Backlog prioriteren

Uit het dagboek van Karel, IT projectmanager

We zijn vier weken verder en Charmaine is druk bezig om het MT te coachen in de agile transitie en Karel is druk bezig zijn agile project te begeleiden. De business eigenaar begint steeds meer in haar rol te komen. Carlo, de IT-directeur, is op zoek naar Karel. Hij treft Karel en Charmaine in de inspiratieruimte en gaat bij hen zitten. Karel en Charmaine kijken naar Carlo. Karel merkt op: “Carlo, wat kijk je gespannen?”. 

 

Carlo: “Ik heb wat minder goed nieuws voor jouw project. Ik heb een brief ontvangen van de applicatieleverancier dat de ondersteuning voor de huidige versie over vier maanden stopt. Dit betekent dat wij toch gedwongen zijn de uitgestelde upgrade uit te voeren.”. “Dat is niet zo mooi. Wij zitten nu net zo lekker in onze flow.”, zegt Karel. Carlo en Karel kijken vragend naar Charmaine.

Verschillende type items

Charmaine reageert op hun vragende blik en zegt: “Begrijp ik goed dat jullie behoefte hebben aan inspiratie hoe je hier in een agile context mee om zou kunnen gaan?”. Karel reageert: “Ja, eigenlijk wel.”. Charmaine: “In hoofdlijnen zijn er drie verschillende type items te onderscheiden:

  1. Plan gedreven items: de opleverdatum staat vast, bijvoorbeeld door wetgeving gedreven zaken, marketing campagnes en soms applicatie-updates
  2. Scope gedreven items: de scope staat vast. Dit is van toepassing op vervangingstrajecten waarbij de bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuwe
  3. Waarde gedreven items: elk item levert een zekere business waarde. Kenmerk van waarde items is dat zij onderling uitwisselbaar zijn.”

Invloed op beheersfactoren

“Het soort item bepaalt de mate van invloed op de beheersfactoren scope, tijd en geld. Ik laat kwaliteit voor de uitleg nu buiten beschouwing, omdat dit niet onderscheidend is.”. Charmaine loopt naar het whiteboard en tekent een tabelletje. Terwijl zij dit doet legt ze uit dat bij plan gedreven activiteiten de datum of volgorde vaststaat en in zekere mate ook de scope, de variabele is hoofdzakelijk geld. Bij scope gedreven activiteiten zijn de variabelen tijd en geld. Bij waarde gedreven activiteiten wordt vaak uitgegaan van een bepaalde hoeveelheid geld dat ter beschikking staat, de variabele is de scope.

Soort Items Scope Tijd (opleverdatum) Geld
Plan gedreven Vast Vast Variabel
Scope gedreven Vast Variabel Variabel
Waarde gedreven Variabel Variabel Vast

Inrichting backlog

Karel reageert: “Ik herken de verdeling. Maar ik zie dat wij nu alleen waarde gedreven items op de backlog hebben staan. Begrijp ik goed dat de applicatie upgrade een plan gedreven activiteit is? Hoe verwerken wij deze op onze backlog?”. Carlo knikt instemmend. Charmaine vervolgt haar verhaal: “Het klopt dat deze items ook op de backlog komen. Maak een lijst met items die je op de backlog zet, deze komen boven aan de backlog te staan, omdat deze nu de hoogste prioriteit hebben. Nuanceringen zijn mogelijk maar dit gaat nu te diep  voor deze korte uitleg. Laat de teams inschatten hoeveel tijd zij denken nodig te hebben en hoe de items het beste gerealiseerd kunnen worden. En laat hen daarna bepalen of zij vanwege de gevraagde datum alleen bezig kunnen zijn met de upgrade of dat zij daarnaast ook een aantal waarde gedreven items op kunnen pakken.”. Karel knikt instemmend en antwoordt: “Dank je wel Charmaine, ik ga met Caroline, de business owner, de architect én het team in gesprek hoe wij deze applicatie upgrade kunnen verwerken. Carlo, mocht ik tegen impediments aanlopen dan kom ik naar je toe. Ik worstel met een vraag: hoe zit het met agile aanpak en waterval?”. Karel en Carlo kijken vragend naar Charmaine.

Realisatie

Charmaine begint haar uitleg: “Naast het soort item kan een onderscheid gemaakt worden in de wijze van realisatie: waterval, agile of hybride, een combinatie van agile en waterval. In het boekje van KWD, Agile Geschikt/Ongeschikt wordt dit goed uitgelegd, daarom nu een korte toelichting. Bepaalde items zoals infrastructurele aanpassingen of het inrichten van een datacenter, gebeuren veelal op een waterval manier. De waarde is pas zichtbaar nadat het project af is. Ja, je kunt elementen in gedeelten opleveren, maar dan is het nog niet per se agile. Bij agile manieren van opleveren is het doel om zo snel mogelijk waarde toevoegende items in productie te zetten en dat ze gebruikt worden. Hybride vormen zijn mogelijk. Hierbij wordt het voortraject op een agile manier opgepakt en worden regelmatig waarde toevoegende elementen opgeleverd. Echter, de laatste stappen vinden op een waterval manier plaats, omdat de gevolgen van fouten groot zijn. Denk aan zeer kritische applicaties, wanneer er een kans op verlies van mensenlevens is, bijvoorbeeld bij vliegtuigen. Of bij het volledig stilvallen van kernactiviteiten van een organisatie, zoals bij het betaalnetwerk van banken. De realisatieaanpak kan per backlog item verschillen.”. Karel reageert: “Mmmm, voor mij wordt duidelijk dat backlogmanagement niet altijd eenvoudig is, zeker niet in complexe omgevingen. Ik ga dit met mijn team bespreken.”. “Mooi!”, zegt Carlo en hij kijkt tevreden. Ze staan op en wensen elkaar een prettige dag.

Tips backlogmanagement

Vijf overwegingen rondom het managen van een backlog en de prioritering van de items:

  1. Alle items die het team oppakt staan op een backlog
  2. Drie soorten items op de backlog: plan, scope en waarde gedreven
  3. Iedereen in de organisatie moet zich er bewust van zijn dat het soort item invloed heeft op de beheersfactoren en de impact op het team
  4. Kies de juiste realisatie aanpak: waterval, agile of hybride om resultaat te leveren
  5. Ook bij een waterval aanpak kan vroegtijdig feedback worden gevraagd van de klant

Pas je deze tips toe, dan zul je merken dat het inzicht en wederzijds begrip bij het realiseren van backlog items wordt verbeterd.

Blogdetails

24-04-2019
Blog
  • Erik van Daalen

    Senior Project Manager

    Pragmatische zelfstartende traditioneel / agile projectmanager die zich kenmerkt door zijn drive, besluitvaardigheid en duidelijkheid. Analyseert vraagstukken snel, scherp en gestructureerd. Neemt ownership, heeft oog voor ieders belangen, en zorgt voor verbinding binnen en buiten zijn projectorganisatie.

    Meer over Erik van Daalen

  • Erik van Daalen

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht