijd regelen (vrijspelen) met jouw leidinggevende. Zorg er dan zelf voor dat je niet in de valkuil trapt om toch je totale takenpakket uit te blijven voeren. Laat dat los en kijk er voorlopig niet meer naar om. Dat zijn zorgen voor later (of niet) óf voor jouw leidinggevende: die heeft jou immers vrijgespeeld!
Bezint eer ge begint
Dus voordat je begint aan een project, denk dan even goed na en wees je bewust van het volgende:
- Wees kritisch op wat je tot projecten benoemt.
- Voorkom onnodig belasten van de organisatie met projectadministratie en allerlei project- en stuurgroepoverleggen.
- Kun je het af in je normale lijnactiviteiten? Binnen je eigen budget, timing en beslissingsbevoegdheid? Met een minimale inzet van andere kennis en afdelingen? Pak het dan op als een klus en ga planmatig werken.
- Een project heeft altijd een formele status.
- Het management is overtuigd van de noodzaak en stelt een opdrachtgever aan.
- De opdrachtgever krijgt formeel mandaat om het project te besturen.
- De opdrachtgever stelt de projectleider aan en regelt de werktijd die de projectleider aan dit project kan besteden.
- De opdrachtgever en de projectleider maken samen de projectdefinitie (opdracht). Het is de opdrachtgever die dit formeel ondertekent.
Ga je als projectleider aan de slag met een project en heb je de randvoorwaarden goed ingevuld, dan is de kans op een succesvol project veel groter. Kun je hier nog wel wat extra hulp bij gebruiken, neem dan contact met ons op. Mogelijk helpt een training of workshop jou en jouw team om net even beter samen te werken en te presteren. We helpen je graag!
Meer weten over onze workshops? Lees dan hier verder.
Resultaat boeken voor en met jou
Wij starten met goed luisteren naar jou als opdrachtgever. Om samen een effectieve en succesvolle aanpak te kiezen voor de gewenste transitie van jouw huidige situatie-A naar het te bereiken resultaat-B. Ons gezamenlijk doel is altijd: Nul Mislukkingen! voor jouw projecten.