Verbinding in Corona-tijd

KWD is een groep van heel verschillende project- en programmaprofessionals die het belang van een ‘club’ allemaal inzien. De opdrachten waarop KWD’ers belanden zijn niet altijd individueel, maar vaak wel. En als je vaak in je eentje ergens op een opdracht zit, wat zorgt er dan voor dat je de meerwaarde ziet van uitmaken van een ‘club’?
Naast andere redenen, blijkt dat KWD’ers de verbinding met collega KWD’ers één van de belangrijkste redenen vinden. Naast de inhoudelijke kennis en kunde van collega KWD’ers waar je uit kunt putten, blijkt ook de persoonlijke klik met anderen erg belangrijk. Om zowel de professionele als persoonlijke verbinding optimaal te faciliteren, is er binnen KWD een klein team actief om teambuilding te faciliteren. Naar goed KWD gebruik zijn dat ‘gewone’ project- en programmamanagers met een neventaak.

 

Een kijkje in de keuken van de organisatie

In ‘normale’ tijden is er een maandelijkse ‘bijtank’ waarbij we kennis met elkaar delen en waar samen wordt gegeten. Daarnaast organiseren we meerdere keren per jaar een Vakdag waarbij we dit in een uitgebreidere vorm doen. Het grote hoogtepunt is al jaren de meerdaagse teambuilding.

Met een groeiende club collega’s is het vinden van een geschikte locatie voor een geslaagde teambuilding met de voltallige groep er niet eenvoudiger op geworden voor de organisatie. Kleinere hotels hebben onvoldoende kamers of geen grote samenkomstruimtes. Bij de echt grote hotels wordt het moeilijker om het groepsgevoel van een teambuilding op te roepen; je hebt dan immers niet snel het hotel (bijna) exclusief voor collega’s. Conferentiehotels, specifiek gericht op de zakelijke markt, hebben vaak niet de gezellige sfeer die we zoeken. Ook zaken als reisafstand, mooie omgeving en goede bereikbaarheid zijn van doorslaggevend belang. Het is dus altijd een behoorlijke zoektocht naar een goed onderkomen voor de hele club. Dus gewoon heel veel Google, booking.com, bellen en creatief puzzelen. En aangezien er collega’s zijn die last-minute alsnog deelnemen, zijn in het verleden weleens kamers gedeeld of hebben last-minute aanhakers een verblijf in de buurt gekregen.

Ook over het programma wordt veel nagedacht, met gevarieerde keuze uit activiteiten waar iedereen enthousiast van wordt. Op basis van evaluaties uit eerdere jaren wordt dit regelmatig bijgeschaafd. Ook wordt nagedacht over zaken als het faciliteren van zoveel mogelijk contact tussen collega’s. Hoe bewerkstellig je bijvoorbeeld dat collega’s niet een hele avond naast eenzelfde gesprekspartner zitten, zonder onnodig in te grijpen in een gezellige avond? Daarnaast zijn er ook qua catering lessons learned getrokken uit eerdere jaren. Met een voorverpakte lunch is iedereen prima tevreden, met droge broodjes en lauwe kroketten wat minder. Over het algemeen zijn KWD’ers gelukkig geen moeilijke gasten en wordt veel goed gewaardeerd. Dat blijkt ook ieder jaar uit de enquête die achteraf wordt gehouden.

2020 & 2021

Tijdens enthousiaste voorbereidingen voor de teambuilding 2021 vroeg ik me in een vlaag van verstandsverbijstering af (of misschien was het zwangerschapsdementie) waar de online folder ‘Teambuilding 2020’ eigenlijk was gebleven. Die bestond dus gewoonweg niet. De afgelopen 18 maanden hebben we als team enkele digitale, of heel kleinschalige fysieke surrogaatactiviteiten bedacht. Corona maakte het voor ons helaas onmogelijk om in 2020 fysiek bij elkaar te komen en dat hebben we allemaal dan ook erg gemist.

Dat werd ook goed zichtbaar tijdens de twee fysieke bijeenkomsten die wel mogelijk waren. Zowel het zomerdiner in 2020 als in 2021, konden rekenen op een grote toeloop en lange nazit. We hadden daarbij overigens wel een locatie met een groot terras, aangezien iedereen op anderhalve meter van elkaar zat…

Via Teams toch anders

Ongetwijfeld is het herkenbaar dat online de sociale verbinding anders is; tijdens een vergadering voelt 10 minuten social talk al snel ongemakkelijk lang, zeker in grotere groepen.
Het zorgt er dan ook voor dat het programma voor de teambuilding in september 2021 veel ruimte zal laten voor echt contact. Een minder gehaast programma, minder reisafstand en meer tijd voor elkaar. Het is nu vooral heel hard hopen dat dit door kan gaan zoals gepland, want we kijken er met zijn allen enorm naar uit. Gelukkig zijn de vooruitzichten goed: de Coronamaatregelen worden geleidelijk losgelaten en we kunnen elkaar weer eens echt ontmoeten. Wij kijken ernaar uit!

Blogdetails

01-10-2021
Blog

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 088 266 28 70 Stuur ons een bericht