Agile thuiswerken

Uit het dagboek van Karel, IT projectmanager

Net als alle collega’s, was ik behoorlijk overdonderd toen ik hoorde dat we allemaal thuis moesten gaan werken vanwege het Covid-19 virus. Hoe moest dat nou? Waren we juist zo lekker op weg met onze agile aanpak en helemaal gewend aan onze stand-ups en nou dit. Hoe gaan we dat aanpakken?

 

Dit is een speciale aflevering uit de serie agile dagboeken van Karel, IT projectmanager. Wil je de hele serie lezen, start dan hier.

Koorts of angstzweet?

Toen Stevin, onze directeur Operations, vorige week melde dat ook wij allemaal moesten gaan thuiswerken, schrok ik behoorlijk. Technisch hoefde dat geen probleem te zijn, we werken toch al met Office365 en met leveranciers spreken we veel via Skype, Webex, Hangouts of Zoom. Bestanden delen we via Sharepoint en Google Docs, we bellen nu ook al met elkaar vanuit de auto en een leven zonder WhatsApp is bijna niet meer voor te stellen. Ook op kantoor stemmen we snel onderwerpen af met collega’s met behulp van Teams en Yammer en even de meningen polsen met Google Forms is dagelijkse kost. Maar wat als we geen stand-ups meer hebben? En onze brown-paper sessies dan? Wat doen we met ons Kanban bord?

En het allerbelangrijkste: hoe werken we nog echt samen als we niet meer even snel naar elkaar toe kunnen lopen om te overleggen? Wat als we elkaar niet meer in de ogen kunnen kijken en ook de stilte kunnen voelen als er iets niet lekker loopt? Dat vraagt om heel wat meer aanpassingsvermogen. Maar ja, is Agile werken daar nou niet juist voor bedacht? Kortom: voldoende uitdagingen om mee aan de slag te gaan!

De eerste uitdaging: het gezin

Eenmaal thuisgekomen zag ik dat Sandra, mijn echtgenote, ook al thuis was. Sinds vorige week kwam onze oppas dagelijks langs omdat de school van de kinderen al eerder had besloten geen les meer te geven. Maar vanmorgen belde de oppas met Sandra dat zij zich niet lekker voelde en daarom voorlopig niet meer komt. Ook Sandra had te horen gekregen dat zij niet meer op kantoor mag werken dus hoe gaan we dat aanpakken? De eerste stand-up thuis was een feit. Om samen overzicht te krijgen van wie welke afspraken heeft en wie wanneer op de kinderen moet passen, hebben we een paar van onze keukenkasten omgetoverd in een Kanban board: To do, Doing en Done hangt er nu bovenaan de kastdeuren. Daaronder hangen nu gekleurde post-its: geel is voor mij, groen is voor Sandra en die voor de kinderen zijn oranje. Daarnaast een dagkalender waarop voor de kinderen de lesschema’s van school zijn opgenomen. Gelukkig werd daar heel snel in voorzien, anders hadden we ook nog thuisonderwijs moeten geven.

Dagelijks ritme

Eigenlijk is het best wel goed om eens stil te staan bij wat we zo normaal vinden: een geordend gezinsleven waarbij het huis overdag leeg is en iedereen op kantoor of school zijn of haar bezigheden en ritme heeft. Dat ritme is nu ineens weg en we moeten heel snel extra werkplekken maken. Jorn, onze oudste, heeft een Chromebook voor school, dus die is er al aan gewend. Fleur zit in groep 8 en heeft al wat les-ervaring met een iPad. Zij redt zich ook wel op de iPad van Sandra, nu het lesprogramma beschikbaar is. Nu zij ook meer zelfstandig bezig zijn, keert de rust in huis weer wat terug.

Sandra en ik zijn gewend om op zolder een bureau te delen, maar dat wordt nu toch wel erg druk. En tegelijk videoconferencen is dan helemaal niet handig. Gelukkig hebben we nog een extra werkplek kunnen maken in de strijkkamer. We hoeven toch voorlopig niet naar kantoor, dus een goed gestreken overhemd hoeft ook even niet…

Het Kanban bord

Sjors, een van onze teamleden, is niet direct naar huis gegaan, maar heeft het Kanban bord overgezet naar Trello. Zo hebben we in ieder geval allemaal weer zicht op onze werkzaamheden. Ik heb met het team afgesproken dat we onze stand-up dagelijks om 9:30 uur hebben, net als op kantoor. De eerste keer is dat gelijk een hele uitdaging. Het blijkt dat heel veel bedrijven hetzelfde idee hebben opgevat en dat 9:30 uur daarvoor het beste moment is. Alleen jammer dat er dan zoveel mensen zijn die iets moeten regelen met hun partner en voor hun kinderen. Dan maar een uur later voor ons, ook geen probleem. Wel een nieuw ritme waar we allemaal even aan moeten wennen.

Nieuw ritme

Na drie dagen blijken we allemaal aardig ons nieuwe ritme gevonden te hebben. De combinatie van thuiswerken en gezinsleven, die nu echt volledig door elkaar heenlopen, blijkt toch tot een werkbare situatie te leiden. Die vriendelijke collega bij de koffieautomaat, waarmee je dagelijks een praatje maakt, is nu je eigen partner. En als een teamlid vraagt om ’s avonds nog even wat af te stemmen, dan is dat helemaal niet erg: we moeten allemaal flexibel met onze tijd omgaan en dan kan ik tussendoor nog even Fleur helpen met haar opdrachten. We hebben nu een dagschema en tijdens onze familie stand-up, evalueren we die. Jorn en Fleur begrijpen nu ook dat Sandra en ik afspraken hebben die echt voorgaan. Met de extra zenders die op TV zijn vrijgegeven en met hun Xbox, vermaken zij zich prima.

En als we in ogenschouw nemen dat we niet meer massaal in de file staan, hoeven we ons ook niet meer druk te maken over de nieuwe 100 kilometer-limiet. We worden niet meer afgeleid van het verkeer door een telefoontje dat onze aandacht vraagt en de CO2-uitstoot is ook direct veel lager. Zelf rijd ik elektrisch en mijn auto is nu altijd volledig opgeladen en ik heb geen range-anxiety meer. Dit deel van mijn nieuwe ritme bevalt me wel.

De nadelen

Helaas kent de gedwongen nieuwe werkwijze ook nadelen. Elkaar even in de ogen kijken tijdens een stand-up is nu toch een heel stuk lastiger. Ik moest ineens weer denken aan een onderwerp uit mijn agile trainingen: osmotic communication. Op het werk vang je nog wel eens iets op van de gesprekken om je heen waarvan je denkt dat je er iets mee moet. Je kunt direct daarop acteren en dit bijvoorbeeld de volgende stand-up inbrengen. Nu mis je dat: twee collega’s die even iets met elkaar afstemmen via Whatsapp, zijn volledig buiten beeld. Of het dan in de stand-up aan de orde komt, is nog maar de vraag.

Ook de gesprekken die je de hele dag door voert op kantoor, met je teamleden maar ook met bijvoorbeeld managers of collega’s van andere afdelingen, mis ik. We zijn dus wel heel geconcentreerd bezig met onze teamwerkzaamheden, maar we lopen het risico het grotere geheel te gaan missen. Ook de vrijdagmiddagborrel is nu ‘virtueel’. Maar ja, al die 1-op-1 gesprekjes en de groepjes die elkaar even bijpraten, zijn er niet meer. En laten we eerlijk zijn: wat moeten we nou met een virtuele bitterbal?

Ik voel dus wel degelijk een gemis. Hoe moet dit nou met onze formele en informele contacten en beïnvloeding? Hoe masseer ik als projectmanager de weerstand weg die ik nu niet eens meer voel? Hoe zie ik de bedenkelijke gezichten van collega’s of leveranciers als in mijn videoconference alleen de spreker groot in beeld is en hoe moet ik snel even iets schetsen om een mogelijke oplossing duidelijk te maken? Hoe weet ik zeker dat iedereen oplet als we een online meeting hebben en niet tussendoor ook nog bezig is met bijvoorbeeld de kinderen of online boodschappen doet?

Ik ben er nog niet uit

De techniek is er: ik kan mijn scherm delen met anderen en we kunnen elkaar zien maar de nuance ontbreekt, het gevoel dat je hebt als je samen met anderen in één ruimte bent. En daarbij helpt de techniek helaas niet. Bovendien ben ik ’s avonds helemaal afgedraaid. Constant met dat scherm bezig zijn en niet even van mijn plek weg zijn voor een gesprek met iemand, is toch anders. De combinatie met een gezinsleven maakt het dan nog zwaarder. Gelukkig staat daar dan weer tegenover dat ik geen reistijd meer heb. Maar de interpersoonlijke contacten, die mis ik echt. Daar kan geen techniek tegenop of bij helpen.

De saamhorigheid is gelukkig wel groot: we hebben nog nooit zoveel begrip voor elkaar gehad. Iemand die even niet kan deelnemen omdat zijn of haar partner ook een call heeft en daarom de kinderen aandacht moet geven, praten we met liefde later persoonlijk bij. Als we horen dat een collega zich niet lekker voelt, dringen we er vooral op aan dat deze goed op zichzelf moet passen en niets moet forceren. Dat is toch anders dan normaalgesproken op kantoor. Dan is het al snel ‘Ach joh, stel je niet aan, iedereen is weleens niet lekker’. En toen mijn headsetje het begaf en ik daarvan melding maakte in de groeps-chat, kreeg ik direct van een collega een link naar een site waar ik het kon bestellen en binnen 24 uur thuis kreeg geleverd.

Maar het grootste gemis vind ik toch de communicatie: even langslopen voor een snelle vraag of update, in het bedrijfsrestaurant een manager aanschieten en reageren op non verbale communicatie, is er helaas niet bij. Ik begin nu al terug te verlangen naar de drukte bij de koffieautomaat, de zin en onzin tijdens de vrijdagmiddagborrel en de flauwe grappen van collega’s. Hoe lang het nog gaat duren, weet nu nog niemand. Sinds de toespraak van gisteravond, kan het zomaar 1 juni worden. Wat mij betreft mag het vanaf morgen weer als vanouds zijn. Hoe mooi de techniek ook is en hoe we ook gewend zijn aan de globalisering en samenwerking op afstand, de aloude persoonlijke contacten, hebben we keihard nodig.

Hulp nodig in deze lastige tijd?

KWD denkt graag met je mee over de mogelijkheden. Natuurlijk ligt de prioriteit bij de gezondheid van de medewerkers, maar er zijn altijd projecten die door moeten gaan en deadlines die gehaald moeten worden. Want behalve de gezondheid van het personeel, is ook de bedrijfscontinuïteit essentieel. Wij helpen graag bij het ontdekken van de mogelijkheden voor die problemen waar je momenteel mogelijk mee kampt, bijvoorbeeld:

  1. Hoe ga ik om met risicospreiding en coördinatie van opgesplitste teams, hoe doen anderen dat en wat kan ik daarvan leren?
  2. Projecten lopen vertraging op vanwege uitval, hoe kan ik daarop acteren?
  3. Hoe kan ik mijn teams het beste laten samenwerken en hoe houd ik zicht op de voortgang?
  4. Leveranciers zijn minder bereikbaar, hoe ga ik daarmee om en voorkom ik vertraging?

Heb jij een vraag waarover je met ons wilt sparren? Neem dan direct contact met ons op. We denken graag met je mee.

Blogdetails

24-03-2020
Blog
  • Ferdy Meijboom

    Senior Project- en Programmamanager

    Project-, programma- en lijnmanager die sterk is in het vertalen van business ambitie naar concrete plannen en het daadwerkelijk realiseren daarvan. Bruggenbouwer tussen business en ICT. Zet mensen in beweging en realiseert blijvende verandering.

    Meer over Ferdy Meijboom

  • Ferdy Meijboom

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht