Best Value Projectmanagement tijdens BPUG Seminar

Dit artikel geeft een terugblik op het BPUG seminar van 5 juni 2018. Tijdens dit seminar heeft Fred Bons namens KWD een presentatie verzorgd over Best Value Projectmanagement. Het thema van het seminar was People, Plan it, Profit. Dit met een kwinkslag naar People, Planet, Profit, bekend als richtlijn voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.

  • 06-07-2018
  • Geen categorie

People staat voor de menselijke kant van projecten zoals samenwerking, teamvorming, leiderschap
Plan it   staat voor de best practices die helpen om van projecten een succes te maken
Profit    staat voor het opleveren van resultaten waarmee de organisatie beter kan presteren

In de presentatie over Best Value Projectmanagement heeft Fred aan de hand van een praktijkcasus een toelichting gegeven hoe deze ‘best practice’ een bijdrage levert aan het succesvol uitvoeren van een project waarin samenwerking met een leverancier een belangrijke rol speelt.

Wat is Best Value Projectmanagement?

KWD heeft een projectmanagementaanpak ontwikkeld die gebaseerd is op de principes van de Best Value Approach, aangevuld met eigen inzichten over het inregelen van voorwaarden voor een succesvolle samenwerking tussen opdrachtgever en leverancier. Sourcing en projectuitvoering zijn in deze visie onlosmakelijk met elkaar verbonden en dienen dan ook als een integraal geheel, in samenhang te worden bestuurd. Wij noemen dat Best Value Projectmanagement: sneller en beter sourcen van ICT Diensten als basis voor succesvolle projectuitvoering.

Enkele kenmerken van Best Value Projectmanagement

  • De opdrachtgever stelt zijn ‘probleem’ of ‘doel’ centraal en vraagt vervolgens aan leveranciers om tijdens het inkoopproces (en ook tijdens de projectuitvoering) hun expertise in te brengen door een bij die doelstellingen passende oplossing aan te bieden
  • Het gehele proces vanaf start inkoop tot en met einde uitvoering sluit naadloos op elkaar aan, met geen of minder overdrachtsmomenten
  • De expert, de leverancier, is in de lead tijdens de projectuitvoering, de niet-expert, de klant, faciliteert
  • De opdrachtgever stuurt op hoofdlijnen (doelstellingen en randvoorwaarden)
  • De expert-leverancier bepaalt de scope en de aanpak, aansluitend bij de doelstellingen en randvoorwaarden van de opdrachtgever

Het Best Value Projectmanagement-proces

Dit proces bestaat uit een aantal vaste fases:

  1. Voorbereiden
  2. Selecteren (of Beoordelen)
  3. Concretiseren
  4. Uitvoeren

Zie onderstaand processchema:

Voorbereiden

In de voorbereidingsfase bereidt de projectmanager van de opdrachtgever met een team het vraagstuk voor: centraal daarbij staan de doelstellingen en randvoorwaarden. Het team stelt documentatie op voor de leveranciers en men nodigt relevante leveranciers uit om een aanbieding te doen.

Aan het eind van de Voorbereidingsfase is bekend welke partijen zullen gaan aanbieden en de definitieve aanbestedingsdocumentatie gaan ontvangen. Ook is het aanbestedingsdossier volledig en gereed en men kan de RfP uitsturen.

Selecteren

Na de voorbereidingsfase start de selectiefase. Het doel van deze fase is om de aantoonbare expert te vinden met een – bij de doelstellingen en randvoorwaarden passende – oplossing, tegen een marktconforme prijs: de optimale combinatie van kwaliteit (primair) en prijs (secundair).

Hierbij ligt de nadruk sterk op kwaliteit om zo prijsvechters buiten de deur te houden. Prijs vormt daarmee een relatief kleine factor in de beoordeling. Veel meer waarde wordt gehecht aan kwaliteit, in de vorm van de prestatieonderbouwing, het plan, het risicodossier, het kansendossier en de interviews. Hierin toont de aanbieder aan expert te zijn:

  • Een echte expert kan een probleem in zijn expertisegebied eenvoudig uitleggen en simpele, niet-technische en verifieerbare informatie gebruiken om aan te tonen hoe effectief de oplossing is die hij voorstelt
  • Het is duidelijke informatie die ook niet-experts goed kunnen begrijpen, informatie die weinig vragen oproept en die gemakkelijk is over te brengen aan derden

Concretiseren

In de concretiseringsfase detailleert de beoogde leverancier zijn plan en identificeert hij de risico’s en beheersmaatregelen. Doelstelling is om een duidelijk en gezamenlijk beeld van het project en ook van de (wederzijdse) verwachtingen te verkrijgen. De leverancier is hiervoor in de lead en hij betrekt daarbij het kernteam van de opdrachtgever.

Deze fase vergt ook van de projectmanager en zijn team een grote inspanning. Het aanbod van de expert moeten zij doorgronden. Maar ook moeten zij de activiteiten en deliverables waarvoor de opdrachtgever verantwoordelijk is concreet maken en in de tijd uitzetten.

Uitvoeren

In de uitvoeringsfase hebben opdrachtgever en leverancier het project helemaal in het vizier. In de voorgaande fasen hebben zij alles doordacht en doorgesproken. In deze fase worden de prestaties van de opdrachtnemer en opdrachtgever gemeten op basis van tijdens de concretiseringsfase vastgestelde, wederzijdse KPI’s.

Een goede samenwerking tussen opdrachtgever en leverancier is van groot belang voor het succesvol afronden van het project. Principes als ‘win-win’ en ‘transparantie’ zijn daarin essentieel. De leverancier voert het project uit volgens het overeengekomen plan. De projectmanager van de opdrachtgever toetst op afwijkingen en risico’s en kwaliteit. De leverancier rapporteert wekelijks transparant over de status en voortgang van het project door het zogenaamde Weekly Risk Report (WRR).

Ervaringen met Best Value Projectmanagement in de praktijk

Fred Bons heeft op basis van de praktijkcasus toegelicht dat Best Value Projectmanagement heeft geleid tot de volgende voordelen:

  • Het was mogelijk om een aantoonbare expert te selecteren op basis van ‘ervaringen uit het verleden’ (dominante informatie)
  • Omdat een echte expert was geselecteerd, werd het project als minder complex ervaren door het benutten van de kennis en ervaring van de leverancier
  • De expert kwam met een onderscheidende oplossing die niet van tevoren door de opdrachtgever bedacht en gespecificeerd had kunnen worden
  • De aangeboden oplossing paste bij de doelstellingen en randvoorwaarden van de opdrachtgever
  • Er was sprake van minder ‘meerwerk’ dan waar rekening mee was gehouden omdat de oplossing goed paste bij de behoeften van de opdrachtgever
  • Er is een eerlijke, marktconforme prijs tot stand gekomen: niet te duur en niet te goedkoop
  • Het project had een kortere doorlooptijd dan met had gedacht
  • Er is minder tijd / capaciteit van het kernteam van de opdrachtgever nodig

Meer weten over Best Value Projectmanagement?

Wil je meer weten over dit onderwerp, bestel dan ons boekje ‘ICT Leverancier: van vijand naar vriend’ óf wil je weten wat Best Value Projectmanagement voor jouw organisatie kan betekenen, neem dan contact op met KWD. En uiteraard vind je in de KWD PM App een test voor Best Value Projectmanagement. De KWD-app is te vinden in de App-store of Google Play store.

Profiel Fred Bons

Fred Bons is een ervaren senior programmamanager bij KWD Resultaatmanagement. Hij geeft leiding aan projecten op het snijvlak van Business en ICT bij een veelheid aan opdrachtgevers, binnen een grote verscheidenheid aan branches. Hij is IPMA-B en Best Value Expert (A+) gecertificeerd en medeauteur van het boek over Best Value Projectmanagement: ‘ICT Leverancier, van vijand naar vriend’. Tevens is Fred voorzitter van vakvereniging IPMA-Nederland.

Het BPUG seminar 2018

Wilt u een indruk krijgen van dit seminar? Kijk dan op www.bpugseminar.nl. De presentaties, foto’s en video’s staan online. Of neem contact op met Fred Bons of Jack van Grunsven van KWD.

  • Jack van Grunsven

    Senior Projectmanager

    Maakt doelen tastbaar. Handen uit de mouwen. Neemt besluiten en verantwoordelijkheid. Brengt rust in hectische situaties.

    Meer over Jack van Grunsven

  • Jack van Grunsven

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht