Fasering in het gebruik van RASCI

Ook toepasbaar bij organisaties die minder ver zijn

In september 2019 schreef ik de blog “Oud maar beproefd hulpmiddel: RASCI-matrix” n.a.v. processtandaardisatie bij een onderwijsinstelling, waar onduidelijkheden bestonden over de rollen en verantwoordelijkheden na een grote proceswijziging. Door inzet van de RASCI-matrix lukte het ons om eerst in het team en vervolgens met de stakeholders en bestuurders tot de vereiste duidelijkheid te komen.

 

In deze blog ga ik in op de vraag hoe ik dit zou aanpakken bij organisaties die hier niet klaar voor zijn, want: 

  1. Men heeft onvoldoende beeld en/of overeenstemming over de gewenste inrichting van de bedrijfsprocessen: welke stappen worden in welke volgorde genomen? 
  2. Men heeft onvoldoende inzicht om de 5 RASCI-rollen per processtap toe te wijzen 

Welke processtappen, in welke volgorde? 

Natuurlijk is het lastig als er geen gezamenlijk beeld is hoe een bedrijfsproces moet worden ingericht. Tegelijkertijd is het soms goed nieuws als je met een schone lei kunt beginnen.

Als het proces moet worden ondersteund door een standaardpakket, maakt dat de besluitvorming en transitie van het nieuwe proces een stuk eenvoudiger. Mits in het selectieproces voldoende gewaarborgd is dat het pakket ‘fit for purpose’ is. In die situatie kun je van de leverancier een ‘best-practice’ procesvoorstel vragen dat optimaal aansluit op het pakket, en zich bij eerdere implementaties al heeft bewezen. Vervolgens kun je de RASCI-matrix op tafel leggen, waarbij het handig is om onderstaande stappen te doorlopen. 

Toewijzing van de 5 RASCI-rollen aan processtappen 

Zoals al uitgelegd in de vorige blog kent RASCI 5 rollen: 

  • Responsible (uitvoeringsverantwoordelijk): procesmatig leider, organisator, rapporteert aan de accountable. Per handeling is er één persoon responsible 
  • Accountable (eindverantwoordelijk): geautoriseerd om te beslissen over proces en inhoud (eindresultaat). Per handeling is er één persoon accountable 
  • Supporting (ondersteunend): actieve bijdrage in het creëren van het eindresultaat
  • Consulted (geraadpleegd): brengt informatie in, 2-weg communicatie
  • Informed (geïnformeerd): wordt geïnformeerd over voortgang, besluiten en/of resultaat, 1-weg communicatie

Als het te ingewikkeld is om deze 5 rollen in 1 keer te bepalen, dan zou ik de RASCI gefaseerd invullen en laten vaststellen in de volgende volgorde. 

1. Accountable

Als er onvoldoende inzicht of overeenstemming is wie welke RASCI-rollen heeft, is mijn eerste vraag wie Accountable (eindverantwoordelijk) is per processtap. Welke afdelingen hebben er een (groot) managementprobleem als de resultaten van dit proces niet of niet naar behoren worden opgeleverd, en wie van hen is eindverantwoordelijk? 

Als deze exercitie weinig discussie en vragen oplevert, zou ik direct doorgaan met stap 2. Responsible. Bij onduidelijkheden is het echter verstandig om je stuurgroep of de directie te informeren en om een uitspraak / bevestiging te vragen wie eindverantwoordelijk is of wordt voor de processtappen.

2. Responsible 

Belangrijkste vraag hier is, wie de dagelijkse sturing doet om te zorgen dat de processtap naar behoren wordt uitgevoerd. Vaak is dat een leidinggevende die hiërarchisch aan de Accountable rapporteert. Het kan ook iemand in een heel andere afdeling van de organisatie zijn, en als de uitvoering is geoutsourcet, is het zelfs een ander bedrijf.

Ook hier is het verstandig om je stuurgroep of de directie te informeren en te betrekken in geval van onduidelijkheden.

Zodra je met de vorige 2 stappen in kaart gebracht hebt wie Accountable en Responsible zijn, is een belangrijke basis voor duidelijkheid gelegd. Dit is eigenlijk wat je minimaal nodig hebt en je kunt ervoor kiezen om het hier voorlopig bij te laten.

3. De overige 3 rollen (optioneel)

Persoonlijk zou ik de exercitie completeren in goede samenwerking met de Accountable en Responsible, bijvoorbeeld in een mini-workshop. Daarbij volg je de aanpak zoals beschreven in mijn vorige blog, klik hier om die te lezen.

Conclusie

Als je merkt dat het invullen van de RASCI moeizaam verloopt, is dat vaak een teken dat er onduidelijkheden of omissies zijn in de organisatie Des te belangrijker is het dan om alert te zijn en dit op te pakken. De beschreven fasering helpt om stap voor stap de gewenste duidelijkheid te creëren.

Blogdetails

02-10-2020
Blog
  • Eugène Penders

    Senior Projectmanager

    Pragmatische projectmanager die zich kenmerkt door oplossingsgerichtheid, besluitvaardigheid en duidelijkheid. Analyseert vraagstukken snel, scherp en gestructureerd. Neemt ownership, heeft oog voor belangen van betrokken partijen, en zorgt voor structuur en verbinding binnen zijn projectorganisatie.

    Meer over Eugène Penders

  • Eugène Penders

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht