PMI Summit 2018 – deel 2

The human factor in project management

Op donderdag 20 september 2018 vond de PMI NL Summit plaats. Thema hiervan was ‘It is all about the human factor in project management’. In een serie van 3 artikelen neemt Jack van Grunsven ons mee in de hoogtepunten van deze dag. In dit tweede deel gaat Jack in op portfo-liomanagement en ‘early warning signs’.

  • 29-12-2018
  • Blog

Portfoliomanagement

Een voorbeeld uit de praktijk waarbij een grote onderneming voor de beheersing van interne verbeterprojecten overgegaan is tot de invoering van portfoliomanagement. Dit verliep niet probleemloos: niet iedereen binnen de directie wilde het, maar de CFO wel. De beoogd portfoliomanager is eerst in gesprek gegaan met alle belanghebbenden totdat iedereen er (min-of-meer) achter stond. Daarbij is ervoor gekozen om de portfoliomanager direct onder de directie te positioneren (business) en niet als onderdeel van de IT-afdeling.

Bij de start zijn de volgende stappen gezet:

  • Inventarisatie van lopende, startende en gewenste projecten
  • Categorisering op impact, belang en benodigde middelen
  • Prioriteren, met als resultaat een forse reductie van het aantal projecten:
    1. Ontdubbelen van projecten; op meerdere plekken was men met hetzelfde bezig
    2. Samenvoeging van met elkaar samenhangende kleine projecten tot logische, grotere projecten
    3. Samenstellen van een top-10 via een stemsessie binnen het directieteam op belang van de na stap a en b resterende projecten. Dit leverde verrassende inzichten op
  • Zorgvuldige definitie van de projecten (doel, scope, samenhang, beoogde resultaten e.d.)

Bij de inrichting is ervoor gekomen om een tool in te zetten: MS Project Online met Edison365 Projects. Een tool is niet zaligmakend, maar kan wel helpen bij standaardisatie. De keuze is gevallen op Project Online, omdat de rest van de organisatie Windows georiënteerd is. Bovendien moest het out-of-the-box toepasbaar zijn zonder maatwerk.

Resultaten tot nu toe:

  • Meer inzicht in de aanwezige projectmanagementkwaliteit en -capaciteit
  • Meer inzicht in rollen, taken en bevoegdheden. Waar is de stuurgroep eigenlijk voor, wat moeten zij sturen en hoe kunnen zij dat doen?
  • Meer inzicht in de governance van projecten. Wie bestuurt wat, hoe en waarmee?
  • Meer inzicht in onderlinge afhankelijkheden. Voorbeeld: als iets in een project out-of-scope is, wie / waar wordt dat dan opgepakt, om te voorkomen dat het onderwerp tussen wal en schip valt?

Wat kunnen we leren van dit onderdeel van de PMI Summit

  • Interessant om een kijkje in de keuken te nemen bij een grote organisatie die projectportfoliomanagement heeft ingevoerd
  • Op basis van de lessons learned kunnen we voorkomen dat wij dezelfde fouten maken

Early Warning Signs

Een voorbeeld: het instorten van een in aanbouw zijnde parkeergarage op vliegveld Eindhoven, ondanks dat er signalen waren over problemen. Waarom zijn die signalen genegeerd?

Wat zijn Early Warning Signs (EWS):

  • Indicatoren voor toekomstige problemen
  • Zowel hard als zacht van karakter
  • Tijd en impact zijn nog niet bekend
  • Maar wel concreter dan risico’s!

De gebruikelijke projectmanagementmethoden focussen voornamelijk op harde factoren. Daarmee missen we een groot gedeelte van de indicatoren en daardoor komen we niet tot passende maatregelen. Een goed proces om met EWS om te gaan bestaat uit de volgende stappen:

  • Surveillance In hoeverre ben je actief op zoek naar EWS?
  • Observatie Ben je in staat om EWS te herkennen?
  • Besluitvorming Wat gaan we doen met de EWS wanneer deze zich voordoen?
  • Power Hebben we de middelen om er ook echt iets mee doen?

Hoewel dit proces voor de hand ligt, zijn er veel hindernissen die een goede werking van dit proces verstoren. Denk bijvoorbeeld aan werken in silo’s, politiek en optimisme. Er is weinig onderzoek gedaan naar deze hindernissen. Daarom is een student aan de TU Delft met dit onderwerp aan de slag gegaan in de vorm van een afstudeeronderzoek. Hij heeft 12 mogelijke hindernissen gevonden in de literatuur. Deze heeft hij vervolgens afgestemd in een aantal expertsessies met als resultaat:

De vier meest belangrijke hindernissen:

  1. Optimisme
  2. Tijdsdruk
  3. Vermijden van onzekerheid
  4. Complexiteit

De vier minder belangrijke hindernissen

  1. Fragmentatie
  2. Klant – leverancier verhouding
  3. Politiek
  4. Managementstijl

De overige 4 mogelijke hindernissen uit de literatuur zijn tijdens de expertsessies terzijde geschoven.

Vervolgens hebben de experts gezamenlijk suggesties geformuleerd om de hindernissen weg te nemen. Onder andere:

  • Periodieke externe review op zowel harde als zachte factoren
  • Stimuleren en belonen van communicatie over EWS
  • Transparante besluitvorming over EWS

Wat kunnen we leren van dit onderdeel van de PMI Summit

  • Het loont om alert te zijn op signalen die erop kunnen duiden dat er iets mis kan gaan
  • Dit gaat niet vanzelf, daar moet je wat voor doen
  • Het onderzoek geeft een aantal praktische handvatten om dit te organiseren

Over PMI NL

PMI NL is de Nederlandse afdeling van de internationale projectmanagement vakvereniging PMI (Project Management Institute). Het is de derde PM-vakvereniging in Nederland, naast IPMA en BPUG. De Summit is het jaarlijkse congres van PMI NL, vergelijkbaar met het Congres van IPMA en het Seminar van de BPUG. KWD was aanwezig als sponsor van dit evenement.

 

Disclaimer: Dit verslag gaat in op enkele van de hoogtepunten van deze dag en is gebaseerd op de door de schrijver bezochte presentaties en workshops. Het verslag geeft daarom geen compleet beeld van de volledige PMI Summit.

  • Jack van Grunsven

    Senior Projectmanager

    Maakt doelen tastbaar. Handen uit de mouwen. Neemt besluiten en verantwoordelijkheid. Brengt rust in hectische situaties.

    Meer over Jack van Grunsven

  • Jack van Grunsven

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht