KWD klanten Vakdag digitaal

Noodgedwongen door corona moest de 14-editie van de KWD Projectmanagement Vakdag van een geplande hybride editie (gecombineerd fysiek en digitaal) naar een volledige digitale editie. Maar er zit ook een mooie kant aan het verhaal: door de 2020-editie volledig digitaal te organiseren liet KWD in samenwerking met de Fabrique in Utrecht zien hoe ook digitaal effectief met relaties kan worden gecommuniceerd. En hoe snel KWD kan inspelen op een situatie die snel totaal anders werd. De digitale Vakdag is daarmee ook een mooi voorbeeld van flexibel projectmanagement waarin op een goede manier werd omgegaan met iets wat onverwacht was.

 

Wat de toekomst zal brengen is altijd onzeker, maar in januari van dit nieuwe jaar misschien nog wel iets meer dan anders. Maar daarom nog niet getreurd: klanten zetten nog steeds voor hun uitdagende projecten KWD Resultaatmanagement expertise in om hun gewenste projectresultaat gerealiseerd te zien worden. Eigenlijk gaat alles wel door wat betreft de uitvoering van projecten, zij het soms op een andere, aangepaste manier. Er wordt meer gezoomd, minder gereisd en er zijn minder sociale momenten. Zo ging ook de Projectmanagement Vakdag door. Bezochten in andere jaren zo rond de 400 relaties deze Vakdag, aan de digitale presentaties deden per keer rond de 300 relaties mee. Natuurlijk, persoonlijk contact is vaak het beste contact, maar digitale webinars blijken toch een goed werkend alternatief te zijn.

De Vakdag zou als het fysiek gehouden zou zijn in de Fabrique het thema Hybride Projectmanagement hebben gedragen. Voor dit thema was, zo zegt Ronald Luijer, begin vorig jaar al gekozen, omdat in de praktijk blijkt dat bedrijven en organisaties nooit helemaal agile werken en nooit helemaal waterval. Ronald Luijer organiseerde net als bij eerdere Vakdagen met Patrick van Delft, de Vakdag. ‘Vaak is er sprake van een hybride situatie waarin beide methodieken worden gebruikt’, licht hij toe. De Vakdag moest de bezoekers inzicht geven in wat hybride anno 2020 precies in kan houden. Luijer: ‘Organisaties willen zeker wel agile werken, maar willen ook zekerheid hebben over hoeveel een project gaat kosten, wat de opbrengst van investeringen zal zijn en ze willen weten wanneer er een punt achter een project kan worden gezet. Het zijn zaken die binnen agile werken wat minder duidelijk zijn, maar daarom niet minder belangrijk.’

Webinars

In de maanden na het uitbreken van de pandemie in maart vorig jaar werd stap voor stap duidelijk dat het bijeenbrengen van 450 mensen in de Fabrique niet zou gaan gebeuren: een hybride vorm van de KWD Vakdag kwam naar boven als alternatief waarbij zoveel als mogelijk het thema Hybride overeind zou worden gehouden. Patrick van Delft: ‘We dachten aanvankelijk aan het organiseren van een Vakdag waar relaties konden kiezen uit het volgen van een of meer webinars. Gaandeweg ontstond het idee dat het beter zou zijn om de webinars niet op één, maar op meerdere dagen te houden. De digitale Vakdag moest geen eendaagse aangelegenheid zijn met een aaneenschakeling van webinars. Relaties kun je niet een hele dag naar webinars laten kijken.’ Gekozen werd voor een opzet waarin vijf webinars verspreid over evenzoveel dagen zouden worden gehouden. Patrick van Delft: ‘Met de mensen van de Fabrique is een plan opgezet hoe dit te doen. In de praktijk kwam dat erop neer dat er in korte tijd een complete TV studio in de Fabrique moest worden opgezet met alles erop en eraan: podium, geluid, licht, camera’s, mengpanelen, mixers, alles wat je in een normale TV studio ook kunt vinden.’ In de TV studio zijn de opnames gehouden en live verstuurd naar bezoekers die zich voor het eerste webinar hadden aangemeld. Patrick van Delft: ‘Dat waren er rond de 300. Natuurlijk, het is altijd beter om relaties persoonlijk te zien en te spreken, daar kan niets tegenop, maar de webinars waren een goed alternatief, zeker omdat het interactieve sessies waren en relaties de mogelijkheid hadden vragen te stellen en konden aangeven voor welke oplossing zij in een bepaalde situatie zouden kiezen.’ De chatsessies werden tijdens de Vakdag in goede banen geleid door Jervis Groeneveld.

De opnames voor digitale Vakdagen, zijn na de eerste keer verplaatst naar het hoofdkantoor van Conclusion in Utrecht. Luuk Ketel, KWD Resultaatmanagement: ‘Als het weer kan, zullen we de Vakdag zeker weer fysiek organiseren, maar daarnaast zullen we ook digitale presentaties blijven houden. De reacties van onze klanten hierop zijn te goed om dit instrument in de toekomst niet meer te gebruiken.’

Bricolage management

Inmiddels zijn er op deze wijze vijf onderwerpen behandeld: in de eerste sessie stond centraal hoe op een agile manier een Eigen Droomhuis is te bouwen. Het voorbeeld kwam uit de praktijk. Uiteindelijk stond het huis er wel, maar de weg daarnaartoe was op zijn minst gezegd hobbelig. Luuk Ketel en Eugene Penders volgden de bouwers van het huis van Erik en Annette. Muzikale omlijsting werd tijdens deze eerste webinar verzorgd door Adinda (viool) en Matthijs van Delft (gitaar). De introductie was in handen van Peter de Zwart. Het nieuwe boek ‘Nul mislukkingen voor opdrachtgevers’ stond centraal bij de eerste sessie. Wil je ook een exemplaar ontvangen, bestel deze dan nu  hier.
De tweede webinar ging over onderzoek naar agile & risicomanagement in een agile omgeving. De sprekers waren Arjan Jonker en Saskia Giebels. Elders in deze editie van het Vakblad staan de uitkomsten van dit onderzoek. In de derde sessie werd toegelicht door Sabine Coumans, Nathallie Roskam, Petra Entius en John Hermarij hoe in het verleden met projectmanagement is omgegaan en hoe de projectmanagers van nu daarvan kunnen leren. In zijn column vertelt John Hermarij hierover. In een sessie met Rini van Solingen en Mathijs Rauwenhoff zijn onderzoeksresultaten van agile-projecten en traditionele projecten bij grote organisaties besproken (KLM, Tatra Steel, Politie) en in de laatste webinar ging het om Bricolage management, ofwel het aanmodderen in projecten. John Hermarij betoogde dat het beter is om wat competenter aan te rommelen.

Op de vraag of het moeilijker of gemakkelijker is om een digitale versie van de Vakdag te organiseren zegt Ronald Luijer: ‘Het is eigenlijk niet te vergelijken. Daarvoor is het te anders. Het is vooral anders voor sprekers die in plaats van voor een zaal mensen nu voor een camera boeiend moeten zijn om naar te luisteren en om naar te kijken. Dat is op zijn zachtst gezegd moeilijk. Niemand van ons had daar ervaring mee. Het is ook anders omdat er compleet andere draaiboeken moesten worden gemaakt. Al met al heeft het ons veel meer aan voorbereidingstijd gevraagd, ook omdat er veel meer op technisch gebied bij komt kijken. Voor mensen van de Fabrique was het ook zwaar, hoewel ook wel weer zeer uitdagend. Wel was het mooi om te zien hoe uiteindelijk alles perfect in elkaar paste.

Herhalingen

Overigens: wie niet instaat was om op het moment zelf naar de live-uitzendingen van de vakdagen te kijken, kan op een later moment hier naar herhalingen kijken.

Patrick van Delft: ‘Dat is ook wel weer een voordeel van digitaal. Doordat de presentaties zijn opgenomen als tv-producties is het makkelijker om deze terug te zien.’

Blogdetails

25-02-2021
Evenementen,vakblad

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 088 266 28 70 Stuur ons een bericht