PMI Summit 2018 – deel 1

The human factor in project management

Op donderdag 20 september 2018 vond de PMI NL Summit plaats. Thema hiervan was ‘It is all about the human factor in project management’. In een serie van 3 artikelen neemt Jack van Grunsven ons mee in de hoogtepunten van deze dag. In dit eerste deel, staat de mens centraal.

  • 03-12-2018
  • Blog

‘It is all about the human factor in projectmanagement’

De PMI Summit opende met een toelichting op het thema via een anekdote over de viering van een, na veel moeite, uiteindelijk geslaagd project:

De opdrachtgever nodigt alle betrokken uit, inclusief partner, voor een diner. Tijdens het diner richt de opdrachtgever zich niet tot de projectmanager en het projectteam, maar juist tot alle partners. Hij bedankt hen voor hun steun en support aan de mensen in het projectteam, ook als dat op het thuisfront ongemak veroorzaakte. Deze opdrachtgever snapte de ‘human factor’ in projectmanagement. Alle projectleden waren het volledig eens met de wijze waarop de viering ging.

Elementen van de ‘human factor’ in projecten

  • Een persoonlijke band met de teamleden; écht ontmoeten van elkaar
  • Een professionele band met de teamleden; herkennen én erkennen van elkaars bijdrage aan het team
  • Zelfreflectie op individueel niveau
  • Reflectie binnen het team
  • Reflectie op de samenwerking met de rest van de organisatie.

Goed om te beseffen: Soft skills are hard skills. Ze komen namelijk ‘hard’ aan wanneer ze niet op orde zijn!

Mythes en valkuilen

Het kost teveel tijd om rekening te houden met de menselijk maat in projecten. In werkelijkheid is een klein beetje tijd en energie voldoende.

  • We zijn allemaal professionals; maar in wezen zijn we mensen met onze eigen besognes
  • We zijn volwassenen onder elkaar; maar emoties kun je niet zomaar onderdrukken
  • Zit je met een persoonlijk probleem, zoek een therapeut en val ons er niet mee lastig; maar een beetje intermenselijke aandacht kan helpen om, ondanks problemen, toch te functioneren als lid van een team
  • Zit je met een professioneel probleem, los het op en zeur niet; maar met collegiale hulp en ondersteuning kan het hele team er beter van worden.

Praktische tips om toe te passen in (project)teams

  • Maak ruimte voor persoonlijke verhalen; denk aan de kring waarmee schoolklassen de dag openen
  • Introduceer intervisie als hulpmiddel in je projectteam
  • Durf in je team (project)droom en (project)nachtmerrie met elkaar te delen
  • Besteed periodiek aandacht aan ieders rol, bijdrage en behoefte
  • Stel in geval van een crisis de volgende vragen:
    • Wat is er aan de hand?
    • Wat doet dat met mij?
    • Wat heb ik nodig?
    • Wat heb ik niet nodig?
    • Wat is op dit moment het belangrijkste voor mij?

Wat kunnen we leren van dit onderdeel van de PMI Summit?

  • Inhoudelijk eigenlijk geen nieuwswaarde
  • Maar toch wordt deze kennis vaak (te) weinig benut
  • Goed om het daarom weer eens te horen.

Mijn persoonlijke voornemen is om de komende periode hier wat meer aandacht aan te besteden.

Menselijk gedrag vergeleken met apen

Waarom het goed is om gedrag te bestuderen: om een effectieve leider te kunnen zijn, moet je snappen waarom mensen bepaalde dingen doen (Covey). Daarbij kunnen we veel van apen leren. Zie onderstaande voorbeelden.

Groepsvorming door seks: samenvoegen van drie verschillende groepen bonobo’s

  • Bij het bij elkaar laten van de verschillende groepen ontstond vrijwel direct een grote orgie
  • Na een paar uur was de groep samengevoegd tot één groep
  • Voor mensen kunnen we de seks vervangen door koffie / thee drinken en andere rituelen die onderlinge kennismaking bevorderen.

Duidelijk leiderschap, gebaseerd op het gedrag van gorilla Bongo

  • Bongo is de baas en laat dat iedere dag weer weten. Hij slaat diegenen in elkaar die niet luisteren
  • Maar… hij geeft ook duidelijk leiding waarbij de rest volgt. Als er ruzie is tussen twee leden, dan krijgen beiden een pak slaag
  • Geluk is niet van belang in deze sociale structuur, maar weinig stress wel! Deze samenleving is heel duidelijk met heldere regels
  • Organisaties en bedrijven kunnen hiervan leren omdat veel stress erg verstorend werkt.

Situationeel en gedeeld leiderschap, op basis van bavianengedrag

  • Bavianen leven in groepen van circa 15 apen. Er is geen duidelijke leider; individuen of groepen nemen de leiding wanneer hun expertise of kwaliteit nodig is
  • Voorbeeld 1: mannen nemen de leiding wanneer de groep in gevaar is (4 bavianenmannetjes kunnen samen een leeuw doden)
  • Voorbeeld 2: vrouwen nemen de leiding op andere momenten zoals voedsel verzamelen
  • Als er conflicten zijn in de groep, dan vechten ze dat eerst uit en gaan daarna elkaar zitten vlooien. Vertaald naar mensen: eerst de kwestie uitspreken en daarna samen een kopje koffie of thee (of iets sterkers) drinken.

Onderscheid tussen generaties, gebaseerd op een experiment met een soort ‘voeldoos’ waar apen hun hand door een opening kunnen steken om te ontdekken wat zich in de doos bevindt. Dit experiment is bij verschillende apensoorten herhaald. Resultaten:

  • Volwassenen mijden de box; hun grootste angst is gezichtsverlies
  • Jongeren grijpen in de box; staan open voor nieuwe ervaringen.

Statusverhoging door het hebben van baby’s:

  • Het hebben van een baby werkt bij veel apensoorten statusverhogend. Het tijdelijk ‘lenen’ van andermans baby’s komt daarom veel voor
  • In organisaties en bedrijven hebben ook mensen hun ‘baby’s’, variërend van kleine zaken als een claim op een werkplek bij het raam tot grote projecten.

Wat kunnen we leren van dit onderdeel van de PMI Summit?

  • Goed om te beseffen dat er meerdere manieren zijn om met elkaar samen te leven en te werken. Er is niet één ideale wijze
  • Menselijk gedrag ligt dichtbij het gedrag van primaten. Ons laagje beschaving als gevolg van de evolutie is flinterdun. Dat biedt de mogelijkheid om veel te leren van vergelijkingen met situaties in het dierenrijk.

 Over PMI NL

PMI NL is de Nederlandse afdeling van de internationale projectmanagement vakvereniging PMI (Project Management Institute). Het is de derde PM-vakvereniging in Nederland, naast IPMA en BPUG. De Summit is het jaarlijkse congres van PMI NL, vergelijkbaar met het Congres van IPMA en het Seminar van de BPUG. KWD was aanwezig als sponsor van dit evenement.

Disclaimer: Dit verslag gaat in op enkele van de hoogtepunten van deze dag en is gebaseerd op de door de schrijver bezochte presentaties en workshops. Het verslag geeft daarom geen compleet beeld van de volledige PMI Summit.

  • Jack van Grunsven

    Senior Projectmanager

    Maakt doelen tastbaar. Handen uit de mouwen. Neemt besluiten en verantwoordelijkheid. Brengt rust in hectische situaties.

    Meer over Jack van Grunsven

  • Jack van Grunsven

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht